Ewidencja kosztów w KPiR 2026 – jak ujmować wydatki? |

Koszty są istotnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej, szczególnie dla przedsiębiorców opodatkowanych według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. To właśnie różnica pomiędzy przychodami a kosztami pozwala nam co do zasady ustalić dochód, od którego następnie obliczamy podatek.

Tylko co właściwie może być kosztem uzyskania przychodów? Kiedy wydatek należy ująć w KPiR? Na podstawie jakiego dokumentu można dokonać zapisu? I w której kolumnie księgi powinien się znaleźć?

Jeżeli chcesz znać odpowiedzi na te pytania, zapraszam do lektury 😊

Wpis przygotowała Ania Małecka, wieloletni praktyk rachunkowości.

Najpierw podstawy, czyli co to właściwie są koszty?

Tutaj z pomocą przychodzi nam ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, a dokładniej art. 22 ust. 1:

„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Definicja jest więc bardzo szeroka. Nie znajdziemy w ustawie zamkniętej listy wydatków, które przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów. Zamiast tego przy każdym wydatku musimy odpowiedzieć sobie przede wszystkim na pytanie: czy ma on związek z prowadzoną działalnością i osiąganymi z niej przychodami?

Jeżeli odpowiedź brzmi „tak”, pozostaje jeszcze drugi krok – sprawdzenie, czy dany wydatek nie został wyłączony z kosztów na podstawie art. 23 ustawy o PIT.

Do najczęściej spotykanych wydatków, których nie zaliczymy do kosztów podatkowych, należą między innymi:

kary umowne i odszkodowania dotyczące wad dostarczonych towarów, wykonanych robót lub usług oraz określonych opóźnień związanych z usuwaniem tych wad,
grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym oraz w sprawach o wykroczenia, wraz z odsetkami,
koszty reprezentacji, w szczególności wydatki na usługi gastronomiczne, żywność i napoje, w tym alkoholowe,
naliczone, ale niezapłacone albo umorzone odsetki od zobowiązań, w tym od pożyczek i kredytów.

Katalog z art. 23 jest bardzo rozbudowany, dlatego sama odpowiedź „ten zakup był potrzebny w działalności” nie zawsze wystarczy.

Dokumenty poproszę 😊

Samo poniesienie wydatku nie oznacza jeszcze, że możemy wpisać go do KPiR. Koszt musi być również odpowiednio udokumentowany.

Zasady dotyczące dowodów księgowych znajdziemy przede wszystkim w § 6–8 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.

Podstawą zapisów są między innymi faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne. Rozporządzenie pozwala również na dokonywanie zapisów na podstawie innych dowodów, np. not księgowych, dowodów opłat pocztowych i bankowych czy innych dowodów spełniających określone w nim wymagania.

W określonych przypadkach można również sporządzić dowód wewnętrzny. Nie oznacza to jednak, że możemy wystawić go do dowolnego wydatku, którego nie potrafimy udokumentować fakturą. Rozporządzenie wskazuje konkretny katalog sytuacji, w których taki dokument może być podstawą zapisu. Dotyczy to między innymi niektórych zakupów od ludności, diet związanych z podróżami służbowymi, części wydatków dotyczących użytkowania lokalu czy opłat za parkowanie.

Dlatego zanim ujmiesz nietypowy dokument w KPiR, warto sprawdzić, czy rzeczywiście spełnia on warunki uznania go za dowód księgowy.

Kiedy dokonamy zapisu w KPiR?

Tutaj trzeba rozróżnić dwie rzeczy: dzień poniesienia kosztu oraz moment, w którym koszt może zostać potrącony podatkowo.

Co do zasady za dzień poniesienia kosztu u podatnika prowadzącego KPiR uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku albo innego dowodu stanowiącego podstawę ujęcia kosztu. Wynika to z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT.

Jeżeli podatnik stosuje uproszczoną metodę rozliczania kosztów, koszty co do zasady potrąca w roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Inaczej wygląda sytuacja przy metodzie memoriałowej. Wtedy znaczenie ma podział kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami. Koszty bezpośrednie przyporządkowujemy do przychodów, których dotyczą, natomiast koszty pośrednie zasadniczo rozliczamy w dacie ich poniesienia. Jeżeli taki koszt dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy i nie można ustalić, jaka jego część przypada na poszczególne lata, rozliczamy go proporcjonalnie.

Przykład

Przedsiębiorca 1 października 2026 r. wykupił ubezpieczenie firmowe na 12 miesięcy – od października 2026 r. do września 2027 r. – za 1 200 zł.

