Zamknięcie roku obrotowego i sporządzenie sprawozdania finansowego w wielu jednostkach to okres wytężonego wysiłku. 

Praca nad prawidłowym zamknięciem ksiąg nakłada się na bieżące obowiązki i powoduje spiętrzenie zadań do wykonania. Jakie dokładnie czynności należy wykonać?

O tym opowie dzisiaj wieloletni praktyk rachunkowości, Anna Małecka.

---

Zamknięcie roku, ale o co chodzi?

Do tej pory zajmowałeś się zamknięciem miesiąca i po raz pierwszy czeka Cię zamknięcie roku? Procedura zamknięcia roku jest nieco inna niż zamknięcia miesiąca i posiada pewne fazy, które warto znać i którym warto się przyjrzeć.

Całe zamknięcie roku możemy podzielić na 3 etapy:

1. Zamknięcie ksiąg rachunkowych
2. Sporządzenie sprawozdania finansowego
3. Badanie sprawozdania finansowego

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Pierwszy etap polega na ustaleniu realnej wartości składników aktywów i pasywów. 

W ramach tego etapu możemy wyróżnić jeszcze 3 nakładające się na siebie procesy, które mogą się rozpocząć już w ostatnim kwartale roku obrotowego i zakończyć w ciągu 15 dni roku następnego.

Pierwszy z nich to formalna weryfikacja poprawności i kompletności zapisów księgowych. Czyli tak zwane sprawdzenie obrotów i sald. 

Tutaj jest miejsce na ustalenie łatwych do usunięcia zniekształceń zapisów księgowych, na przykład wyjaśnienie ujemnych stanów na kontach materiałów bądź sald na kontach rozrachunkowych po „niewłaściwej stronie”. A więc kredytowych dla należności i debetowych dla zobowiązań.

Drugim procesem jest inwentaryzacja. Często jest to proces długotrwały. 

To właśnie inwentaryzację niektórych składników majątku można rozpocząć już na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć w ciągu 15 dni następnego roku. 

Dzięki rzetelnie przeprowadzonej inwentaryzacji możemy potwierdzić realność kwot figurujących na kontach aktywów i pasywów. 

Wszystkie niezgodności sald kont księgowych z inwentaryzacją powinny być zweryfikowane i rozliczone (spisane).

Trzeci proces to weryfikacja i aktualizacja wyceny. W tym miejscu należy zastanowić się nad przydatnością gospodarczą składników majątku i ewentualną aktualizacją ich wartości. 

Może być tak, że przedsiębiorstwo, którego akcje/udziały posiadasz, nagle ogłosi upadłość – wówczas należy dokonać aktualizacji wartości tych składników majątku.

W czym problem?

Wyżej wymienione przeze mnie procesy mieszają się ze sobą i nakładają. Dokonanie aktualizacji wyceny powoduje konieczność ponownego formalnego sprawdzenia zapisów księgowych. 

Taka sama sytuacja będzie miała miejsce przy stwierdzeniu niedoborów/nadwyżek inwentaryzacyjnych i ich spisaniu.

Wszystkie te czynności i wielokrotne ich powtarzanie ma jeden cel – poprawne zamknięcie ksiąg rachunkowych, które będą rzetelnie przedstawiały sytuację przedsiębiorstwa. Pamiętaj, że to właśnie na podstawie informacji z ksiąg rachunkowych jest sporządzane sprawozdanie finansowe.

Sprawozdanie finansowe — terminy

Jednostki prowadzące księgowość na podstawie ustawy o rachunkowości mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. 

Wzór sprawozdania finansowego i zakres informacji, które powinny się w nim znaleźć, znajdziesz w ustawie o rachunkowości. Dla jednostek małych i mikro jest przewidziany zakres uproszczeń, z których mogą skorzystać.

Pamiętaj – przede wszystkim nadrzędne zasady

Przy sporządzaniu sprawozdania finansowego powinno się stosować kilka nadrzędnych zasad, charakterystycznych dla zarówno dla prowadzenia ksiąg, jak i sporządzania SF.

