Każdy księgowy zna to uczucie niepewności, gdy w firmie pojawiają się problemy z płynnością finansową. Faktury przychodzą regularnie, ale środków na ich opłacenie brakuje. Powstaje wtedy fundamentalne pytanie: czy możemy zaliczyć takie nieopłacone faktury do kosztów uzyskania przychodów, czy musimy czekać na ich uregulowanie?

Odpowiedź na to pytanie przynosi niedawna interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 listopada 2024 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.471.2024.4.SJ), która może zmienić podejście wielu księgowych do tego zagadnienia.

Zapraszam Cię do wpisu na bloga, w którym Ania Małecka, wieloletni praktyk rachunkowości i doradca podatkowy omawia ten temat.

Historia jednej spółki

Spółka przez dwa lata – 2021 i 2022 – zmagała się z trudną sytuacją finansową. Regularnie otrzymywała faktury za najem lokalu, ale nie miała możliwości ich terminowego opłacenia. Księgowi, działając ostrożnie, nie zaliczali tych nieopłaconych zobowiązań do kosztów uzyskania przychodów. Sytuacja zmieniła się w 2023 roku, gdy udało się wynegocjować z wynajmującym rozłożenie długu na raty do 2028 roku.

Dopiero wtedy spółka postawiła sobie pytanie: czy faktury z lat 2021-2022 można teraz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy moment poniesienia tych kosztów to chwila otrzymania dokumentu, czy może dopiero moment zapłaty?

Co mówi prawo o kosztach

Art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych definiuje koszty uzyskania przychodów jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Definicja ta celowo nie wspomina o “zapłacie” czy “wydatku” – używa słowa “poniesione”.

Organ podatkowy w interpretacji z 21 listopada 2024 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.471.2024.4.SJ) zwrócił uwagę, że to nie przypadek. Ustawodawca świadomie zastosował memoriałową, a nie kasową metodę rozpoznawania kosztów. Oznacza to, że kluczowy jest moment powstania zobowiązania, a nie moment jego spłaty.

Dwie kategorie kosztów

Aby właściwie zrozumieć problem, trzeba pamiętać o podziale kosztów na dwie podstawowe kategorie. Pierwszą stanowią koszty bezpośrednio związane z przychodami – te, które można wprost przypisać do konkretnych przychodów. Drugą grupę tworzą koszty pośrednie, których nie da się bezpośrednio powiązać z określonymi przychodami, ale które są niezbędne dla funkcjonowania firmy.

Koszty najmu należą do tej drugiej kategorii. Choć trudno je przypisać do konkretnego strumienia przychodów, to bezsprzecznie warunkują możliwość prowadzenia działalności gospodarczej.

Rozróżnienie tych kosztów ma szczególne znaczenie, ponieważ w przypadku kosztów bezpośrednich koszty podatkowe powstają z chwilą uzyskania odpowiadającego tym kosztom przychodu, a koszty pośrednie mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu już w momencie ich poniesienia.

Zobowiązanie czy wydatek?

Najważniejsze ustalenie interpretacji dotyczy rozróżnienia między kosztem a wydatkiem. Koszt to zaciągnięte zobowiązanie udokumentowane fakturą lub innym dokumentem. Wydatek to natomiast uregulowanie tego zobowiązania – faktyczny transfer środków pieniężnych.

W świetle interpretacji z 21 listopada 2024 r., moment otrzymania faktury oznacza poniesienie kosztu, niezależnie od tego, kiedy nastąpi jego opłacenie. Uszczuplenie majątku następuje już w momencie powstania zobowiązania, nie dopiero przy jego spłacie.

Organ podatkowy jednoznacznie stwierdził, że spółka powinna była zaliczyć faktury za najem do kosztów uzyskania przychodów już w latach 2021-2022, gdy je otrzymała. Późniejsze uregulowanie zobowiązań nie wpływa na moment rozpoznania kosztu.

Interpretacja ta ma szerokie zastosowanie praktyczne. Dotyczy wszystkich sytuacji, gdy firma otrzymuje faktury za usługi czy towary, ale z różnych powodów nie może ich natychmiast opłacić.

Konsekwencje dla księgowych

Ta interpretacja niesie ze sobą ważne przesłanie dla praktyki księgowej. Księgowi nie powinni wstrzymywać się z zaliczaniem otrzymanych faktur do kosztów tylko dlatego, że firma ma trudności z ich opłaceniem. Oczywiście, równolegle musi nastąpić właściwe ujęcie zobowiązań w bilansie.

Podejście to nie tylko jest zgodne z literą prawa, ale także zapewnia rzetelny obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Ukrywanie rzeczywistych kosztów działalności poprzez ich nieksiągowanie do momentu zapłaty może prowadzić do błędnej oceny rentowności firmy.

Warto jednak pamiętać, że ta zasada działa w obie strony. Jeśli firma wystawia faktury swoim klientom, przychody również należy rozpoznać w momencie ich wystawienia, niezależnie od terminu wpłaty należności.

Chcesz więcej takich informacji księgowych? Koniecznie dołącz do naszego bezpłatnego newslettera PRASÓWKA KSIĘGOWEGO: