Następny wykład:

Mechanizm działania konta księgowego

rozpocznie się za 10 sekund.

Konto służy więc do zapisu operacji gospodarczych. Jest pewnego rodzaju reprezentacją zapisu operacji gospodarczych. Znalazłam definicję, która moim zdaniem dosyć dobrze odzwierciedla czym jest konto księgowe: jest podstawowym urządzeniem księgowym, które służy do bieżącej, ciągłej oraz systematycznej ewidencji zdarzeń gospodarczych.

Definicji konta księgowego istnieje wiele, natomiast ta myślę, że oddaje najlepiej główne cechy konta księgowego, które pozwalają na bieżący zapis operacji gospodarczych, na systematyczny zapis, który z drugiej strony daje nam historię konta i pozwala wrócić do operacji gospodarczych, które już zaistniały.

Zgodnie z artykułem 23 ustawy o rachunkowości istnieje pewien wymóg formalny co do zapisu operacji księgowej związany również z kontem księgowym. Każdy zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej jak również numer i rodzaj dowodu księgowego, który stanowi podstawę zapisu w księgach rachunkowych. Ten dowód księgowy to może być np. faktura jeżeli mówimy o sprzedaży towarów. Zapis powinien zawierać także datę tego dowodu księgowego o ile jest ona inna od daty dokonania operacji gospodarczej.

Każda operacja gospodarcza i każdy zapis tej operacji powinny zawierać zrozumiały tekst pewnego rodzaju opis, który objaśnia jakby treść samej operacji. To może być sprzedaż towarów, to może być sprzedaż obuwia jeżeli to jest część naszego asortymentu w firmie; powinien łatwo pozwalać na identyfikację z jakim typem operacji mieliśmy do czynienia. Podajemy również kwotę i datę zapisu i oczywiście to wszystko podajemy oznaczając konto na którym dokonujemy zapisu. 

Oznaczenie konta może być cyfrowe i z reguły jest cyfrowe, oprócz tego może występować  również nazwa konta. Oznaczenie cyfrowe wiąże się z zakładowym planem kont o którym porozmawiamy nieco później natomiast wspominam o nim w tej chwili, ponieważ możecie spotkać się z sytuacją w której zobaczycie konto i cyferki, które pewnie na początku nic Wam nie powiedzą, natomiast z czasem po poznaniu zakładowego planu kont zaczną mieć sens. 

Zapis konta w praktyce głównie spotykany w systemach informatycznych, które służą do księgowania może być w formie dwustronnej bądź jednostronnej i zawierają wszystkie elementy, które zostały wymienione w ustawie. My jednak do celów dydaktycznych będziemy używać zapisu konta w formie tzw. teowej, czyli tzw. szubieniczki. Konto teowe zawiera nazwę konta, po stronie lewej mamy stronę debetową bądź inaczej nazywaną stroną "winien", strona prawa to strona kredytowa, czyli strona "ma" - mamy więc do czynienia z kontem dwustronnym.

Wszelkie operacje dokonywane po stronie debetowej czy stronie winien nazywają się również obciążaniem konta, bądź zapisywaniem w ciężar konta; wszelkie operacje dokonywane po stronie kredytowej czy po stronie "ma" inaczej mówiąc to uznanie konta i zapisywanie na dobro konta. Tak jak wspomniałam to jest przykład konta dwustronnego, same konta dzielimy na: dwustronne i jednostronne. Jednostronnych jest zdecydowanie mniej niż dwustronnych i jednostronne służą głównie do rejestracji, nie posiadają możliwości zapisywania zwiększenia bądź zmniejszenia stanu co jest typowe dla kont dwustronnych i bardziej rejestrują. Tak jak np. chcemy stworzyć listę środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, czy obcych środków trwałych, które posiadamy u siebie na stanie w ramach umowy leasingu.

Konta dwustronne to konta bilansowe i wynikowe. Konta bilansowe jak sama nazwa wskazuje są w jakiś sposób powiązane z bilansem; są powiązane z bilansem w taki sposób, że dla każdej pozycji z bilansu stworzone jest konto, czasami nawet więcej niż jedno, ale o tym powiemy za chwilę. Bilansowe konta służą do ewidencji zachodzących zmian po stronie aktywów i pasywów. W związku z tym wyróżniamy: konta aktywne, konta pasywne i aktywno-pasywne, które mogą znajdować się po stronie aktywów bądź po stronie pasywów w zależności od salda, ale o tym za chwilę.

Mamy również konta wynikowe, które służą do ewidencji operacji wynikowych, tzn. takich operacji, które związane są z przychodami bądź poniesionymi kosztami. Jeżeli dokonujemy zapisu na kontach po przeciwnych stronach, bo jak za chwilę dowiemy się: każda operacja gospodarcza ma zapis dwustronny, podwójny właściwie; jeżeli z jednej strony coś księgujemy po stronie "winien" to z drugiej strony musimy zaksięgować po stronie "ma"- konta, które w tym zapisie biorą udział to konta korespondujące lub przeciwstawne, ale do tego wrócimy za chwilkę na razie porozmawiamy o kontach bilansowych.

