Każdy księgowy obsługujący firmy handlowe doskonale zna tę sytuację: przyjmujesz towar do magazynu, a w systemie magazynowym ceny jednostkowe są zaokrąglane do groszy lub nawet do złotych. W efekcie wartość towaru w magazynie nieznacznie różni się od wartości wynikającej z faktury zakupu. Jak ująć w księgach te drobne różnice?

Zapraszam Cię dzisiaj do wpisu na bloga, w którym Anna Małecka, doradca podatkowy i wieloletni praktyk rachunkowości odpowiada na to pytanie.

Dwie strategie w zależności od skali problemu

Sposób rozliczenia różnic pomiędzy wartością towaru przyjętego na magazyn, a jego wartością na fakturze (wynikającą z ograniczeń dotyczących zaokrąglania wartości jednostkowych w systemie), zależy głównie od ich wielkości różnicy. Do wyboru mamy dwie metody.

Jeśli różnice są naprawdę niewielkie i nie wpływają istotnie na obraz finansowy firmy, możesz zastosować prostszą metodę. Gdy jednak różnice są znaczące, lepiej skorzystać z bardziej precyzyjnego podejścia.

Metoda dla różnic nieistotnych

Gdy różnice z zaokrągleń są niewielkie, możesz je rozliczać od razu przy księgowaniu każdej dostawy. Po prostu odnosisz taką różnicę bezpośrednio na konto 73-1 “Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu”. To rozwiązanie jest proste i nie komplikuje ewidencji księgowej.

Przykładowo, jeśli faktura opiewa na 1000,05 zł netto, a po zaokrągleniu cen jednostkowych wartość towaru w magazynie wynosi 1000,00 zł, to te 5 groszy różnicy od razu księgujesz na konto kosztów sprzedanych towarów.

Metoda dla różnic znaczących

Gdy różnice są większe i chcesz mieć nad nimi lepszą kontrolę, warto utworzyć specjalne konto 34-2 “Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów” z odpowiednią analityką dla odchyleń z zaokrągleń. Na tym koncie gromadzisz wszystkie różnice powstające w ciągu okresu sprawozdawczego.

Na koniec okresu – najczęściej miesiąca – rozliczasz skumulowane odchylenia proporcjonalnie: część przypada na towary już sprzedane, a część na te pozostające w magazynie. Dzięki temu masz precyzyjną kontrolę nad wpływem zaokrągleń na wynik finansowy.

Wybór odpowiedniej metody

Decyzja o wyborze metody powinna uwzględniać specyfikę Twojej firmy. Jeśli różnice z zaokrągleń są rzeczywiście marginalne i nie przekraczają kilku złotych miesięcznie, metoda prosta będzie wystarczająca. Jednak gdy prowadzisz handel towarami o wysokich cenach jednostkowych lub masz dużo pozycji magazynowych, lepiej zastosować metodę z kontem odchyleń.

Pamiętaj też o zasadzie istotności w rachunkowości – różnice, które nie wpływają na podejmowanie decyzji gospodarczych przez użytkowników sprawozdań finansowych, można traktować w uproszczony sposób. Ostatecznie ważne jest, żeby wybrana metoda była stosowana konsekwentnie i odpowiadała potrzebom Twojej firmy.

Praktyczny przykład z księgowaniami

Wyobraźmy sobie, że kupujesz 100 sztuk artykułu za 3 847,30 zł netto plus VAT 23%. W systemie magazynowym ceny są zaokrąglane do pełnych groszy, więc cena jednostkowa wynosi 38,47 zł (zamiast dokładnych 38,473 zł). Wartość towaru w magazynie wynosi więc 3 847,00 zł, co daje różnicę 30 groszy.

Księgowania przy metodzie prostej:

1. Faktura zakupu 3 847,30 + 884,88 VAT = 4 732,18 zł

2. VAT naliczony – 884,88 zł

3. Przyjęcie towaru do magazynu – 3847,00 zł

4. Rozliczenie różnicy (0,30 zł)

Księgowania przy metodzie z kontem odchyleń:

Pierwsze trzy operacje identyczne jak wyżej, ale różnicę księgujemy inaczej:

4. Rozliczenie różnicy na konto odchyleń:

Załóżmy, że sprzedałeś 60 sztuk z tej partii:

5. Wydanie towaru z magazynu (60 × 38,47 = 2 308,20 zł)6. Rozliczenie odchyleń na koniec miesiąca (60% z 0,30 zł = 0,18 zł)

Po tych operacjach na koncie 34-2 pozostaje 0,12 zł odchylenia przypadającego na towary w magazynie.

Kontrola i monitoring

Niezależnie od wybranej metody, warto regularnie monitorować poziom różnic z zaokrągleń. Jeśli zaczynają one znacząco rosnąć, może to sygnalizować potrzebę zmiany metody ewidencji lub dostosowania parametrów zaokrągleń w systemie magazynowym. Dobra kontrola nad tymi różnicami to podstawa rzetelnej ewidencji towarów.

Chcesz więcej takich opracowań?

Koniecznie dołącz do naszego bezpłatnego newslettera – prasówki księgowego.