Firma “Handel Sp. z o.o.” z powodu problemów technicznych nie zdążyła złożyć JPK_V7M za listopad 2025 r. w terminie do 29 grudnia 2026 r (ze względu na święto). Deklaracja została przesłana dopiero 2 lutego 2026 r. z wykazanym podatkiem do zapłaty w wysokości 2 300 zł. Jakie są konsekwencje nieterminowego złożenia deklaracji VAT i jak można je zminimalizować?
Znasz odpowiedź na to pytanie? Nie? Koniecznie czytaj dalej, w tym wpisie Ania Małecka rozkłada ten temat na czynniki pierwsze.
Podstawowe obowiązki związane z JPK_VAT
Każdy czynny podatnik VAT, niezależnie od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym wykonał jakąkolwiek czynność podlegającą opodatkowaniu, ma obowiązek złożenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej plik JPK_VAT z deklaracją. Wynika to z art. 99 ust. 1-3 oraz ust. 11b oraz art. 109 ust. 3 i 3b ustawy o VAT.
Podatnicy rozliczający się miesięcznie składają JPK_V7M do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, natomiast podatnicy rozliczający się kwartalnie składają JPK_V7K w dwóch częściach – ewidencyjną do 25 dnia miesiąca za każdy miesiąc kwartału i deklaracyjną za cały kwartał do 25 dnia miesiąca następującego po ostatnim miesiącu kwartału.
W przypadku, gdy termin na złożenie JPK_VAT z deklaracją upływa w sobotę, niedzielę lub święto będące dniem ustawowo wolnym od pracy, za ostatni dzień uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych.
Odpowiedzialność karna skarbowa i czynny żal
Konsekwencją niedotrzymania terminu na złożenie JPK_VAT z deklaracją może być odpowiedzialność karna skarbowa. Niezłożenie deklaracji w terminie stanowi wykroczenie skarbowe zgodnie z art. 56 § 4 Kodeksu karnego skarbowego, a złożenie ewidencji po terminie jest wykroczeniem skarbowym na podstawie art. 61a § 3 tego kodeksu.
Karą za takie uchybienie jest grzywna określona kwotowo, wymierzana zazwyczaj przez funkcjonariusza w postępowaniu mandatowym. Nie może ona przekroczyć pięciokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Sposobem na uniknięcie sankcji za nieprzesłanie w terminie pliku JPK jest złożenie czynnego żalu, czyli zawiadomienia organu o popełnieniu wykroczenia skarbowego zgodnie z art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego. W przypadku firmy Handel Sp. z o.o. czynny żal powinien zostać złożony jednocześnie z przesłaniem JPK_VAT z deklaracją. Zawiadomienie można złożyć na piśmie, ustnie do protokołu lub za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.
Sprawca musi przyznać się do popełnienia czynu zabronionego oraz ujawnić wszystkie istotne okoliczności jego dokonania. Czynny żal jest bezskuteczny, jeżeli został złożony w czasie, gdy urząd skarbowy miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu wykroczenia skarbowego.
Zaległość podatkowa i odsetki za zwłokę
Nieterminowe wykonanie zobowiązania podatkowego skutkuje powstaniem zaległości podatkowej z mocy samego prawa następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin płatności. Konsekwencją zaległości są odsetki za zwłokę naliczane od dnia następującego po upływie terminu płatności do dnia zapłaty.
Od 30 grudnia 2025 r. stawka odsetek za zwłokę wynosi 11 % rocznie. W przypadku firmy “Handel Sp. z o.o.” odsetki należy naliczyć za okres od 30 grudnia 2025 do 2 lutego 2026 r.
Korzystając z kalkulatora odsetek, firma powinna zapłacić odsetki w wysokości około 24 zł od kwoty głównej 2 300 zł. Zobowiązania z tytułu VAT oraz odsetki wpłaca się na indywidualny mikrorachunek podatkowy bez wezwania organu podatkowego. Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 3-krotności wartości opłaty pobieranej przez Pocztę Polską za traktowanie przesyłki listowej jako poleconej.
Prawo do zwrotu nadwyżki podatku
Pomimo nieterminowego złożenia JPK_VAT z deklaracją, podatnik nie traci prawa do otrzymania bezpośredniego zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym. Termin zwrotu liczony jest od dnia faktycznego złożenia deklaracji, a nie od ustawowego terminu.
Gdyby firma „Handel Sp. z o.o.” wykazała w deklaracji za listopad 2025 r. nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym do zwrotu na rachunek bankowy, termin 60-dniowy na zwrot liczyłby się od 2 lutego 2026 r.
Dodatkowe zobowiązanie podatkowe
Podatnik, który nie wywiązuje się z obowiązku przesyłania w ustawowym terminie pliku JPK_VAT z deklaracją, narażony jest na dodatkowe zobowiązanie w VAT. Zgodnie z art. 112b ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, w razie stwierdzenia, że podatnik nie złożył deklaracji podatkowej oraz nie wpłacił kwoty zobowiązania podatkowego, naczelnik urzędu ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości do 30% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego.
Jeżeli po zakończeniu kontroli podatnik złożył deklarację podatkową i najpóźniej w dniu złożenia tej deklaracji wpłacił kwotę zobowiązania podatkowego, dodatkowe zobowiązanie wynosi do 20% kwoty zaniżenia.
Sankcji nie stosuje się między innymi, jeżeli przed dniem wszczęcia kontroli podatnik złożył deklarację podatkową z wykazanymi kwotami podatku oraz wpłacił na rachunek urzędu skarbowego kwotę wynikającą ze złożonej deklaracji wraz z odsetkami za zwłokę.
Zalecenia dla firmy „Handel Sp. z o.o.”
W analizowanej sytuacji firma powinna niezwłocznie złożyć czynny żal wraz z JPK_VAT za listopad 2025 r., wpłacić podatek w wysokości 2 300 zł oraz odsetki za zwłokę w wysokości około 24 zł. Takie działanie pozwoli uniknąć odpowiedzialności karnej skarbowej i zminimalizować ryzyko nałożenia dodatkowego zobowiązania podatkowego w przypadku ewentualnej kontroli.
Firma zachowuje prawo do zwrotu nadwyżki VAT w przyszłych okresach, jednak terminy zwrotu będą liczone od dnia faktycznego złożenia deklaracji. Ważne jest również wdrożenie procedur zapobiegających podobnym sytuacjom w przyszłości, takich jak wcześniejsze przygotowywanie deklaracji czy ustanowienie systemów backupowych na wypadek problemów technicznych.
