Przed nami kolejny wywiad zapowiadający konferencję z okazji 10-lecia istnienia Mentoris. Dzisiaj do rozmowy zaprosiłam Justynę Kraft, prezes zarządu Krafton Accounting i pomysłodawczynię programu do zarządzania biurem rachunkowym Xon.

---

Witam, Justyna. Bardzo Ci dziękuję za przyjęcie zaproszenia zarówno na dzisiejszy wywiad, jak i jako prelegent w trakcie konferencji, która będzie miała miejsce w listopadzie. Witam Cię serdecznie. 

🔹 Justyna

Witam Was bardzo serdecznie. Dziękuję za zaproszenie i bardzo się cieszę, że będziemy mogły dzisiaj porozmawiać. 

Jak mądrze zarządzać biurem rachunkowym?

🔸 Magda

Ja też się bardzo cieszę, bo temat jest bardzo ciekawy. Justynę zaprosiłam na tę konferencję i dzisiaj do wywiadu, żeby trochę uchylić rąbka tajemnicy tego, jak można mądrze zarządzać biurem rachunkowym, bo o tym właśnie będzie ta konferencja. 

Justyna stworzyła, moim zdaniem, coś niesamowitego, to jest program, który bardzo pomaga w zarządzaniu biurem rachunkowym. Ja mam bardzo często kontakt z właścicielami biur rachunkowych i oni często narzekają na to, że trudno zarządza się zadaniami, trudno się deleguje, trudno się sprawdza, na jakim etapie jest jakieś zadanie. 

Potem utrudnione jest fakturowanie klienta, czy sprawdzanie zyskowności biura. No i właśnie w tym wszystkim pomaga Xon, ale ja na początku chciałam zapytać, skąd w ogóle pomysł na Xon?

Skąd pomysł na Xon?

🔹 Justyna

Pomysł powstał z potrzeby lepszego zarządzania biurem rachunkowym. 

Jak wiemy, tych zadań w księgowości mamy dziesiątki, jak nie setki w miesiącu. Zakładając,  że przeciętne biuro rachunkowe w Polsce zatrudnia pięciu pracowników, każdy z nich niech obsługuje dziesięciu klientów. Dla każdego z klientów trzeba zrobić dziesięć różnych zadań. 

W sumie wychodzi 500 zadań jak nic każdego miesiąca. Jak nad tym wszystkim zapanować? Jak dobrze tym zarządzać? Jak delegować, przesuwać w czasie absencji, a później odhaczać, że zrobione, tak żebym wiedziała w każdym momencie, co trzeba zrobić, kiedy trzeba zrobić, kto to ma zrobić, dla jakiego klienta, w jakim terminie.

To wydaje się dość trudnym zadaniem. Ale nie musi takie być. Właśnie z potrzeby lepszego zarządzania biurem rachunkowym z tymi dziesiątkami, setkami zadań na miesiąc, powstał system, który ma nam usprawniać na bieżąco pracę w biurze rachunkowym. Taka była główna idea tego systemu. Żebym mogła spać spokojnie, mieć porządek w zadaniach i wiedzieć, że wszystko pójdzie na czas do klienta. 

🔸 Magda

To wymagało chyba ogromnego wysiłku, żeby taki program przygotować. Podejrzewam, że to nie było tak, że program powstał z dnia na dzień i od razu działał, tylko to chyba były lata pracy nad tym programem. 

System podpowiada, co zrobić

🔹 Justyna

Dokładnie tak, pracujemy nad nim już 8 lat. Ja postanowiłam stworzyć ten program wiele lat temu. W miarę jak rozwijaliśmy się, zatrudnialiśmy coraz więcej pracowników, obsługiwaliśmy coraz więcej firm i ja najzwyczajniej w świecie zaczęłam się w tym wszystkim gubić. Co zrobić, kiedy, dla jakiego klienta itd. A klientów przecież w biurze rachunkowym mamy bardzo dużo.

Ja przyznam się, że naprawdę nie pamiętałam, kto, jak się rozlicza z klientów. Czy jest na liniówce, czy na skali, czy na ryczałcie? Inni z kolei są na CIT miesięcznym, kwartalnym. Ten jest na 9%, ten 19%. Jeden jest vatowcem, inny nie jest vatowcem, a jak jest vatowcem, to chce, żeby go rozliczać piętnastego na przykład, a nie dwudziestego piątego, bo ma częste zwroty VAT-u.

Żeby móc nad tym wszystkim zapanować, powstał ten system, który na bieżąco pomaga w codziennej pracy w biurze rachunkowym. On pomaga zarówno mnie, osobie zarządzającej tym biurem, ale też ma za zadanie pomagać pracownikom w ich codziennej pracy.

Ma ich prowadzić niemal za rękę, każdego dnia wskazując, co trzeba zrobić. System sam wskazuje jakie zadania, w jakich terminach, kto ma zrobić. Nie musimy samodzielnie prowadzić dodatkowych notatek, zeszytów, exceli. 

To wszystko jest w jednym miejscu, w jednym systemie. Dostępne w każdym momencie od ręki. 

