Masz koszt, który biznesowo ma sens, jest związany z działalnością, ale nie masz faktury. I pojawia się wątpliwość: czy taki wydatek w ogóle może być kosztem uzyskania przychodów?

To jest sytuacja, z którą prędzej czy później spotyka się każdy księgowy. Szczególnie przy transakcjach zagranicznych albo współpracy z freelancerami.

Zapraszam Cię do wpisu na bloga, w którym omawiamy ten temat.

Gdzie tak naprawdę jest problem?

Najczęściej problem nie wynika z przepisów, tylko z przyzwyczajenia.

Przyjmujemy uproszczenie: nie ma faktury = nie ma kosztu.

Tymczasem przepisy podatkowe w ogóle nie stawiają takiego warunku.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu:

• osiągnięcia przychodów lub
• zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów

z wyjątkiem tych wskazanych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. I to jest punkt wyjścia. Ustawa mówi o celu i związku z działalnością. Nie mówi o fakturze.

A co z dokumentacją?

Tu pojawia się drugi ważny element.

Ustawy o podatkach dochodowych nie regulują szczegółowo sposobu dokumentowania kosztów. To oznacza, że ciężar dowodu spoczywa na podatniku.

Masz udowodnić, że wydatek został poniesiony i że ma związek z działalnością.

I właśnie w tym miejscu przychodzą z pomocą przepisy rachunkowości.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości podstawą zapisów są dowody księgowe, którymi mogą być:

• dowody zewnętrzne obce (np. faktury)
• dowody zewnętrzne własne
• dowody wewnętrzne

Co istotne, organy podatkowe potwierdzają takie podejście.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 listopada 2024 r. (nr 0111-KDIB1-3.4010.511.2024.4.DW) wskazano, że dokument właściwy dla ujęcia kosztu w księgach rachunkowych może stanowić również dowód dla celów podatkowych.

To jest bardzo ważny wniosek praktyczny.

Przykład z życia

Spółka zamawia usługę programistyczną od freelancera z Tajlandii.

Wartość usługi: 2 500 USD, czyli około 10 000 zł.
Usługa została wykonana i jest wykorzystywana w działalności.

Problem pojawia się w momencie rozliczenia: kontrahent nie wystawia faktury, bo w jego kraju nie ma takiego obowiązku. I teraz kluczowe pytanie czy taki wydatek może stanowić KUP?

Jak podejść do tego krok po kroku

W tej sytuacji nie szukamy faktury na siłę. Zaczynasz od zebrania dowodów.

Zgromadzona dokumentacja obejmuje:

• korespondencję mailową określającą zakres i cenę
• potwierdzenie przelewu
• opis wykonanej usługi
• protokół odbioru podpisany przez dział IT
• zrzuty ekranu działania oprogramowania
• oświadczenie kontrahenta o braku możliwości wystawienia faktury

Do tego sporządzony zostaje dowód wewnętrzny.

Co powinien zawierać dowód wewnętrzny

To nie jest dowolny dokument.

Powinien zawierać:

• nazwę i numer dokumentu
• dane stron transakcji
• szczegółowy opis operacji
• wartość w walucie i w PLN
• datę wykonania usługi
• podpis osoby odpowiedzialnej
• dekretację

Dodatkowo przygotowana zostaje notatka wyjaśniająca:

• dlaczego nie ma faktury
• jaki jest cel biznesowy wydatku
• jaki jest jego związek z przychodami

Co mówi praktyka organów podatkowych

Podczas kontroli taki koszt może zostać zakwestionowany na początku. To normalne – brak faktury zawsze zwraca uwagę. Ale kluczowe jest to, co dzieje się dalej.

Jeżeli jesteś w stanie przedstawić spójną dokumentację i logicznie uzasadnić transakcję, koszt może zostać uznany.

Dodatkowo warto pamiętać o art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, który mówi, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczne z prawem. To oznacza, że katalog dowodów jest otwarty.

Kiedy można zastosować takie podejście

Faktura zawsze powinna być podstawowym dokumentem. Zastępcze dowody stosujesz tylko wtedy, gdy:

• nie masz realnej możliwości jej uzyskania
• jesteś w stanie rzetelnie udokumentować transakcję inaczej

To nie jest standardowa praktyka, tylko rozwiązanie wyjątkowe.

Podsumowanie

Jeżeli nie masz faktury to nie przekreśla to automatycznie kosztu, ale zwiększa Twoją odpowiedzialność za jego udokumentowanie

Musisz:

• wykazać związek z działalnością
• zgromadzić dowody
• uporządkować dokumentację
• przygotować się na ewentualne pytania przy kontroli

W praktyce to oznacza zmianę podejścia: mniej schematów, więcej rozumienia.

I właśnie to robi największą różnicę w pracy księgowego.

Jeżeli chcesz uporządkować swoją wiedzę z zakresu CIT koniecznie sprawdź nasz kurs CIT od podstaw.