W pierwszej części artykułu bardzo dokładnie opisałyśmy działanie transakcji FB01, umożliwiającej księgowanie danego dokumentu. Jednak transakcja ta kryje w sobie jeszcze kilka przydatnych i ułatwiających życie funkcjonalności. M.in. pozwala nam na odwrócenie księgowania w sytuacji, gdy popełnimy błąd.

Zapraszam do artykułu poniżej, w którym Karolina Stolarczyk, wieloletni praktyki w księgowości korporacyjnej przybliży kolejne ukryte możliwości tej funkcji.

„Post with reference” ułatwia życie

To ułatwienie w ramach kodu FB01 zdecydowanie warto znać, kiedy często księguje się te same pozycje. Zdarza się bowiem, że co miesiąc księgujemy taką samą narosłą kwotę np. rozliczenia międzyokresowego. 

Wtedy, zamiast za każdym razem wypełniać od nowa wszystkie pozycje, to wchodzimy w FB01, a później klikamy „post with reference”.

Tutaj jednak ważna sprawa! Musimy znać numer poprzedniego dokumentu. Standardowo oczywiście najłatwiej nam będzie go znaleźć w FBL3N.

Wpisujemy numer dokumentu, numer spółki oraz rok.

Pod spodem mamy kilka opcji, z których najbardziej polecam używać:

• „Display line items” – pozwoli nam to dokonać różnych zmian np. zmiana daty, opisu itd. Moim zdaniem bardzo ważna opcja, nawet jeżeli nasze księgowanie jest bardzo podobne do poprzedniego, to często wymaga delikatnych zmian;
•  „Copy tekst” – moim zdaniem również jedna z ważniejszych opcji, system nam skopiuje wówczas cały opis;
•  „Generate reverse posting” – to opcja służąca do odwracania. Czyli odznaczenie tej opcji spowoduje, że system zaksięguje nam identyczną pozycję, z identyczną kwotą, opisem itd. ale odwróci znaki debet/kredyt.

A co jeśli popełnię błąd?

Księgowość korporacyjna, tak jak i każda inna, narażona jest na błędy. W każdym dziale pracują ludzie. A tam, gdzie w grę wchodzi czynnik ludzki, zawsze jest szansa na pomyłkę. 

Zanim jednak zaczniesz panikować, bo popełniłeś błąd to wiedz, że SAP przychodzi Ci na ratunek z nawet więcej niż jedną transakcją. 😊 

Przed chwilą pokazałam Ci jak to zrobić w FB01 przy użyciu „Generate reverse posting”, a teraz zaprezentuję Ci jeszcze jedną opcję, czyli FB08.

Odwracanie księgowania w FB08

I skoro już jesteśmy przy odwracaniu, to chcę Ci jeszcze pokazać jedną opcję, która temu służy, a mianowicie transakcję FB08.

Możesz za jej pomocą odwrócić wcześniej zaksięgowany dokument. Oczywiście musisz znać jego numer, wypełnić numer spółki oraz rok, a także poniżej z listy za pomocą lupki wybrać powód odwrócenia, posting date oraz posting period.

Jeżeli przed odwróceniem chcesz się jeszcze upewnić, czy odwracasz właściwy dokument, kliknij u góry okularki „display before reversal”.

wówczas tworzy się nowy dokument odwracający poprzedni.

To normalnie, że popełniamy błędy. A najczęściej chochliki zdarzają się, kiedy najbardziej nam się spieszy. 

Najlepiej oczywiście, gdy dany błąd zauważysz sam i to jak najszybciej. Jednak nawet jeżeli podwinie Ci się noga, to szybko sprawę uratujesz przy pomocy, powyżej opisanych transakcji. 

Życzę Ci jednak, żebyś z tych rad korzystał jak najrzadziej 😊

Tym wpisem kończę na ten moment serię artykułów o programie SAP. Jeżeli chciałbyś, abym opisała jakieś inne funkcje tego programu, to koniecznie pozostaw komentarz poniżej.