Otrzymałeś awans, zajmujesz kierownicze stanowisko. Gratuluję!
Nagle okazuje się, że musisz uczestniczyć w comiesięcznych spotkaniach, analizować raporty finansowe i wyniki Twojego działu lub firmy.
Patrzysz na dane, ale nic z tego nie rozumiesz?
Widzisz przychody, koszty i różnice w wynikach do budżetu, ale nie wiesz, jak je czytać.
Analizujesz i zadajesz sobie pytanie: skąd taki wzrost kosztów?
A, to zapewne przez zakup maszyny w poprzednim miesiącu.
Ale czy na pewno?
Sprawdzasz z księgową, i ta Ci mówi, że nie cala wartość maszyny znalazła się w kosztach, tylko jej zamortyzowana cześć…
No dobrze, ale co to amortyzacja?
Pracując przez kilkanaście lat w zagranicznych korporacjach w dziale finansów, najpierw w księgowości, potem controllingu, widziałam nieraz konsternację na twarzach osób zarządzających.
Trudno się przyznać będąc już specjalistą i otrzymując awans, że nauka podstaw finansów nigdy nie była nam po drodze…
Zrozum cyfry
Ja to rozumiem i w swojej pracy starałam się zawsze nakierować i wyjaśnić, o co chodzi w tych cyferkach w Excelu.
Ale wiem też, szczególnie obecnie, że księgowi i kontrolerzy nie mają na to czasu.
Tu potrzebne jest szkolenie – dedykowane dla potrzeb zarządu.
Dlatego postanowiłam napisać tego pierwszego posta – biorąc na tapet czytanie sprawozdań finansowych.
Na początek weźmy prosty raport miesięczny. Takie tworzyłam co miesiąc.
Raport mniej więcej wygląda tak:
Jest to raport zarządczy, przygotowany pod analizę właśnie zarządczą, która wspiera podejmowanie decyzji.
Całe życie pracowałam na raportach angielskojęzycznych, w związku z tym pozwól, że do tej wersji będę się odwoływała.
Ten raport dotyczy spółki handlowej, a dla ścisłości dodam – dane są oczywiście fikcyjne, nie prawdziwie i jakakolwiek zbieżność jest przypadkowa.
Jak zauważysz na raporcie mamy dwa oddziały: Leeds i Manchester, dla każdego z nich mamy podane dane finansowe, oraz sumę dla obu oddziałów.
Załóżmy, że zarządzasz tymi dwoma oddziałami, otrzymujesz powyższy raport i co dalej?
Co ten raport tak naprawdę nam mówi?
Spróbujmy go prześledzić.
Na raporcie mamy wyszczególnioną ilość sprzedaży (units sold), przychody (sales), koszty (post of sales), wynik brutto na sprzedaży (gross profit) i koszty dystrybucji i sprzedaży (SD&A).
Poniżej jest jeszcze alokacja kosztów stałych (reallocation of admin hosts), o której powiem nieco więcej w osobnym poście, mamy także wynik na sprzedaży netto.
I teraz co możesz zauważyć z tego raportu?
Po pierwsze spójrz na wynik finansowy tzw. trading profit.
W przypadku Leeds wynik finansowy jest o 18 tys. niższy niż planowany. Ta kwota to różnica („variance”) między rzeczywistym wynikiem (kolumna „actual”) – a wynikiem planowanym (kolumna „plan”). Dla Manchesteru wynosi ona 5 tysięcy na plus.
Stąd już widzimy, że Manchester działał lepiej niż Leeds.
A gdybyśmy przyjrzeli się bliżej, z czego te różnice na wyniku finansowym wynikają?
Wynik Leeds
Spróbujwyjaśnić tę kwestię w pierwszej kolejności dla Leeds.
Spójrz na ilość sprzedanych towarów.
Leeds sprzedało dokładnie taką ilość, jaka była planowana tj. 2000 sztuk. Ale przychody w tym oddziale paradoksalnie spadły o 20 tysięcy. Czego jest to wynikiem?
