Wykorzystywanie samochodów w działalności gospodarczej jest bardzo powszechne. I, mimo że od wprowadzenia dużych zmian w zakresie odliczania podatku VAT od wydatków związanych z samochodami i zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów minęło sporo czasu, to nadal trafiają się przypadki, w których musimy chwilę dłużej się zastanowić, czy na pewno w taki sposób powinna być ujęta ta właśnie transakcja. 

No właśnie – a co w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzącej pełne księgi, ze względu na przekroczenie obrotów i sytuacją gdy właściciel wykorzystuje swój prywatny samochód?

Zapraszam Cię serdecznie do artykułu, w którym Ania Małecka, wieloletni Praktyk rachunkowości zajmie się właśnie takim przypadkiem 😊

Wydatki eksploatacyjne – definicja

Niby oczywiste, ale nie do końca. Co to są wydatki eksploatacyjne? 

Ustawodawca posługuje się tym pojęciem, ale w ustawie nie zamieścił jego definicji. Z pomocą służy nam słownik języka polskiego, zgodnie z którym eksploatacja to inaczej użytkowanie, a więc przez wydatki eksploatacyjne pojazdu będziemy uznawać wszystkie wydatki związane z bieżącym użytkowaniem samochodu. 

Najczęściej będzie to paliwo, płyny do spryskiwaczy, przeglądy i naprawy. Co ważne koszty najmu/leasingu nie zaliczają się do tego katalogu – są one traktowane jako wydatki uprawniające do korzystania z pojazdu, które podatnik ponosi niezależnie od tego czy samochód później jest wykorzystywany, czy nie.

Zaczynamy od… końca, czyli najpierw VAT

Księgowość praktyczna i teoretyczna się różnią. W przypadku wydatków związanych z samochodami widać to bardzo wyraźnie, zwłaszcza jeżeli nie możemy odliczyć 100% podatku VAT z faktury i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 100 % kwoty netto. Nieodliczony podatek VAT ma wpływ na wartość kosztu uzyskania przychodu, dlatego też zacznę od przypomnienia zasad obowiązujących w VAT.

W przypadku samochodów osobowych mamy możliwość odliczenia 100% lub 50% podatku VAT. 100% odliczenia przysługuje w sytuacji, gdy samochód jest wykorzystywany tylko do prowadzenia działalności gospodarczej, został zgłoszony na deklaracji VAT-26 a w celu udokumentowania użytkowania prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. Ten przypadek nie będzie nas interesował.

Zostajemy więc przy 50% odliczeniu podatku VAT. W tym przypadku nie ma żadnych szczególnych zasad odliczenia podatku, trzeba tylko pamiętać o zasadzie ogólnej – odliczenie przysługuje w takim zakresie, w jakim wydatki są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Co się dzieje z nieodliczoną częścią podatku? 

Co do zasady możemy ją zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale czy zawsze?

 Zanim odpowiem na to pytanie, przypomnę zasady obowiązujące na gruncie podatku PIT.

PITu PITu 😉

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych reguluje, w jaki sposób wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Przede wszystkim musimy zacząć od ustalenia, czy samochód jest własnością firmy, czy być może jest to prywatny samochód właściciela wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Obydwie sytuacje pozwalają na zaliczenie wydatków eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodów, tylko w innych wysokościach.

Zaczniemy od przypadku, gdy samochód jest własnością firmy. Następnym krokiem, jaki musimy podjąć, jest ustalenie, czy jest on wykorzystywany tylko na cele prowadzonej działalności gospodarczej, czy również prywatnie. 

W przypadku samochodów wykorzystywanych tylko na cele prowadzonej działalności musimy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. 

Podatnicy VAT mają ułatwioną sytuację, gdyż ewidencja prowadzona w celu odliczenia 100% podatku VAT, może też służyć potwierdzeniu użytkowania dla celów PIT. Dla takich samochodów możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatku (w przypadku VATowców 100% wartości netto).

Inaczej sytuacja wygląda, gdy dla danego samochodu nie jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu – automatycznie oznacza to, że samochód jest wykorzystywany zarówno do celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak i prywatnie. 

W takich przypadkach do KUP można zaliczyć 75% wydatku związanego z tym samochodem. O ile w przypadku podatników niebędących podatnikami podatku VAT sprawa jest prosta – do kosztów podatkowych zaliczymy 75% wartości brutto, o tyle trzeba być bardzo ostrożnym w przypadku podatników VAT, ponieważ w ich przypadku 75% wartości liczymy od sumy wartości netto i nieodliczonego podatku VAT.

Do omówienia został ostatni przypadek – właściciel wykorzystuje na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej prywatny samochód, niebędący składnikiem majątku firmy. 

Przed zmianą przepisów podatnicy musieli prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla takich samochodów, a wydatki mogły być zaliczone w koszty do wartości limitu wynikającego z ewidencji. 

Po nowelizacji wydatki nadal są limitowane — do kosztów uzyskania przychodów zaliczymy tylko 20% wartości wydatku. Podatnicy VAT ponownie muszą zachować szczególną ostrożność, ponieważ nieodliczony podatek VAT wpływa na wysokość limitu. Na szczęście został zniesiony obowiązek prowadzenia kilometrówki 😉

Trochę praktyki

Teoria przypomniana, możemy więc przejść do przykładu.

Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i ze względu na obroty jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jest czynnym podatnikiem VAT. Od czasu do czasu zdarza mu się wykorzystywać prywatny samochód do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Wówczas ponosi koszty zakupu paliwa, ostatnio dostarczył do biura fakturę o wartości 200,00 zł netto (46 zł podatku VAT). W jaki sposób należy ująć tę fakturę w księgach?

Analizę przykładu zaczniemy od końca, czyli od podatku VAT. Samochód jest wykorzystywany zarówno do celów prowadzonej działalności gospodarczej jak i prywatnie, dlatego podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 50% wartości podatku VAT, a więc w tym przypadku 23 zł. Pozostała część podatku, zwiększy limit wydatku, jaki możemy zaliczyć do KUP.

W związku z tym, że jest to prywatny samochód właściciela, do kosztów uzyskania przychodów możemy zaliczyć tylko 20% wartości wydatku. W tym przypadku będzie to kwota 20%*(200,00 zł +23,00 zł) = 44,60 zł. Pozostała część wydatku, czyli 178,40 zł nie będzie stanowiła kosztów uzyskania przychodów.

Jak będą wyglądały księgowania na kontach teowych?

Podsumowanie

Wydatki związane z użytkowaniem samochodów spędzają sen z powiek zarówno przedsiębiorcom jak i księgowym. 

Spowodowane jest to nie tyle ich limitowaniem, co koniecznością stosowania innych limitów w różnych przypadkach. Tutaj łatwo się pomylić, zwłaszcza jak w firmie jest kilka samochodów użytkowanych w różny sposób, a do tego właściciel wykorzystuje prywatny samochód do prowadzenia działalności. 

Niestety nie ma na to magicznego rozwiązania, trzeba po prostu być ostrożnym i za każdym razem upewniać się z jakim przypadkiem, a tym samym, jakim limitem mamy do czynienia.