Czym jest koszt, a czym jest wydatek? Kiedy wydatek stanowi koszt, a kiedy nie?

Jeżeli nie potrafisz odpowiedzieć  na te pytania bądź zaczynasz swoją przygodę z księgowością, to zapraszam Cię do wpisu na bloga, gdzie wyjaśniam i porządkuję te pojęcia właśnie pod kątem księgowym.

Czym są koszty w księgowości, czyli podstawy prawa bilansowego po ludzku

O kosztach mówi artykuł 3 ustawy o rachunkowości, dokładnie ustęp 1 punkt 31, i nazywa on kosztami oraz stratami uprawdopodobnione zmniejszenie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości. 

I to zmniejszenie korzyści ekonomicznych może się przejawiać poprzez: 

• zmniejszenie wartości aktywów lub
• zwiększenie wartości zobowiązań. 

Definicja brzmi dla Ciebie odstraszająco? To, co jest najważniejsze w tej definicji to, że koszt to zmniejszenie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości.

Tutaj jest dosyć logiczne stwierdzenie – zmniejszenie wartości aktywów, czyli coś tracimy, bądź zwiększenia wartości zobowiązań, więc rośnie nam, mówiąc potocznie, dług. 

Czyli w księgach rozpoznamy koszt wtedy gdy w związku z operacją zmniejszy nam się to, co posiadamy bądź wzrośnie wartość zobowiązań, czyli długu.

Rozróżnienie pomiędzy kosztami a wydatkami

Czy w takim razie koszt to to samo co wydatek?

Pamiętajmy, że wydatek to rozchód środków pieniężnych. Ten rozchód środków pieniężnych związany jest z zakupem, wypłatą, zapłatą. Koszty często mylone są z wydatkami, natomiast koszty nie zawsze są związane z zakupem, wypłatą i zapłatą. One mogą również reprezentować np. zużycie środków trwałych (amortyzacja), korzystanie z siły roboczej, usług obcych. Nie każdy wydatek jest kosztem i nie każdy koszt jest wydatkiem. 

Z wydatkiem mamy do czynienia tylko wtedy gdy ma miejsce rozchód środków pieniężnych, czyli zapłata za coś. Moment zapłaty nie musi oznaczać momentu powstania kosztu. Koszt może powstać najpierw, a wydatek później.

Żeby uzmysłowić sobie różnicę pomiędzy wydatkiem a kosztem spójrzmy na następujące przykłady.

Przykład: Zakup towarów/materiałów

Zakup towarów przez osoby początkujące w księgowości często kojarzony jest z kosztem. Jednak sam zakup towarów, słowo kluczowe – zakup, jest wydatkiem, ale nie jest kosztem. Towary trafiają bowiem na magazyn, a bilansie wykazywane są jako zapasy. Zgodnie z zasadą współmierności kosztem stają się dopiero w momencie ich sprzedaży, czyli wtedy gdy powstaje przychód z nimi związany. Podobnie jest z materiałami, ich zakup nie od razu stanowi koszt, kosztem stają się dopiero wtedy, kiedy nastąpi zużycie tych materiałów, na przykład do produkcji, a potem sprzedaż wyrobów gotowych.

Przykład: zapłata za podatek dochodowy

Zapłata za podatek dochodowy z kolei na pewno jest wydatkiem, słowo kluczowe – zapłata, ale również nie jest kosztem. Dlaczego? Dlatego, że podatek dochodowy z definicji nie jest kosztem w ramach ustawy o rachunkowości. 

Przykład: Zakup środka trwałego

Przez zakup środka trwałego mamy na myśli zakup np. urządzenia, maszyny, samochodu czyli takiego elementu majątku, który będzie wykorzystywany do działalności jednostki przez okres dłuższy niż 12 miesięcy.

Sam zakup jest wydatkiem, wartość maszyny trafia bowiem do bilansu jako środek trwały, i dopiero jego zużycie stanowi koszt.

Dlaczego? Znów tutaj kłania się  metoda współmierności oraz memoriałowa. Ponieważ środek trwały będzie służył do działalności jednostki przez okres dłuższy niż 1 rok, stąd tylko pewna część przypadająca na dany okres z jej wartości będzie kosztem.

Najlepiej zrozumieć to na konkretnym przykładzie. Wyobraź sobie,  że spółka kupiła maszynę o wartości 100 000 zł. Maszyna będzie służyła do pakowania towarów przez okres 5 lat. Zgodnie z zasadą współmierności koszt tej maszyny powinien zostać rozpoznany w tym okresie,  w którym jednostka czerpie z niego korzyści. Współmiernie do pojawiających się dzięki maszynie przychodom. Stąd w każdym roku rozpoznany  jest koszt ⅕ wartości maszyny. I ten koszt zwany jest amortyzacją.

Ach ta amortyzacja…

W przypadku amortyzacji nie mamy wydatku, nie mamy zapłaty, zakupu, ale mamy koszt zużycia środka trwałego (wydatek miał miejsce na początku, ale nie rozpoznamy go jako koszt, a koszt powstanie w każdym roku użytkowania środka trwałego, w naszym przykładzie to w każdym z 5 lat).

Podsumowanie

Zapamiętajmy więc, że zmniejszenie korzyści ekonomicznych to nasz koszt, koszt nie zawsze jest wydatkiem. Wydatek może pojawiać się pierwszy, koszt może pojawić się później. Bądź na odwrót, bądź równocześnie. W kolejnym wpisie na blogu zajmiemy się przypadkami, w których pojawiają nam się koszty, ale dotyczą one więcej niż jednego kosztu sprawozdawczego.