Jeżeli stosuje metodę uproszczoną, cały wydatek ujmie w kosztach w 2026 r. Przy metodzie memoriałowej koszt trzeba natomiast rozliczyć proporcjonalnie do okresu, którego dotyczy – 300 zł przypadnie na 2026 r., a 900 zł na 2027 r.

W praktyce wśród podatników prowadzących KPiR zdecydowanie częściej spotkasz metodę uproszczoną. Jest po prostu łatwiejsza w stosowaniu. Metoda memoriałowa wymaga dodatkowego analizowania, czy dany koszt jest bezpośredni czy pośredni oraz jakiego okresu dotyczy, dlatego stosowana jest znacznie rzadziej.

Uwaga na metodę kasową PIT

Od uproszczonej metody rozliczania kosztów trzeba odróżnić metodę kasową PIT, o której mowa w art. 14c ustawy o PIT.

Jeżeli przedsiębiorca wybrał metodę kasową, określone koszty wynikające z transakcji zawieranych z innymi przedsiębiorcami są potrącane dopiero w roku, w którym zobowiązanie zostało uregulowane – nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu.

Nowy wzór KPiR uwzględnia tę sytuację. W przypadku kosztów rozliczanych metodą kasową w kolumnie 2 wpisujemy datę potrącenia kosztu wynikającą z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o PIT.

To ważne, ponieważ „metoda uproszczona rozliczania kosztów” i „metoda kasowa PIT” nie są tym samym.

A co z zakupem towarów i materiałów?

Wydatki na zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych wpisujemy do KPiR zgodnie z zasadami potrącania kosztów określonymi w ustawie o PIT.

Co to oznacza w praktyce? Moment ujęcia takiego wydatku zależy od sposobu rozliczania kosztów stosowanego przez podatnika. Przy najczęściej spotykanej metodzie uproszczonej będzie to co do zasady dzień wystawienia faktury, rachunku albo innego dowodu stanowiącego podstawę ujęcia kosztu.

Jeżeli podatnik stosuje metodę memoriałową, trzeba dodatkowo uwzględnić zasady właściwe dla tej metody, natomiast w przypadku wyboru metody kasowej PIT znaczenie może mieć również moment uregulowania zobowiązania.

Szczególna sytuacja występuje wtedy, gdy przedsiębiorca otrzyma towar lub materiał jeszcze przed otrzymaniem faktury. W takim przypadku należy sporządzić opis otrzymanych towarów lub materiałów i na jego podstawie dokonać zapisu w KPiR.

Po otrzymaniu faktury opis należy z nią połączyć. Jeżeli faktura została wystawiona w KSeF, opis uzupełnia się o numer identyfikujący fakturę w systemie. Jeżeli natomiast wartość wynikająca z faktury będzie inna niż wartość wykazana wcześniej w opisie, różnicę ujmuje się w KPiR w dniu otrzymania faktury.

Jak ująć wydatki w KPiR?

Od 2026 r. zmieniła się numeracja kolumn KPiR, dlatego tutaj szczególnie warto uważać, korzystając ze starszych materiałów szkoleniowych albo artykułów.

Podstawowe kolumny kosztowe wyglądają obecnie następująco:

Kolumna	Co w niej ujmujemy?	Przykłady	Kiedy ujmujemy?
12	zakup materiałów i towarów handlowych według cen zakupu	towar przeznaczony do odsprzedaży, materiał podstawowy	zgodnie z zasadami potrącania kosztów; przy metodzie uproszczonej co do zasady w dniu wystawienia faktury lub innego dowodu
13	koszty uboczne zakupu	transport, załadunek, wyładunek, ubezpieczenie w drodze	zgodnie z zasadami potrącania kosztów; przy metodzie uproszczonej co do zasady w dniu wystawienia faktury lub innego dowodu
14	wynagrodzenia	wynagrodzenia pracowników, umowy zlecenia i o dzieło	zależy od rodzaju wynagrodzenia – wynagrodzenia pracowników etatowych mogą być kosztem miesiąca, za który są należne, jeżeli zostaną wypłacone w terminie; przy umowach zlecenia i o dzieło znaczenie ma co do zasady wypłata wynagrodzenia
15	pozostałe wydatki	czynsz, energia, telefon, paliwo, remonty, amortyzacja, wyposażenie	zgodnie z zasadami potrącania kosztów; przy metodzie uproszczonej najczęściej będzie to dzień wystawienia faktury lub innego dowodu

Pamiętaj, że tabela pokazuje podstawowe zasady. Moment ujęcia kosztu może wyglądać inaczej m.in. wtedy, gdy podatnik stosuje metodę memoriałową albo metodę kasową PIT – o tych zasadach pisaliśmy wcześniej.