Zapewne tego, że rzeczywista cena sprzedaży była niższa niż planowana. Oczywiście można w kolejnym kroku zweryfikować z Leeds, który kontrakt lub klient wywołał taki spadek. Tu może się okazać, że część klientów kupiła towar drożej, ale jeden duży kontrakt wywołał spadek ceny. Kombinacje mogą być tutaj różne.
A co z kosztami?
Choć wolumen sprzedaży był na poziomie planowanym, koszty spadły.
Tu zaskoczenie: sprawdzając z Leeds, pewnie się dowiemy, że kupiono towar pierwotnie również w niższej cenie niż planowana.
Czyli niekorzystne 20 tysięcy zł straty na przychodach zostało zniwelowane przez niższy koszt zakupu o 10 tysięcy złotych. W ten sposób wyjaśnimy 10 tysięcy różnicy na wyniku finansowym (20 tysięcy na sprzedaży minus 10 tysięcy na kosztach).
Gdzie jeszcze mamy różnice?
Zmienne koszty sprzedaży (variable helling & distrubution costs) to np. premie zależne od wolumenu. I tu zobaczmy, ze one wzrosły o 3 tysiące.
Wzrosły również koszty stałe sprzedaży (Fixed helling and distribiution costs).
Co oznacza, że w przypadku Leeds, przy zachowaniu sprzedaży na poziomie planowanym wzrosły koszty dystrybucji i sprzedaży – warto zweryfikować z tym działem, z czego to wynikało.
Wynik Manchesteru
A jak wygląda wynik Manchesteru?
Po pierwsze porównując wolumen sprzedaży: Manchester sprzedał o 300 sztuk mniej, niż planowano. Ale pomimo spadku wolumenu sprzedaży przychód utrzymał się na poziomie planowanym.
Stąd możemy wnioskować, że towary zostały sprzedane po cenie wyższej niż planowana. Tutaj można skontaktować się z tym działem, żeby dowiedzieć się, czy ceny podniesiono w tamtym rejonie na stałe, czy był to np.efekt jednorazowego kontraktu.
Jak widzimy koszty sprzedanych towarów (cost of sales) były niższe niż planowane, wynikało to zapewne z niższego wolumenu sprzedaży.
Sumarycznie zysk ze sprzedaży, w przypadku Manchester, pomimo niższego niż planowany wolumenu sprzedaży był wyższy o 10 tysięcy, jest to wynikiem wyższych cen sprzedaży.
Jednak w tym oddziale widzimy wzrost kosztów zmiennych sprzedaży – np. premii pracowników. Podsumowując ten oddział, widzisz, że wynik tego oddziału jest wciąż o 5 tysięcy wyższy niż planowany, co jest bardzo dobrym wynikiem, biorąc pod uwagę, że wolumen sprzedaży był niższy niż planowany.
Porównując Leeds i Manchster można zadać kilka pytań:
- Czy wzrost cen sprzedaży w Manchster można utrzymać na stałe? Czy można go zastosować w przypadku Leeds? Można zweryfikować, czy dotyczył pojedynczego kontraktu, czy polityki sprzedaży całego oddziału. Czy jest to wzrost sezonowy czy może możliwy jedynie lokalnie, w tym regionie.
- Z pewnością należy przyjrzeć się kosztom sprzedaży i dystrybucji, bo jak widać w obu oddziałach mamy wzrost. Być może wynika on z konieczności zatrzymania pracowników lepszymi warunkami współpracy.
- Koszt sprzedanych towarów jest niższy w przypadku Leeds (100 tys. / 2000 = 50) vs Manchester (90 tys / 1500 = 60). Czy należy/warto zmienić dostawców lokalnych? Czy jest to możliwe?
Oczywiście to nie jest lista wyczerpująca temat a tylko przykłady.
Podsumowując
Ten report był dość prostym raportem, w którym wprowadziłam szereg założeń również upraszających Ci analizę, aby pokazać, jak czytać taki raport.
Oczywiście raporty finansowe, w zależności typu działalności mogą być dużo bardziej rozbudowane.
W kolejnym artykule postaram się przybliżyć bardziej analizę kosztów.
