18. Korekta błędów w zapisach księgowych
Status:
AKTUALNY
|
Czas trwania:
0:8:53
Wykład omawia zasady korygowania błędnych zapisów księgowych w systemach
księgowych. Wyjaśnia zasady działania strona czarnego oraz storna
czerwonego.
Omawiając tematykę zapisów operacji gospodarczych musimy również
wspomnieć o zasadzie korygowania błędnych zapisów. Błędne zapisy zawsze
mogą się zdarzyć i musimy wiedzieć w jaki sposób możemy je skorygować.
Błędy w zapisach mogą dotyczyć różnych rzeczy: może to być kwestia
zaksięgowania tylko na jednym koncie, zaksięgowania na niewłaściwych
kontach bądź w niewłaściwej kwocie, po niewłaściwej stronie kont.
Można również spotkać się z sytuacja w której nastąpiło pominięcie
operacji lub wielokrotne jej zaksięgowanie.
W jaki sposób korygujemy błędy? Zgodnie z artykułem 25 ustawy
o rachunkowości dopuszczalne są 2 metody. Pierwsza metoda dotyczy
zapisów dokonywanych w formie papierowej co zdarza się w dzisiejszych
czasach coraz rzadziej. Ja w swej dotychczasowej karierze nie spotkałam
się jeszcze z formą prowadzenia ksiąg rachunkowych w wersji papierowej
jednak gdybyśmy mieli do czynienia z taką sytuacją to dopuszczalne
jest skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, ale należy
zachować przy tym czytelność, a obok poprawki należy umieścić swój
podpis oraz datę poprawki tak aby można było śledzić historię zmian.
Jeżeli mamy do czynienia z prowadzeniem ksiąg rachunkowych w
formie elektronicznej to bardziej odpowiednią formą poprawiania błędów
jest storno. Jest to zapis korygujący, który wprowadza do ksiąg
rachunkowych korektę błędnych zapisów. Wyróżniamy 2 rodzaje storna. Mamy
do czynienia ze stornem czarnym i jest to storno, które polega na
księgowaniu poprzez zapisy dodatnie; korekta wprowadzana jest na tych
samych kontach po przeciwnych stronach bądź poprzez uzupełnienie błędnej
kwoty. Poniżej mam przykład storna czarnego, które jest stornem
częściowym. Mamy sytuację gdzie należało zaksięgować zakupione
materiały, które zostały zakupione z odroczonym terminem płatności na
kwotę 500 złotych. Nastąpił błędny zapis na właściwych kontach, czyli
zostało użyte konto materiały i konto zobowiązania wobec dostawców,
jednak pomyliliśmy się o jedno zero i zamiast 500 złotych
zaksięgowaliśmy 50 złotych. Zgodnie z zasadą storna czarnego częściowego
doksięgowujemy poprzez korektę stornem czarnym 450 złotych, które
jest brakujące na tym koncie - jest to tzw. zapis uzupełniający.
Istnieje również storno czarne całkowite, czyli w momencie gdy
zaksięgowaliśmy 50 złotych, wyksięgowujemy te 50 złotych poprzez
operację odwrotną na odwrotnych stronach kont oraz księgowanie
zapisu prawidłowego w wysokości 500 złotych. Musimy tutaj zauważyć, że
storno czarne ma jeden mankament, a mianowicie pomimo tego, że
zaksięgowaliśmy poprawnie 500 złotych i takie jest saldo tych kont
obroty na każdym z tych kont zostały zawyżone po każdej stronie: i
po debetowej i po kredytowej o 50 złotych.
Stosując czystość zapisu powinniśmy używać storna czerwonego, które
koryguje błędy poprzez zapis liczbami ujemnymi na tych samych
stronach kont na których dokonano błędnego zapisu i jest on właśnie
preferowany ze względu na niezawyżanie sumy obrotów. Tutaj mamy sytuację
gdzie dokonano błędnego zapisu, ale na różnych kontach; powinno to być
zaksięgowane na zobowiązaniu wobec dostawców, a zostało na rachunku
bieżącym. Zgodnie ze stornem czerwonym poprzez wpis liczby
ujemnej korygujemy rachunek bieżący i materiały oraz zapisujemy
prawidłowo. Dzięki temu obroty nie zostały zawyżone, a zapis został
skorygowany. Mamy jeszcze sytuację kiedy błędy zostały wykryte po
sporządzeniu sprawozdania finansowego. Jeżeli one dotyczą
roku poprzedniego przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego wtedy
powinny one zostać skorygowane w roku poprzednim, zgłoszone biegłemu
rewidentowi - sprawozdanie powinno zostać zmienione. Trochę gorsza
sytuacja, trudniejsza jest w sytuacji właściwie wtedy kiedy mamy do
czynienia z korektą błędu, który dotyczy lat poprzednich, ale
sprawozdanie za rok zostało już zatwierdzone. Wtedy taki błąd korygujemy
w księgach danego roku, korektę przenosi się na kapitał własny i
wykazuje jako zysk, stratę z lat ubiegłych.
Jeżeli w tej chwili nie do końca ten komentarz ma dla Was sens nie
przejmujcie się tym, bo będziemy na ten temat korekty błędów jeszcze
mówić i na temat sprawozdań finansowych, bilansu, rachunku zysków i
strat trochę później. To jest tylko dla Waszej informacji po to, abyście
później mogli wrócić do tego zapisu i znaleźć potrzebną informację
gdybyście się zastanawiali co powinniście zrobić w takiej sytuacji.