Pytania:

  • Z wykładu wynika że zapis po stronie debetowej konta można nazwać obciążeniem konta. Czy to dotyczy zarówno kont aktywnych jak i pasywnych? Czy zapis po stronie debetowej konta pasywnego też można nazwać między innymi obciążeniem konta?
    D9f2f2093503d4a13014a652c15267ac
    rafal pakosiewicz
  • Zgadza się. Zapis po stronie debetowej zawsze nazywany jest obciążeniem konta, a zapis po stronie kredytowej uznaniem konta - niezależnie od tego jakiego typu konta zapis dotyczy. Czyli nazewnictwo będzie takie samo dla kont aktywnych jak i pasywnych, mówimy bowiem o typie zapisu a nie typie konta.
    Fa8cfc8c9b72ca42c8952ba20f513374
    Magdalena Hosiawa (Wykładowca)
  • dziekuję za wyjaśnienie
    D9f2f2093503d4a13014a652c15267ac
    rafal pakosiewicz
  • Witam Pani Magdo, chciałam zapytać o rzecz pewnie oczywistą, ale ona jest dla mnie nadal tajemnicą i nigdzie nie znalazłam odpowiedzi. Chodzi o nazewnictwo "winien" i "ma". Czy może Pani wyjaśni skąd ono się wzięło? Gdy mamy prosty przykład zakupu środków trwałych za gotówkę to wpiszemy na koncie "środki trwałe" kwotę po stronie winien (a mi się wydaje, ze logicznie powinno być , że wpisujemy po stronie "ma"). Tak samo na koncie "Kasa" wpisujemy po stronie "ma" kwotę jaką wydaliśmy na zakup środką trwałego (tymczasem mi się wydaje, że logicznie powinno się zapisać po stronie "winien"). Myślę, że dlatego w okresie studiów (rachunkowość była tylko dodatkowym przedmiotem), w ogóle nie mogłam pojąć o co chodzi w księgowaniu. Z góry dziękuję za odpowiedź.
    3934d01c7ebe30417bc53159b84df9a8
    Anna Leśniak
  • Witam Pani Aniu, Ta zasada wydaje się dla wielu niezrozumiała. Aby lepiej zapamiętać, dlaczego aktywa zapisujemy po stronie Wn czyli Dt musimy zrozumieć skąd się wzięły nazwy Wn i Ma. Strona Wn i Ma powstała w związku z koniecznością ewidencji udzielonych i otrzymanych pożyczek czyli należności i zobowiązań. Tak naprawdę zapis księgowy Wn i Ma powstał we Włoszech i został stworzony przez Włoskich handlowców udzielających pożyczek. W momencie gdy pożyczali kontrahentowi pieniądze, zapisywali sobie kwotę po stronie Wn (z włoskiego "debet dare" = winien dać"), a kiedy pożyczka była spłacana wpisywali kwotę po stronie "Ma ( z włoskiego " debet habere " = winien mieć). Pożyczki do należności rozpoznawane po stronie aktywów - stąd zwiększenia ujmujemy na koncie aktywnym po stronie Wn. Zmniejszenia po stronie Ma. Odwrotna sytuacja ma miejsce w przypadku powstania zobowiązania. Handlowcy zauwazyli, że jeżeli pożyczyli od kogoś pieniądze to powinni dokonać zapisu odwrotnego do udzielonej pożyczki, czyli pożyczka, która wzięli zapisem po stronie Ma, a jej spłata po stronie Wn - odzwierciedlając w ten sposób zapisy na koncie pasywnym. I na tej podstawie dokonuje się zapisów stosując tą samą logikę na kontach aktywnych typu środki trwałe, i na kontach pasywnych.
    Fa8cfc8c9b72ca42c8952ba20f513374
    Magdalena Hosiawa (Wykładowca)
  • Witam Pani Magdo, bardzo dziękuję za wyczerpującą odpowiedź! :)
    3934d01c7ebe30417bc53159b84df9a8
    Anna Leśniak
  • A ja dalej mam problem z "winien" i "ma", dla mnie debet i credit to jedno i to samo. Na graficznym układzie konta jest zapis, że po stronie Debet dokonujemy obciążeń konta a parę slajdów dalej na zasadzie działania konto Aktywne po stronie Debet dokonujemy zapisów stanu zwiększającego stan aktywów. Nie rozumiem tego. Czy może Pani mi to wyjaśnić inaczej a nie na zasadzie Włoskich handlowców?
    6e500add9538b312a8b0eb79e9023567
    Agnieszka Obrzud
  • Pani Agnieszko, odwołanie do włoskich handlowców/czy też bankowców ma pomóc w zapamiętaniu pewnej reguły. Strona Dt to strona zwiększenia aktywów lub zmniejszenia pasywów. Jeżeli odniesiemy tą regułę do należności od odbiorców (czyli ktoś jest nam coś Wn) to jeżeli następuje zwiększenie tej należności (czyli ktoś pożyczył od nas więcej lub kupił na kredyt) to zwiększamy mu jego "Wn" obciążając go tym samym dodatkową kwotą do uregulowania. Mam nadzieję, że to pomoże zapamiętać tą kwestię. Polecam rozwiązywać zadania - w pewnym momencie ta reguła staje się oczywista, ale dla osób rozpoczynających przygodę z księgowością z reguły na początku rodzi problemy.
    Fa8cfc8c9b72ca42c8952ba20f513374
    Magdalena Hosiawa (Wykładowca)
  • Witam, mam wątpliwość co do rozwiązania przykładu nr 1. O ile w przypadku punktu 1 i 2 moment powstania zobowiązania jest raczej kwestią prawną, o tyle w przypadku sporządzenia protokołu reklamacji - kiedy w takim razie powinniśmy uwidocznić takie zdarzenie w Rezerwach na zobowiązania?
    7039dcdd54c5f9c1c6d4b25ae8ab66aa
    Mirosław Czurak
Zadaj pytanie lub skomentuj powyższy wykład
dot