Są to:

• jasność i rzetelność – dotyczy to zarówno prowadzonych ksiąg, jak i sporządzanego na ich podstawie sprawozdania, pozwala na przedstawienie stanu finansowego jednostki odzwierciedlającego rzeczywistość,
• wyższość treści ekonomicznej nad przepisami – jeżeli zasada rzetelności i UoR kolidują ze sobą, to UoR przewiduje możliwość odstąpienia od stosowania jej przepisów. Są to jednak sytuacje niezwykle rzadkie, które powinny zostać dodatkowo opisane w sprawozdaniu finansowym,
• memoriał – zarówno w przypadku ksiąg rachunkowych, jak i w sprawozdaniu finansowym należy ująć ogół zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce w danym roku, niezależnie od terminu przekazania informacji o ich wystąpieniu,
• ciągłość – zakłada stosowanie z okresu na okres tych samych zasad rachunkowości, zapewniając tym samym porównywalność danych,
• współmierność – najprościej mówiąc, ujęcie wszystkich osiągniętych w danym roku przychodów i odpowiadającym ich kosztów,
• ostrożność – dotyczy wyceny składników majątku, uwzględniając zdarzenia, które nastąpiły już po dniu bilansowym, ale do dnia faktycznego zamknięcia ksiąg,
• indywidualna wycena i prezentacja – każdy składnik aktywów i pasywów powinien być osobno wyceniony i nie można kompensować ze sobą aktywów i pasywów różnego rodzaju,
• zasada istotności – umożliwia stosowanie różnych uproszczeń i selekcjonowanie informacji istotnych dla osób zainteresowanych.

Badanie sprawozdania finansowego

I w taki właśnie sposób dochodzimy do trzeciego etapu – badania sprawozdania finansowego. 

Prawda jest jednak taka, że audytor zweryfikuje nie tylko sporządzone sprawozdanie finansowe, ale też księgi rachunkowe. 

Nie wszystkie jednostki muszą obowiązkowo badać sprawozdanie finansowe. Dokładnie o tym, które jednostki mają taki obowiązek, mówi art. 64 ust.1 o rachunkowości. Jednak szczególną uwagę należy zwrócić na spółki akcyjne (niezależnie od warunków), podmioty podlegające KSH i przedsiębiorstwa osób fizycznych, które spełniają dwa z trzech warunków przedstawionych poniżej:

Wyboru audytora należy dokonać odpowiednio wcześniej, tak aby umożliwić mu uczestnictwo w inwentaryzacji. Decyzję w tym zakresie podejmuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki. 

Przy wyborze audytora należy zwrócić szczególną uwagę, czy firma audytorska ma odpowiednie uprawnienia do badania sprawozdań finansowych. 

W tym celu Polska Agencja Nadzoru Audytowego udostępniła na swojej stronie internetowej wyszukiwarkę biegłych rewidentów uprawnionych do badania. Podobny rejestr możemy odnaleźć na stronie Polskiej Izby Biegłych Rewidentów. 

Taka weryfikacja zminimalizuje możliwość oszustwa.

Podsumowanie

Zamknięcie roku to długotrwały i żmudny proces. Dlatego też prace nad nim warto rozpocząć odpowiednio wcześniej i przeprowadzić dokładną weryfikację sald kont księgowych, które następnie zostaną potwierdzone w drodze inwentaryzacji. Im dokładniej wykonamy tę część prac, tym sprawniej i szybciej zostanie przeprowadzone badanie sprawozdania finansowego.

Oczywiście to, co tutaj opisałam, to bardzo skrótowy opis procedury zamknięcia roku, która trwa nawet kilka miesięcy.

Jeśli chciałbyś się dowiedzieć więcej na temat sprawozdań finansowych, to zapraszam Cię do odebrania dostępu do nagrania szkolenia “Sprawozdania finansowe bez tajemnic“, które znajdziesz TUTAJ.