KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale także zasady ich rozliczania. Dotyczy to również faktur korygujących.

Faktura korygująca wywołuje skutki podatkowe po obu stronach transakcji. Sprzedawca musi prawidłowo rozliczyć korektę podatku należnego, a nabywca – odpowiednio skorygować VAT naliczony oraz rozliczenia podatkowe i księgowe.

Pojawia się więc kilka ważnych pytań: kiedy sprzedawca powinien skorygować VAT, kiedy nabywca powinien zmniejszyć lub zwiększyć podatek naliczony, a także jak taką korektę ująć w kosztach podatkowych i księgach rachunkowych.

Zapraszam Cię do wpisu na bloga w tym temacie przygotowanego przez Anię Małecką – wieloletniego praktyka rachunkowości.

Korekta VAT po stronie sprzedawcy

Zanim przejdziemy do rozliczenia faktury korygującej przez nabywcę, warto w skrócie przypomnieć zasady obowiązujące po stronie sprzedawcy.

Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r. zmieniły się zasady rozliczania faktur korygujących „in minus” wystawianych w postaci faktur ustrukturyzowanych.

W przypadku faktur korygujących „in minus”, czyli takich które zmniejszają podstawę opodatkowania (np. rabat, zwrot towaru, obniżka ceny), sposób rozliczenia zależy od trybu wystawienia faktury.

Jeżeli faktura korygująca ustrukturyzowana została wystawiona w trybie online, sprzedawca dokonuje obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego w rozliczeniu za okres, w którym wystawił fakturę korygującą w KSeF. Wynika to z art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT. W tym przypadku podatnik nie musi już posiadać dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty z nabywcą.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy faktura korygująca została wystawiona w jednym z trybów szczególnych – Offline24, Offline – niedostępność KSeF lub w trybie awarii. Jeżeli taka faktura została następnie przekazana nabywcy za pośrednictwem KSeF, sprzedawca obniża podstawę opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym przesłał fakturę korygującą do KSeF (art. 29a ust. 13c ustawy o VAT).

W przypadku faktury wystawionej w trybie awarii i przekazanej nabywcy poza KSeF, korekta może zostać rozliczona w okresie, w którym sprzedawca przesłał fakturę do KSeF. Jeżeli jednak wcześniej uzyska potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę poza systemem, możliwe jest rozliczenie korekty już w okresie otrzymania tego potwierdzenia.

Zmianie nie uległy natomiast zasady rozliczania faktur korygujących „in plus”. W takich przypadkach podstawę opodatkowania zwiększa się w okresie, w którym powstała przyczyna korekty (art. 29a ust. 17 ustawy o VAT). Jeżeli przyczyna korekty istniała już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, korekta powinna zostać przypisana do okresu rozliczeniowego tej faktury. Jeżeli natomiast wynika z nowych okoliczności, powinna zostać rozliczona na bieżąco.

Moment otrzymania faktury w KSeF – czyli rozliczenie VAT po stronie nabywcy

Zacznijmy jednak od kwestii VAT-u, bo to właśnie tutaj moment otrzymania dokumentu ma największe znaczenie. W przypadku faktur korygujących „in minus” sposób ich ujęcia w rozliczeniu VAT zależy bowiem od daty otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.

W tradycyjnym modelu sprawa była dość prosta – faktura była uznawana za otrzymaną w chwili, gdy faktycznie trafiła do podatnika, na przykład e-mailem lub pocztą.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych działa to jednak inaczej niż dotychczas. Co do zasady faktura jest uznawana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru identyfikującego w KSeF. To właśnie ta data – a nie moment pobrania dokumentu z systemu – decyduje o skutkach podatkowych.

W praktyce oznacza to, że faktura może zostać uznana za otrzymaną nawet wtedy, gdy księgowy jeszcze jej nie pobrał z systemu finansowo-księgowego.

Tryby wystawiania faktur a moment ich otrzymania

Sprawa komplikuje się wtedy, gdy faktura została wystawiona w jednym z trybów szczególnych. W KSeF faktury mogą bowiem powstawać nie tylko w standardowym trybie online, ale także w trybie offline24, w trybie niedostępności systemu, w trybie awaryjnym lub w sytuacji całkowitej awarii KSeF.

W przypadku faktur korygujących „in minus” wystawionych w trybie online moment otrzymania jest jednoznaczny – jest to dzień przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF.

Taka sama zasada dotyczy faktur wystawionych w trybie offline24 oraz w trybie offline związanym z niedostępnością systemu. Oznacza to, że nawet jeśli faktura została pierwotnie sporządzona poza systemem, dla celów podatkowych moment jej otrzymania jest związany z chwilą nadania jej numeru w KSeF.

