Dla księgowych pracujących w spółkach dokonujących regularnych zakupów od tych samych dostawców, kluczowe znaczenie ma prawidłowe określenie wartości transakcji w kontekście limitu płatności gotówkowych 15 tys zł. Błędna interpretacja może prowadzić do nieuzasadnionego wyłączenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów.
Weźmy taki przykład: spółka „Alfa” regularnie kupuje materiały biurowe od dostawcy „Papierek” Sp. z o.o. W kwietniu 2026 roku dokonała następujących zakupów:
- 5 kwietnia: zakup papieru do drukarek za 8.500 zł (płatność gotówką)
- 12 kwietnia: zakup tonerów za 7.200 zł (płatność gotówką)
- 20 kwietnia: zakup artykułów biurowych za 9.800 zł (płatność gotówką)
- 28 kwietnia: zakup segregatorów za 6.300 zł (płatność gotówką)
Spółki nie łączy żadna umowa o współpracy. Każdy zakup był realizowany na podstawie odrębnego zamówienia i potwierdzony oddzielną fakturą.
Jak należy rozliczyć podatkowo te płatności gotówkowe? Czy wszystkie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, mimo że łączna wartość zakupów w kwietniu wyniosła 31.800 zł (przekraczając limit 15.000 zł)?
Zapraszam Cię dzisiaj do wpisu, w którym Anna Małecka, doradca podatkowy i wieloletni praktyk rachunkowości odpowiada na te pytania.
Wartość transakcji – podstawowe rozróżnienie
Określenie wartości transakcji stanowi kluczowy element w ocenie, czy płatność gotówkowa może zostać zaliczona do kosztów podatkowych. Podstawowym kryterium rozróżnienia jest ustalenie, czy mamy do czynienia z jedną transakcją rozłożoną na kilka dostaw, czy z wieloma odrębnymi transakcjami.
Podstawa prawna ograniczeń w płatnościach gotówkowych
Zgodnie z art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków w tej części, w której płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Prawa przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
Art. 19 Prawa przedsiębiorców precyzuje, że obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego istnieje, gdy:
- stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, oraz
- jednorazowa wartość transakcji przekracza 15.000 zł, niezależnie od liczby płatności.
Jak rozumieć pojęcie “jednorazowej wartości transakcji”?
W przypadku braku stałej umowy o współpracy, każdy zakup stanowi odrębną transakcję. Oznacza to, że wartości poszczególnych zakupów nie podlegają sumowaniu, nawet jeśli dotyczą tego samego dostawcy i następują w krótkich odstępach czasu.
Jeżeli zatem spółka dokonuje kilku zakupów w miesiącu, a wartość każdego z nich nie przekracza 15.000 zł, to płatność gotówkowa za każdy z tych zakupów nie skutkuje wyłączeniem wydatku z kosztów uzyskania przychodów.
Interpretacja organów podatkowych
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 października 2024 r. (nr 0111-KDIB2-1.4010.398.2024.3.DD) potwierdził, że w przypadku braku umowy o współpracy, każdy zakup należy traktować jako odrębną transakcję. W takiej sytuacji wartości poszczególnych zakupów nie sumują się, a w konsekwencji limit 15.000 zł odnosi się do każdego zakupu oddzielnie.
Rozwiązanie przedstawionego przykładu
Wracając do naszego przykładu spółki „Alfa”, prawidłowe rozliczenie podatkowe wygląda następująco:
Mimo że łączna wartość zakupów w kwietniu wyniosła 31.800 zł (przekraczając limit 15.000 zł), spółka „Alfa” może zaliczyć wszystkie te wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Jest to możliwe, ponieważ:
- Spółka nie posiada umowy z dostawcą
- Każdy zakup stanowi odrębną transakcję
- Żadna z tych transakcji nie przekroczyła limitu 15.000 zł
- Każda transakcja była dokumentowana odrębną fakturą
Gdyby natomiast spółki łączyła umowa określająca dostawy jako części jednej większej transakcji, wówczas płatności gotówkowe nie mogłyby zostać zaliczone do kosztów podatkowych, gdyż łączna wartość transakcji przekracza 15.000 zł.
Praktyczne wskazówki dla księgowych
- Dokumentacja współpracy handlowej
Sprawdź, czy spółka posiada podpisaną umowę ramową z dostawcą. Jeśli tak, wszystkie dostawy mogą być traktowane jako jedna transakcja. - Analiza charakteru zakupów
Oceń, czy zakupy mają charakter jednorazowy, czy są elementem większego zamówienia podzielonego na części. - Brak umowy = odrębne transakcje
Przy braku umowy traktuj każdy zakup jako odrębną transakcję z własnym limitem 15.000 zł dla płatności gotówkowych. - Weryfikacja wartości każdej faktury
Kontroluj wartość każdej faktury – jeśli nie przekracza 15.000 zł, płatność gotówkowa pozwala na zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych.
Podsumowanie
Prawidłowe określenie wartości transakcji stanowi fundament rozliczeń płatności gotówkowych w kosztach podatkowych. W przypadku braku umowy ramowej z dostawcą, każdy zakup należy traktować jako odrębną transakcję z własnym limitem 15.000 zł. Takie podejście jest zgodne z aktualnymi interpretacjami organów podatkowych i pozwala na optymalizację rozliczeń podatkowych.
Potrzebujesz uporządkować wiedzę z VAT – sprawdź nasz kurs VAT w obrocie krajowym.