🔸 Magda

Brzmi jak bajka, więc powiedz, jaki jest haczyk?

Jaki jest haczyk?

🔹 Justyna

Nie ma haczyka, właśnie nie ma haczyka. Ja nie ukrywam, że system powstał dla nas, dla naszego biura. To jest ośmioletnia praca nad tym systemem. I słuchajcie, tak fajnie nam się rozwinął ten projekt, że postanowiliśmy dzielić się nim z innymi biurami.

Świetnie nam pomaga i jestem przekonana też, że może pomagać innym biurom rachunkowym w lepszej organizacji ich pracy. Program ma usprawnić działanie biura, poprawić komunikację w zespole, no a przede wszystkim, zarządzać tymi dziesiątkami, setkami zadań, które mamy zrobić dla naszych klientów. 

🔸 Magda

Powiedz, jak to jest, że skoro mam system, w którym mogę zarządzać zadaniami, to jednak muszę temu systemowi trochę czasu poświęcić. Czyli muszę wprowadzić rzeczy, które często przeciętny właściciel biura rachunkowego albo zanotuje sobie na jakiejś kartce, albo w ogóle nie zanotuje i z tego powodu też między innymi potem zapomni.

Więc jak to jest? Czy ten system zajmuje jednak sporo czasu? Jak Ty to widzisz? Ile czasu przeciętnie poświęca się na zarządzanie Xonem? 

Ile czasu przeciętnie poświęca się na zarządzanie Xonem?

🔹 Justyna

Niekoniecznie musi to być czasochłonne. Założę się, że większość z księgowych, pracujących w biurach rachunkowych robi sobie jakieś zestawienia. Czy to w Excelu, czy jakieś notatki w notesach, czy w kalendarzach Google, Outlookach, czy w jakichś innych zestawieniach. I tak poświęcamy ten czas na pisanie różnych informacji o klientach. Równie dobrze można to pisać w po prostu w programie Xon. 

W jednym miejscu, które ma służyć do zarządzania biurem rachunkowym. I wszystkie informacje będą centralnie w jednym systemie. Gdziekolwiek jesteśmy, mając dostęp do internetu, mamy dostęp do tych wszystkich informacji. Niekoniecznie w Excelach, niekoniecznie w notatkach spisanych w szufladzie. Po prostu dostępne od ręki 24/7 ze swojego programu Xon. 

🔸 Magda

Mogę sobie wyobrazić, że to oszczędza czas w sytuacjach, w których musisz coś sprawdzić, lub szybko sobie przypomnieć i teraz nie wiesz, gdzie ta kartka leży, gdzie sobie to zapisałaś, w którym pliku Excela to w sumie było?

🔹 Justyna

Dokładnie.

🔸 Magda

Tutaj masz wszystko w jednym miejscu. To brzmi jak taka trochę bajka dla księgowych. Część księgowych sobie myśli, że pewne z tych rzeczy można znaleźć też w programach księgowych, ale czy to prawda? Gdzieś przewijał się też wątek tego, jak można fakturować klientów na podstawie Xona. Powiedz o tym coś więcej. Jak to wygląda?  Jakie to jest ułatwienie tego, by móc się dobrze rozliczać z klientami?

Jak fakturować klientów na podstawie Xona?

🔹 Justyna

Cały czas mówimy o zarządzaniu zadaniami różnego rodzaju. To jest bardzo ważne i to jest nasz priorytet. Jednak dodatkowo system ma też zapewnić rzetelne rozliczanie z naszymi klientami. Dzięki systemowi mogę dobrze określić ryczałty miesięczne, bo wiem, jakie jest zaangażowanie zespołów w obsługę każdego klienta. 

W każdej chwili mogę sobie zrobić raporty z informacją, ile czasu spędzaliśmy na danego klienta. Kto pracował na danego klienta. Ile czasu mu to zajęło, co konkretnie robił i w jakim okresie to było wykonane? Ja wtedy wiem, że dla danych klientów przepracowaliśmy na przykład 30 godzin miesięcznie średnio.

Mogę sobie to łatwo skonfrontować z ryczałtem, który nam płacą. Jeżeli płacą, powiedzmy, 3-4 tysiące, to jest pewnie całkiem ok. Ale jeżeli ryczałt mam ustalony na poziomie 1500 złotych, no to trzeba sobie powiedzieć szczerze, że za te 30 godzin naszego zaangażowania, to najprawdopodobniej nie jest wystarczające i pewnie do tego dopłacamy.

W takiej sytuacji albo nas czeka poważna rozmowa z klientem o dużej podwyżce. Prawdopodobnie klient nie zgodzi na 100% podwyżkę. Albo trzeba się przestać okłamywać i zamiast pracować z tym klientem, rozwiązać umowę i zachować te 30 godzin na nowych klientów, którzy będą bardziej rentowni. 

🔸 Magda

Przeglądając prezentację Twojego programu, wiem, że można łatwiej monitorować czas pracy pracowników, niż jest to z reguły w programach księgowych, więc to pewnie też jest korzyść. Jakie korzyści, które występują w Xonie Ty byś podkreśliła. Nie zdradzając oczywiście reszty, bo sam Xon i to, jak on działa, co można w nim zrobić, pokażemy w trakcie konferencji. 