Inaczej jest w trybie awaryjnym. W takim przypadku momentem otrzymania faktury korygującej jest data faktycznego otrzymania jej przez nabywcę albo data przydzielenia numeru KSeF – jeżeli data faktycznego otrzymania będzie późniejsza niż data przydzielenia tego numeru.

Z kolei w przypadku całkowitej awarii KSeF momentem otrzymania faktury korygującej jest data faktycznego otrzymania jej przez nabywcę poza systemem.

Dla porządku zasady te można podsumować w tabeli:

Tryb wystawienia faktury korygującej „in minus”	Data otrzymania faktury korygującej
Tryb online	dzień przydzielenia numeru KSeF
Tryb offline24	dzień przydzielenia numeru KSeF
Tryb offline – niedostępność KSeF	dzień przydzielenia numeru KSeF
Tryb awaryjny	data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę albo data przydzielenia numeru KSeF – jeżeli faktyczne otrzymanie nastąpi później
Awaria całkowita	data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę poza KSeF

Korekta VAT – najpierw ustal czy to „in minus” czy „in plus”

Kiedy już ustalimy moment otrzymania dokumentu, kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy mamy do czynienia z korektą „in minus” czy „in plus”. To rozróżnienie jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia VAT.

Korekta „in minus” pojawia się najczęściej wtedy, gdy sprzedawca udziela rabatu, następuje zwrot towaru albo na fakturze pierwotnej wykazano zbyt wysoki VAT. Od 1 lutego 2026 r. przepisy wskazują, że w takich sytuacjach nabywca powinien zmniejszyć VAT naliczony w okresie otrzymania faktury korygującej.

Wyobraźmy sobie prosty przykład. Spółka odliczyła VAT z faktury zakupowej w lutym. Następnie 4 marca sprzedawca wystawił w KSeF fakturę korygującą „in minus”, udzielając rabatu. Jeżeli tego dnia dokument otrzymał numer identyfikujący w systemie, spółka powinna zmniejszyć VAT w rozliczeniu za marzec.

W przypadku korekt zwiększających VAT, czyli tzw. korekt „in plus”, przepisy nie wprowadzają szczególnych regulacji. Oznacza to, że stosuje się ogólne zasady odliczania VAT. Nabywca może więc zwiększyć VAT naliczony w okresie, w którym otrzymał fakturę korygującą, pod warunkiem, że u sprzedawcy powstał już obowiązek podatkowy.

Jeżeli podatnik nie skorzysta z tego prawa od razu, może odliczyć VAT jeszcze w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.

Korekta kosztów podatkowych

KSeF nie zmienił natomiast zasad rozliczania faktur korygujących w podatkach dochodowych. W tym przypadku nadal kluczowa jest przyczyna wystawienia korekty.

Jeżeli korekta wynika z nowych okoliczności, takich jak rabat, zwrot towaru czy reklamacja, koszty podatkowe należy skorygować na bieżąco, czyli w okresie otrzymania faktury korygującej.

Jeżeli natomiast faktura korygująca została wystawiona z powodu błędu rachunkowego lub oczywistej pomyłki, korektę należy przypisać do okresu, w którym koszt został pierwotnie ujęty na 

podstawie faktury pierwotnej.

Ujęcie faktury korygującej w księgach rachunkowych

Podobna logika obowiązuje w rachunkowości. Zgodnie z zasadą memoriału koszty i przychody powinny być przypisane do okresu, którego dotyczą, niezależnie od momentu zapłaty.

W praktyce oznacza to, że faktura korygująca powinna co do zasady być ujęta w roku, w którym ujęto pierwotny koszt.

Podsumowanie

Wprowadzenie KSeF nie zmieniło całkowicie zasad rozliczania faktur korygujących, ale w wielu przypadkach wpłynęło na moment ich rozliczenia.

Po stronie sprzedawcy nowe regulacje dotyczą przede wszystkim faktur korygujących „in minus” wystawianych w postaci faktur ustrukturyzowanych. W zależności od sposobu wystawienia i przekazania faktury do systemu KSeF moment obniżenia podstawy opodatkowania może być powiązany z datą wystawienia faktury korygującej lub z momentem jej przesłania do systemu.

Z kolei u nabywcy kluczowe znaczenie ma moment otrzymania faktury korygującej. W przypadku faktur ustrukturyzowanych co do zasady jest to dzień nadania fakturze numeru identyfikującego w KSeF, choć w niektórych trybach szczególnych moment ten może być ustalany w inny sposób.

W praktyce oznacza to, że rozliczenie faktury korygującej w KSeF wymaga każdorazowo przeanalizowania przyczyny korekty oraz zasad właściwych dla sprzedawcy i nabywcy. Dopiero wtedy możliwe jest prawidłowe ujęcie korekty zarówno w rozliczeniu VAT, jak i w podatku dochodowym oraz księgach rachunkowych.

Chcesz więcej takich opracowań?

Koniecznie dołącz do naszego bezpłatnego newslettera – prasówki księgowego.