Wyobraź sobie, że właśnie rozpoczynasz pracę w księgowości.
Na Twoje biurko trafia pierwsza faktura zakupu. Wiesz już, jak wygląda dekretacja i potrafisz wskazać konta księgowe, ale zanim przejdziesz do księgowania, bardziej doświadczona koleżanka mówi:
„Najpierw sprawdź dokument.”
Tylko co właściwie oznacza sprawdzenie faktury?
Czy chodzi wyłącznie o policzenie kwoty VAT?
Czy wystarczy upewnić się, że zgadza się numer NIP?
A może jest coś jeszcze?
W praktyce zanim dokument trafi do ksiąg rachunkowych, powinien przejść kontrolę. I nie jest to tylko dobra praktyka. Taki obowiązek wynika również z ustawy o rachunkowości.
Zapraszam Cię do wpisu na bloga, w którym pokażę Ci, na czym polega kontrola dowodów księgowych, jakie są jej etapy i dlaczego nie warto ich pomijać.
Dlaczego kontrola dokumentów jest tak ważna?
Rolą księgowego nie jest wyłącznie wprowadzenie faktury do programu finansowo-księgowego.
Najpierw trzeba upewnić się, że dokument przedstawia rzeczywistą operację gospodarczą, zawiera wszystkie wymagane elementy i nie zawiera błędów, które mogłyby mieć wpływ na księgi rachunkowe lub rozliczenia podatkowe.
Dopiero wtedy można bezpiecznie przejść do dekretacji i księgowania.
To właśnie dlatego ustawa o rachunkowości wymaga, aby przed ujęciem dokumentu w księgach został on sprawdzony i zakwalifikowany do księgowania.
Jak wygląda kontrola dokumentu w praktyce?
Załóżmy, że spółka otrzymała fakturę za zakup materiałów biurowych.
Na fakturze znajdują się następujące informacje:
- wartość netto: 1 000 zł,
- VAT 23%: 230 zł,
- wartość brutto: 1 230 zł.
Czy księgowy od razu przechodzi do dekretacji?
Nie.
Najpierw sprawdza dokument.
Krok 1. Kontrola merytoryczna
Pierwsze pytanie brzmi:
Czy ta operacja rzeczywiście miała miejsce?
Załóżmy, że materiały zamawiała pracownica działu administracji.
To właśnie ona najlepiej wie:
- czy zamówienie zostało złożone,
- czy wszystkie materiały zostały dostarczone,
- czy ceny zgadzają się z ustaleniami.
Po sprawdzeniu potwierdza kontrolę merytoryczną podpisem lub akceptacją w systemie.
Dzięki temu księgowość ma pewność, że faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.
Krok 2. Kontrola formalno-prawna
Dopiero teraz księgowy przechodzi do kolejnego etapu.
Sprawdza między innymi:
- czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy,
- czy został wystawiony przez właściwy podmiot,
- czy zastosowano prawidłową stawkę VAT,
- czy dane nabywcy są poprawne.
Na tym etapie nie analizujemy jeszcze księgowania.
Najpierw upewniamy się, że dokument spełnia wymagania przepisów.
Krok 3. Kontrola rachunkowa
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie obliczeń.
Czy:
- 23% z 1 000 zł rzeczywiście daje 230 zł?
- wartość netto i VAT dają razem 1 230 zł?
- wszystkie podsumowania są poprawne?
Dzisiaj większość programów wykonuje takie obliczenia automatycznie, ale odpowiedzialność za poprawność dokumentu nadal spoczywa na jednostce.
Krok 4. Dekretacja
Dopiero po zakończeniu kontroli dokument może zostać zaksięgowany.
Księgowy określa:
- miesiąc ujęcia operacji,
- konta księgowe,
- sposób ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych.
Właśnie na tym etapie dokument zostaje zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych.
A jak wygląda to przy fakturach elektronicznych?
Jeszcze kilka lat temu większość faktur była drukowana.
Na papierowym dokumencie pojawiały się podpisy, pieczątki i adnotacje potwierdzające kolejne etapy kontroli.
Dzisiaj coraz więcej firm pracuje wyłącznie na dokumentach elektronicznych.
Czy to oznacza, że kontrola dokumentów przestała obowiązywać?
Oczywiście nie.
Zmieniła się jedynie forma jej przeprowadzania.
W wielu systemach finansowo-księgowych akceptacje odbywają się elektronicznie. Poszczególne osoby zatwierdzają dokument w systemie, a cała ścieżka akceptacji zostaje zapisana cyfrowo.
To, jak dokładnie wygląda proces kontroli, zależy od rozwiązań stosowanych w danej jednostce. W jednej firmie dokument będzie przechodził przez elektroniczny obieg akceptacji, w innej odpowiedzialne osoby będą potwierdzały kontrolę w programie finansowo-księgowym, a jeszcze w innej część czynności nadal będzie wykonywana na wydruku.
Niezależnie jednak od przyjętego rozwiązania cel pozostaje taki sam. Przed zaksięgowaniem trzeba upewnić się, że dokument jest rzetelny, kompletny i poprawny.
Podsumowanie
Kontrola dowodów księgowych to jeden z tych obowiązków, który łatwo potraktować jako formalność.
W praktyce jest to jednak pierwszy etap prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Dlatego zanim przejdziesz do dekretacji, zawsze odpowiedz sobie na trzy pytania:
- Czy operacja rzeczywiście miała miejsce?
- Czy dokument spełnia wymagania formalne?
- Czy wszystkie kwoty zostały prawidłowo obliczone?
Dopiero wtedy możesz bezpiecznie zaksięgować dokument.
eżeli podczas czytania tego wpisu zauważyłeś, że samo sprawdzenie faktury wymaga zrozumienia wielu zasad rachunkowości, to jesteś w dobrym miejscu.
Kontrola dokumentów to tylko jeden z elementów pracy księgowego. Żeby poprawnie ocenić dokument, dokonać jego dekretacji i zaksięgować go we właściwy sposób, potrzebujesz solidnych podstaw rachunkowości. Bez nich nawet najprostsze czynności mogą wydawać się skomplikowane.
Dlatego stworzyłam kurs „Podstawy rachunkowości”, w którym uczę dokładnie w taki sam sposób, jak w tym wpisie. Nie zaczynam od definicji ani nie zakładam, że coś już wiesz. Krok po kroku pokazuję, jak analizować operacje gospodarcze, jak myśli księgowy i dlaczego określone zdarzenia ujmujemy w księgach właśnie w taki sposób.
Pracujemy na praktycznych przykładach z codziennej pracy księgowego, regularnie utrwalamy wiedzę i budujemy kolejne zagadnienia na solidnych fundamentach. Dzięki temu rachunkowość przestaje być zbiorem przepisów i schematów do zapamiętania, a staje się logicznym systemem, który naprawdę można zrozumieć.
Jeżeli chcesz zdobyć pewne podstawy rachunkowości i nauczyć się księgować ze zrozumieniem, a nie tylko odtwarzać gotowe schematy, zapraszam Cię do kursu podstaw rachunkowości.