🔹 Justyna 

Jest oczywiście bardzo dużo elementów fajnych w tym systemie, ale może ja bym się skupiła na takich trzech najważniejszych korzyściach, które nam daje praca systemu.

Duża wygoda

Po pierwsze, to jest duża wygoda. Słuchajcie, system jest bardzo prosty, przejrzysty, łatwy w obsłudze, z intuicyjnym interfejsem. Zapewnia przez to duży komfort pracy dla każdego użytkownika. System sam tworzy listę zadań do zrobienia każdego miesiąca.

Tych naszych zadań cyklicznych, które wykonujemy dla klientów, co tydzień, co miesiąc, co kwartał, czy co rok. System sam to tworzy, sam pilnuje terminów, sam wskazuje osoby, które mają to wykonać. A jak jest wykonane, no to wtedy też wiemy, kto kiedy pracował i ile czasu mu to zajęło. Czyli duża wygoda. To przede wszystkim. 

Większe zarobki

Po drugie, to są większe zarobki. Dzięki pracy w tym systemie możemy bardzo usprawnić pracę całego zespołu. Wszystko jest poukładane. Dzięki temu możemy wpływać na dużo większą efektywność pracy całego zespołu. 

A jak wiemy, tylko efektywność robi nam wyniki. Dzięki temu możemy lepiej zarabiać. Możemy lepiej określić ryczałty miesięczne, bo wiemy, ile czasu obsługujemy danego klienta w ciągu miesiąca, ale też co ważne i warte podkreślenia. 

Nie zapomnimy zafakturować żadnej godziny dodatkowej, bo system oprócz tych ryczałtów oczywiście ma możliwość ewidencjonowania wszystkich prac, które wykonujemy też poza ryczałtem. Te dodatkowe rzeczy, które nam zlecają klienci. A tutaj zadzwoni. Proszę o wsparcie, w wypełnianiu jakiejś deklaracji do GUS-u. A tutaj trzeba jakiś wniosek kredytowy, część finansową, wypełnić dla banku. Nie ma problemu, ale w standardzie tego nie mamy.

Ja wtedy mówię, drogi kliencie, jest to dodatkowa godzina lub dwie. Jeżeli się decyduje, jak najbardziej pomagamy klientom w tych pracach, ale ewidencjonujemy to jako coś dodatkowego i na koniec miesiąca system sam nam przypomina, ile zafakturować, kwotę ryczałtu i kwotę prac dodatkowych. To jest też bardzo ważne. Właśnie dzięki systemowi nie umknie nam żadna godzina dodatkowa pracy. To po drugie było. 

Maksymalne bezpieczeństwo

A po trzecie, słuchajcie, to jest też maksymalne bezpieczeństwo, które jest nam tak potrzebne. System nam zapewnia porządek w zadaniach. Dzięki czemu ja mogę spać spokojnie, bo mam pewność, że o niczym nie zapomnimy. Wszystkie zadania są uporządkowane w terminach. Zawsze wiem, co, kiedy i dla jakiego klienta trzeba zrobić. 

A jak jest zrobione, to też to wiem, bo mam odhaczone z listy. Wiem, kto to zrobił, kiedy to zrobił i ile czasu to zajęło. 

🔸 Magda

No naprawdę, brzmi super. Z chęcią zobaczymy więcej w trakcie prelekcji, do której zapraszamy gorąco. Justyna pokaże, jak można zarządzać w Xonie. Justyna będzie wtedy dostępna na czacie, więc można jej zadać pytania. Ja z chęcią dowiem się więcej. Tak jak mówię, to brzmi jak bajka. Cały czas zastanawiam się, jaki tu jest haczyk, a tu haczyka nie ma. To naprawdę bajka.

Zarządzanie z Xonem wcale nie musi być trudne

🔹 Justyna

Właśnie to się wydaje, że to jest niemożliwe albo bardzo, bardzo trudne, zarządzać pięciuset zadaniami w miesiącu. Ale z Xonem to wcale nie musi być trudne. A naprawdę, może się okazać, że to zaskakująco łatwe. Uwierzcie mi, chętnie Wam to pokażę, jak to się robi. 

🔸 Magda

Zapraszamy bardzo serdecznie na prelekcję w ramach konferencji na dziesięciolecie Mentoris w listopadzie. Tam Justyna na bazie swojego już 25-letniego doświadczenia w księgowości, pokaże, jak tę wiedzę przełożyła na program do efektywnego zarządzania biurem rachunkowym. 

Justyna, bardzo Ci dziękuję za to nasze dzisiejsze spotkanie, za uchylenie rąbka tajemnicy o Xonie i widzimy się na konferencji. 

🔹 Justyna

Dziękuję bardzo i do zobaczenia. 

🔸 Magda

Dziękujemy. 

Rozmowa była zapowiedzią prelekcji, którą Justyna Kraft wygłosiła na konferencji Mentoris, która odbyła się 8 listopada 2023 roku.