W świecie księgowości jest wiele różnych form prowadzenia ewidencji. Oczywiście księgowość pełna jest postrzegana jako najtrudniejsza i zarazem najciekawsza, jednak naukę w zawodzie księgowego warto zacząć od uproszczonych form takich jak księga przychodów i rozchodów, czy ewidencja prowadzona na potrzeby ryczałtu.
Pozwala to na zapoznanie się z podstawowymi zasadami obowiązującymi w świecie księgowości, a także zaznajomienie się z przepisami podatkowymi, które są nieodłączną jego częścią.
W związku z tym Ania Małecka, wieloletni praktyk rachunkowości, przygotowała dla nas serię artykułów, które będą poruszać problematykę prowadzenia ewidencji za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jako że jest to pierwszy artykuł z serii, najpierw parę słów odnośnie do samej ewidencji, do czego ona służy i kogo dotyczy. Dla niektórych z Was to pewnie tylko przypomnienie, ale wiedzę zawsze warto utrwalać 😉
KPiR – do czego służy i kogo dotyczy?
KPIR to ewidencja księgowa, która służy do ujmowania operacji gospodarczych w uproszczonej formie. W księdze ujmuje się wszelkiego rodzaju przychody, zakupy towarów handlowych i materiałów podstawowych, a także pozostałe wydatki takie jak wynagrodzenia, czy pozostałe koszty prowadzenia działalności.
Szczegółowe zasady prowadzenia księgi możemy odnaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W tym rozporządzeniu znajdziemy również wzór księgi przychodów i rozchodów.
Jak wskazuje sama nazwa tej ewidencji, jest to ewidencja „podatkowa” – jej podstawowym celem jest określenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. W związku z tym operacje gospodarcze w księdze będą ujmowane zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Kto prowadzi KPiR?
Przede wszystkim osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowane na zasadach ogólnych, bądź też podatkiem liniowym. Dodatkowo prowadzenie ewidencji w takiej formie jest możliwe dla spółek jawnych, cywilnych i partnerskich, o ile ich wspólnikami są osoby fizyczne. Jest jeszcze jeden dodatkowy warunek – kwota przychodów ze sprzedaży w ciągu roku podatkowego nie może przekroczyć 2 000 000 euro – po przekroczeniu tego limitu, od nowego roku podatkowego, należy otworzyć księgi handlowe.
I to tyle w dużym skrócie 😊
A więc do rzeczy – zaczynamy od tego, co jest przychodem
Słowniczek Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów definiuje przychód jako przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym. Tak więc od razu mamy odesłanie do ustawy o podatku dochodowy od osób fizycznych.
A gdzie tych informacji szukać w ustawie podatkowej? Przede wszystkim w art. 14 ust. 1 PODFiz. Mówi on o tym, że za przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej (KPIR prowadzą przedsiębiorcy) uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
Pamiętamy, że ewidencja KPIR dotyczy tylko przedsiębiorców (lub wspólników spółek osobowych, którzy podatkowo są traktowani jak przedsiębiorcy). Tak więc podstawowym przychodem z działalności gospodarczej, są kwoty, które otrzymaliśmy bądź otrzymamy za dostarczony towar/wykonaną usługę. U podatników VAT musimy tą kwotę pomniejszyć o należny podatek, a więc przychodem podatkowym będzie przychód netto.
Przychód z działalności podstawowej jest ujmowany w kolumnie numer 7 księgi, która zatytułowana jest wartość sprzedanych towarów i usług.
Skoro już wiemy, co jest przychodem, musimy odpowiedzieć na jeszcze jedno pytanie – w jakim momencie należy ująć ten przychód w KPIR.
Moment powstania przychodu
Dlaczego moment powstania przychodu jest tak ważny? Operacje gospodarcze w księdze ujmujemy w momencie powstania przychodu podatkowego, a różne operacje gospodarcze mogą generować moment powstania przychodu w odmiennych terminach. Tak jak już wspominałam KPIR jest ewidencją mającą na celu ustalenie podstawy opodatkowania, a więc nieprawidłowe ujęcie przychodu w księdze będzie skutkowało nieprawidłową kalkulacją podatku. W momencie, gdy przyspieszymy obowiązek podatkowy, nie poniesiemy dotkliwych konsekwencji, ale opóźnienie momentu powstania przychodu podatkowego będzie skutkowało koniecznością zapłaty odsetek.
