Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą zna to uczucie – właśnie zauważył błąd na wystawionej fakturze. Szczególnie frustrujące jest odkrycie, że pomylił się w dacie sprzedaży, zwłaszcza gdy dotyczy to zamkniętego już okresu rozliczeniowego. Co gorsza, okazuje się, że anulowanie faktury nie wchodzi już w grę. Co zrobić w takiej sytuacji? Jakie problemy techniczne możesz napotkać?
Zapraszamy do artykułu w tym temacie przygotowanego przez Annę Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości.
Dlaczego data sprzedaży ma tak duże znaczenie?
Zanim przejdziemy do sposobów korekty, warto zrozumieć, dlaczego data sprzedaży na fakturze jest tak istotna. To nie tylko formalny wymóg ustawy o VAT – błędna data może mieć rzeczywiste konsekwencje dla prowadzenia biznesu. Przede wszystkim określa ona moment powstania obowiązku podatkowego, co bezpośrednio wpływa na to, w którym miesiącu należy rozliczyć podatek VAT. I nie tylko VAT, ma ona istotne znaczenie także na gruncie CIT, a także UOR.
Wyobraźmy sobie sytuację przedsiębiorcy świadczącego usługi w cyklach miesięcznych. Faktura za usługi wykonane we wrześniu została wystawiona 10.10. i co więcej, data sprzedaży na fakturze również została wpisana jako 10.10., a nie 30.09. Bazując tylko na informacjach z faktury, najpewniej sprzedaż wykażemy w październiku, gdzie tak naprawdę obowiązek podatkowy zarówno do VAT i CIT powstał już z chwilą wykonania usługi, czyli we wrześniu. Dlatego też trzeba zwracać uwagę na prawidłowość dat.
Legalne rozwiązania, czyli co mówią przepisy
Ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje dwa mechanizmy korekty błędnej daty sprzedaży. Pierwszy z nich to faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę. Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT, gdy po wystawieniu faktury stwierdzi się pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik może wystawić dokument korygujący. Mechanizm ten nie wymaga zgody nabywcy i wydaje się najprostszym rozwiązaniem.
Drugi sposób to nota korygująca wystawiana przez nabywcę. Ten instrument jest jednak obwarowany większymi ograniczeniami – można go stosować tylko do niektórych rodzajów błędów, a jego ważność wymaga akceptacji sprzedawcy. Na szczęście data sprzedaży nie znajduje się wśród elementów wyłączonych z możliwości korekty przez nabywcę.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej numer 0114-KDIP1-3.4012.86.2023.1.JG z 9 marca 2023 roku potwierdził, że oba sposoby korekty są dopuszczalne. Organ podatkowy podkreślił przy tym, że błędy w fakturach powinny być skorygowane tak, aby dokument odzwierciedlał faktycznie dokonaną transakcję między prawidłowo oznaczonymi podmiotami gospodarczymi.
Praktyczna rzeczywistość – gdy teoria spotyka się z oprogramowaniem
Tu jednak zaczyna się prawdziwy problem. Teoria to jedno, a codzienność księgowa to drugie. Okazuje się bowiem, że popularny program księgowy, taki jak Comarch Optima, nie oferuje funkcjonalności wystawienia faktury korygującej wyłącznie datę sprzedaży. Nie jest to jedyne oprogramowanie, które takiej funkcjonalności nie posiada. To ograniczenie techniczne sprawia jednak, że teoretycznie możliwa korekta, staje się praktycznie trudna do zrealizowania.
Praktyczne rozwiązania i możliwości
W obliczu ograniczeń technicznych przedsiębiorcy muszą szukać alternatywnych rozwiązań. Jednym z nich jest skorzystanie z noty korygującej wystawianej przez nabywcę. Wymaga to jednak współpracy obu stron transakcji i może być czasochłonne, zwłaszcza gdy nabywca nie jest zainteresowany dodatkowymi formalnościami.
W przypadku braku takiej współpracy, sprzedawcy nie pozostaje nic innego, jak wystawienie faktury korygującej, z tym że nie będzie to faktura korygująca tylko datę sprzedaży. W przypadku, gdy program nie posiada funkcjonalności korekty daty sprzedaży na dokumencie, nie pozostaje nic innego jak skorygowanie całej faktury do „zera” i wystawienie nowej faktury sprzedaży, już z prawidłowymi datami. W efekcie mamy jednak 2 faktury sprzedaży – tą pierwotną z błędem i nową już poprawioną, oraz fakturę korygującą. Więc jak widzisz, papierologii jest trochę więcej.
Warto również wdrożyć szczególne procedury weryfikacyjne, które zmniejszą ryzyko pomyłek. Może to obejmować dodatkową kontrolę faktur przed ich zatwierdzeniem czy wprowadzenie zasady, że faktury sprawdza druga osoba.
Podsumowanie
Praktyczna korekta błędnej daty sprzedaży doskonale ilustruje rozdźwięk między przepisami prawa a możliwościami ich zastosowania w rzeczywistości. Choć ustawa o VAT przewiduje możliwość korekty samej daty sprzedaży, ograniczenia techniczne mogą skutecznie uniemożliwiać ich wykorzystanie.
Kluczowe jest więc przede wszystkim zapobieganie błędom poprzez wdrożenie odpowiednich procedur kontrolnych. W przypadku, gdy błąd już się wydarzy, najlepszym rozwiązaniem jest skonsultowanie się z księgowym lub doradcą podatkowym, który pomoże wybrać optymalny sposób rozwiązania problemu.
Czasem nota korygująca może okazać się prostszym rozwiązaniem niż zmiana oprogramowania czy skomplikowane obejścia w systemie.
Pamiętajmy, że choć błędy są częścią ludzkiej natury, w księgowości mogą mieć realne konsekwencje. Dlatego warto zainwestować w systemy i procedury, które minimalizują ryzyko ich wystąpienia.
Źródła
1. Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11.03.2004 roku
2. Interpretacja indywidualna numer 0114-KDIP1-3.4012.86.2023.1.JG z 09.03.2023 roku
Chcesz więcej takich opracowań? Zapisz się na bezpłatną Prasówkę Księgowego.
