Pewna spółka zakończyła w 2025 roku modernizację oczyszczalni – inwestycję, która pochłonęła znaczne środki i była kluczowa dla dalszego rozwoju działalności. Wszystko wydawało się skończone zgodnie z planem, jednak w 2026 roku wykonawca robót postanowił wystąpić na drogę sądową.

Okazało się, że w trakcie realizacji inwestycji wykonawca musiał wykonać dodatkowe roboty, których konieczność wynikała z błędów w dokumentacji projektowej. Wcześniej nie wystawił za nie faktury, ale teraz domaga się zapłaty wysokiego wynagrodzenia plus odsetki. Sprawa trafiła do sądu, a spółka musi się zastanowić, jak ująć to ryzyko w księgach rachunkowych.

Księgowa spółki stoi przed dylematem: czy może utworzyć rezerwę w ciężar kosztów środków trwałych w budowie, skoro sprawa dotyczy modernizacji, która została już zakończona? Odpowiedź może być zaskakująca.

Zapraszam do wpisu na bloga przygotowanego przez Annę Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości i doradcę podatkowego, w którym omawia ten temat.

Zacznijmy od podstawowych zasad

Ustawa o rachunkowości oraz Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 jasno określają, kiedy i jak tworzymy rezerwy. Nie robimy tego “na wszelki wypadek”, ale tylko wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo konieczności wywiązania się z obowiązku.

Dodatkowo, potencjalne koszty muszą być na tyle znaczące, że ich pominięcie istotnie zniekształciłoby obraz sytuacji finansowej spółki. To nie może być bagatelna kwota, która nie wpłynie na ocenę kondycji firmy.

Ustawa przewiduje dwa główne rodzaje rezerw. Pierwszy to bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, które dotyczą przyszłych świadczeń wynikających z bieżącej działalności – jak naprawy gwarancyjne czy świadczenia pracownicze. Drugi to klasyczne rezerwy na przyszłe zobowiązania, w tym na skutki toczących się postępowań sądowych.

Rezerwy na sprawy sądowe – szczegółowe zasady

Rezerwa na skutki postępowania sądowego to narzędzie przewidziane specjalnie dla sytuacji, gdy przeciwko spółce wniesiono pozew. Kluczowym kryterium jest ocena prawdopodobieństwa – czy szanse na niekorzystny wyrok są większe niż na korzystny.

Podstawą takiej oceny może być przebieg postępowania sądowego lub opinie prawników obsługujących sprawę. Nie chodzi o pesymistyczne przewidywania, ale o racjonalną analizę prawną sytuacji spółki.

Ustalając kwotę rezerwy, trzeba uwzględnić nie tylko roszczenie określone w pozwie, ale również przewidywane koszty postępowania sądowego. To może być istotna pozycja, szczególnie w skomplikowanych sprawach wymagających opinii biegłych czy długotrwałych postępowań.

Dlaczego rezerwy nie można zaliczyć do kosztów środków trwałych

Wracając do naszego przykładu – modernizacja oczyszczalni została zakończona w 2025 roku. Środek trwały został oddany do użytkowania i funkcjonuje zgodnie z przeznaczeniem. Fakt, że później pojawiły się spory o dodatkowe wynagrodzenie, nie zmienia tego, że inwestycja jest skończona.

Rezerwa na sprawę sądową nie może być więc zaliczona do kosztów środków trwałych w budowie, ponieważ budowa się zakończyła. Taki zapis byłby księgowo nieprawidłowy i mógłby prowadzić do zniekształcenia wartości środków trwałych.

Ustawa o rachunkowości wprost wskazuje, gdzie należy ująć taką rezerwę – w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych, w zależności od charakteru roszczeń.

Praktyczne księgowanie rezerwy

W naszym przypadku wykonawca domaga się zarówno dodatkowego wynagrodzenia, jak i odsetek. To oznacza, że rezerwę trzeba podzielić na dwie części.