Generalnie za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury bądź uregulowania należności (art. 14 ust. 1c PDOFiz). Tak więc przychód powstanie w dniu wydania sprzedanego towaru, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi. Jeżeli jednak przed tym dniem zostanie wystawiona faktura, to dniem powstania przychodu będzie dzień wystawienia faktury.
Zobaczmy, jak to wygląda na przykładach.
Przykład 1
Przedsiębiorca wykonał usługę w dniu 23.01. Fakturę dokumentującą tą transakcję wystawił 25.01., a należność została uregulowana 26.01. – zgodnie z powyżej opisaną zasadą w tym przypadku przychód powstanie już w momencie wykonania usługi, a więc 23.01.
Przykład 2
Przedsiębiorca wykonał usługę i wystawił fakturę w dniu 23.01. Należność ta została uregulowana 20.01.- w takim przypadku przychód podatkowy powstanie już w momencie płatności, a więc w dniu 20.01.
Przykład 3
Przedsiębiorca wykonał usługę 23.01., fakturę wystawił 20.01., a należność została uregulowana 25.01. – w tym przypadku przychód podatkowy powstanie już w chwili wystawienia faktury, a więc w dniu 20.01.
Jeżeli ułożysz daty z tych przykładów w chronologicznej kolejności, to zauważysz, że moment powstania przychodu podatkowego zawsze powstaje w najwcześniejszej z dat, niezależnie od tego czy jest to data wykonania usługi, wystawienia faktury czy płatności. I o ile pomyłka w przypadku, gdy wszystkie z tych dat są w jednym miesiącu (kwartale jeżeli podatnik opłaca podatek kwartalnie), nie ma większego znaczenia, ponieważ podstawa opodatkowania się nie zmieni, to pomyłka w przypadku, gdy te daty są w dwóch różnych miesiącach obrachunkowych (kwartałach), już może powodować zawyżenie/zaniżenie podstawy opodatkowania.
Jako że od zasady zazwyczaj są wyjątki, tak też nie zawsze do momentu ustalania przychodu stosuje się zasadę ogólną. Trochę inaczej ustala się moment powstania przychodu podatkowego w przypadku usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych. Wówczas przychód podatkowy powstaje w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego określonego w umowie bądź na fakturze, nie rzadziej niż raz w roku.
Zobaczmy na przykładzie, jak to będzie wyglądać.
Przykład
Podatnik świadczy usługi polegające na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Umowa z klientami jest podpisywana na czas nieokreślony z możliwością wypowiedzenia jej po 3 miesiącach. W umowie zawarte są zapisy, według których faktury za wykonywane usługi wystawiane są miesięcznie, w pierwszym dniu roboczym każdego miesiąca, z góry za dany miesiąc i terminem płatności w ciągu 7 dni od daty wystawienia faktury.
Analizując ten przykład, wiemy, że usługi na rzecz klienta wykonywane są w sposób ciągły i rozliczane w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Załóżmy, że pierwszy dzień miesiąca jest dniem roboczym, przedsiębiorca wystawił fakturę za usługi z terminem płatności, który upłynie 7. dnia miesiąca. Zgodnie z zasadą ogólną przychód podatkowy powstałby już w momencie wystawienia faktury, jednak ze względu na to, że jest to usługa ciągła, to przychód powstanie dopiero w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, a więc w tym konkretnym przypadku, w ostatnim dniu miesiąca.
Podsumowanie
Księgowość uproszczona jest nierozerwalnie związana z ustawami podatkowymi i to właśnie w ustawach podatkowych należy szukać odpowiedzi na nurtujące nas pytania. Między innymi dlatego jest ona nazywana księgowością podatkową – ustalenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym jest jej głównym celem.
Jeżeli już poznamy zasady rządzące podatkami, zarówno PIT jak i VAT będzie o wiele łatwiej nauczyć się księgowości pełnej – VAT ma zastosowanie zarówno do podmiotów prowadzących uproszczoną księgowość jak i do tych prowadzących pełne księgi, a CIT po głębszej analizie jest bardzo podobny do PIT, przynajmniej jeżeli mówimy o tych podstawowych zasadach.
Dodatkowo patrząc na tempo zmian legislacyjnych, ciężko stwierdzić, że uproszczona księgowość jest nudna, skoro przynajmniej raz na 3 miesiące coś się zmienia w ustawach podatkowych 😉
Podsumowując w taki właśnie sposób ten wpis, chciałabym Cię serdecznie zaprosić do śledzenia bloga – już za tydzień pojawi się kolejny wpis, w którym poruszę temat pozostałych przychodów z działalności gospodarczej, ewidencjonowanych w kolumnie 8 KPiR.
Zapraszam!!