Kolumna 16 służy natomiast do wykazania łącznej wartości wydatków z kolumn 14 i 15. W KPiR znajduje się również kolumna 18 przeznaczona na koszty działalności badawczo-rozwojowej.

W praktyce większość bieżących kosztów prowadzenia firmy – takich jak usługi księgowe, telekomunikacyjne, czynsz za biuro, paliwo czy zakup wyposażenia, które nie stanowi środka trwałego – znajdzie się więc w kolumnie 15 „Pozostałe wydatki”.

A co z VAT?

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego, odliczany VAT nie zwiększa ceny zakupu ujmowanej w KPiR.

Rozporządzenie wprost definiuje cenę zakupu jako cenę płaconą przez nabywcę pomniejszoną o VAT podlegający odliczeniu.

Dlatego w typowej sytuacji czynny podatnik VAT ujmie wydatek w KPiR w wartości netto. Jeżeli VAT nie podlega odliczeniu, trzeba dodatkowo zbadać zasady wynikające z ustawy o PIT i ustalić, czy nieodliczony podatek może zwiększyć koszt podatkowy.

A teraz przykłady 😊

Przykład 1 – czynsz za biuro

Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i nie stosuje metody kasowej PIT. 7 maja 2026 r. otrzymał fakturę za czynsz dotyczący najmu biura za maj. Faktura została wystawiona 2 maja 2026 r. i opiewa na kwotę 6 000 zł netto. Przedsiębiorca zapłacił ją 10 maja.

Jak ująć ten wydatek w KPiR?

Zaczynamy od sprawdzenia związku wydatku z działalnością gospodarczą. W tym przypadku jest on oczywisty – przedsiębiorca wynajmuje lokal, w którym prowadzi firmę.

Następnie ustalamy datę kosztu. Ponieważ przedsiębiorca nie stosuje metody kasowej PIT, sama data zapłaty – 10 maja – nie decyduje o momencie ujęcia wydatku. Za dzień poniesienia kosztu przyjmujemy dzień wystawienia faktury, czyli 2 maja 2026 r.

Pozostaje wybór właściwej kolumny. Czynsz jest kosztem ogólnym prowadzenia działalności, dlatego kwotę 6 000 zł ujmiemy w kolumnie 15 „Pozostałe wydatki”.

Przykład 2 – towary handlowe i transport

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT zakupił towary handlowe o wartości 1 000 zł netto. Kontrahent doliczył na fakturze koszty transportu w wysokości 50 zł netto. Faktura została wystawiona 18 maja 2026 r. i tego samego dnia towary zostały dostarczone przedsiębiorcy.

Jak zaksięgować transakcję?

Najpierw badamy związek wydatku z działalnością. Towary zostały zakupione w celu ich późniejszej odsprzedaży klientom, dlatego wydatek ma związek z osiąganymi przychodami.

Następnie ustalamy właściwe kolumny.

Wartość netto zakupionych towarów, czyli 1 000 zł, ujmiemy w kolumnie 12 „Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu”.

Koszt transportu w wysokości 50 zł stanowi koszt uboczny zakupu i trafi do kolumny 13 „Koszty uboczne zakupu”.

W tym przykładzie faktura i towar pojawiły się tego samego dnia, więc sytuacja jest prosta.

Gdyby jednak towar został dostarczony przed otrzymaniem faktury, należałoby zastosować szczególne zasady z § 9 rozporządzenia – sporządzić opis dostawy i na jego podstawie dokonać zapisu w KPiR.

Podsumowanie

KPiR jest ewidencją podatkową, dlatego największym wyzwaniem nie jest samo wpisanie kwoty do odpowiedniej kolumny. Najpierw trzeba prawidłowo „zdiagnozować” transakcję podatkowo.

Przy każdym wydatku warto więc odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań:

czy wydatek ma związek z działalnością,
czy nie został wyłączony z kosztów przez art. 23 ustawy o PIT,
czy mamy prawidłowy dowód księgowy,
w którym momencie koszt może zostać potrącony i w której kolumnie KPiR należy go wykazać.

Jeżeli odpowiesz sobie na te pytania w odpowiedniej kolejności, samo zaksięgowanie dokumentu staje się już znacznie prostsze.

I właśnie dlatego KPiR jest bardzo dobrym miejscem do rozpoczęcia nauki księgowości. Pozwala skupić się na tym, co później będzie potrzebne również przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych – na właściwym rozumieniu zdarzenia gospodarczego i jego skutków podatkowych.