Część dotyczącą głównej kwoty należy ująć jako pozostałe koszty operacyjne:

• Wn konto 76-1 “Pozostałe koszty operacyjne”
• Ma konto 83 “Rezerwy”

Część dotyczącą odsetek to koszt finansowy:

• Wn konto 75-1 “Koszty finansowe”
• Ma konto 83 “Rezerwy”

Taki podział odzwierciedla ekonomiczny charakter poszczególnych składników roszczenia i pozwala na prawidłową prezentację w rachunku zysków i strat.

Co dzieje się z rezerwą później

Rezerwa nie jest zapisem “na wieczność”. Jej dalsze losy zależą od rozwoju sprawy sądowej.

Jeśli sąd wyda wyrok niekorzystny dla spółki, wykorzystujemy rezerwę do pokrycia zobowiązania:

• Wn konto 83 “Rezerwy”
• Ma konto 24 “Pozostałe rozrachunki”

Jeśli jednak sprawa zakończy się korzystnie lub ugodą na niższą kwotę, niewykorzystaną część rezerwy rozwiązujemy, ujmując ją odpowiednio w przychodach operacyjnych lub finansowych.

Przy ugodzie na przykład połowę żądanej kwoty, druga połowa rezerwy zostanie rozwiązana i zwiększy wynik finansowy spółki w okresie, gdy sprawa się zakończy.

Wycena i monitorowanie rezerwy

Rezerwa wymaga regularnej oceny – nie rzadziej niż na dzień bilansowy. Jeśli zmieni się prawdopodobieństwo niekorzystnego wyroku lub jego przewidywana wysokość, trzeba odpowiednio skorygować wartość rezerwy.

Może się okazać, że w trakcie postępowania pojawiają się nowe okoliczności przemawiające za spółką albo przeciwko niej. Opinie prawników mogą się zmieniać w miarę rozwoju sprawy. Wszystko to powinno znajdować odzwierciedlenie w wycenie rezerwy.

Ważne jest też dokumentowanie przesłanek utworzenia i wszelkich zmian rezerwy. W przypadku kontroli lub audytu trzeba być w stanie wykazać, że decyzje były podejmowane na podstawie racjonalnych przesłanek, a nie arbitralnie.

Wpływ na sprawozdanie finansowe

Utworzenie rezerwy wpływa na wynik finansowy spółki w okresie jej utworzenia, ale pozwala na właściwe odzwierciedlenie ryzyk związanych z działalnością. To jest zgodne z zasadą ostrożności w rachunkowości.

W naszym przykładzie spółka powinna ocenić, czy prawdopodobieństwo przegrania sprawy jest rzeczywiście wysokie. Jeśli błędy w dokumentacji projektowej są oczywiste, a roszczenia wykonawcy uzasadnione, utworzenie rezerwy może być właściwą decyzją.

Ostateczną decyzję o utworzeniu rezerwy podejmuje kierownik jednostki na podstawie dostępnych informacji i opinii prawnych. To zawsze jest element oceny i interpretacji, wymagający fachowej wiedzy oraz doświadczenia.

Praktyczne wskazówki

Dla księgowych najważniejsze jest pamiętanie, że rezerwy na sprawy sądowe mają swoje ściśle określone miejsce w systemie rachunkowości. Nie można ich “ukrywać” w kosztach środków trwałych czy innych pozycjach, które mogłyby zniekształcić rzeczywisty obraz sytuacji spółki.

Równie istotne jest właściwe dokumentowanie wszystkich decyzji związanych z rezerwami. Notatka z uzasadnieniem utworzenia rezerwy, opinie prawników, analiza ryzyka – wszystko to może być cenne w przyszłości.

I wreszcie – rezerwy to narzędzie do odzwierciedlenia ryzyk, nie sposób na “ukrywanie” problemów. Właściwie stosowane pomagają przedstawić rzetelny obraz sytuacji finansowej, co służy zarówno spółce, jak i wszystkim zainteresowanym jej działalnością.

Jeśli chcesz zrozumieć zasady tworzenia rezerw sprawdź szkolenie: „Rezerwy i zobowiązania warunkowe w praktyce”