Od 1 października 2025 r. system kaucyjny wszedł do codziennego obrotu. W praktyce oznacza to, że kupując napój w określonym opakowaniu, płacimy nie tylko za sam produkt, ale również kaucję. Potem, po oddaniu pustej butelki lub puszki, można tę kwotę odzyskać.
Z punktu widzenia konsumenta to dość proste. Wątpliwości zaczynają się jednak wtedy, gdy napoje kupuje firma, na przykład do biura, dla pracowników, na spotkania z klientami albo do pomieszczenia socjalnego. W takiej sytuacji również pojawia się kaucja. A skoro pojawia się w dokumentach i przepływach pieniężnych, to trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, jak ją prawidłowo ująć w księgach.
Czy kaucja zwiększa koszt zakupu napojów? Czy jej odzyskanie oznacza przychód? Co zrobić, jeśli część opakowań nie wróci do sklepu, bo ktoś wyrzuci je do zwykłego kosza? To właśnie na tych pytaniach warto się zatrzymać.
Jeżeli ciekawi Cię ten temat, zapraszam do lektury artykułu przygotowanego przez Anię Małecką, księgową z wieloletnim doświadczeniem i doradcę podatkowego.
Dlaczego kaucja nie powinna od razu trafiać w koszty?
Na pierwszy rzut oka można pomyśleć, że skoro firma płaci przy zakupie napojów także kaucję, to cała kwota powinna zwiększyć koszt. W praktyce byłoby to jednak nieprawidłowe.
Kaucja nie jest zwykłym elementem ceny. Ma charakter zwrotny. Firma płaci ją tylko przejściowo, bo zakłada się, że po oddaniu pustego opakowania odzyska tę kwotę. Właśnie dlatego zapłaconej kaucji nie traktuje się jak definitywnego wydatku.
To oznacza, że w typowej sytuacji:
- zapłacona kaucja nie jest jeszcze kosztem,
- odzyskana kaucja nie jest przychodem,
- a sama kwota kaucji powinna być ujęta jako rozrachunek, a nie jako pozycja wpływająca od razu na wynik finansowy.
W praktyce najwygodniej prowadzić taką ewidencję na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki”, z odpowiednią analityką, na przykład jako „Rozliczenie kaucji”.
Jak patrzeć na kaucję na gruncie VAT i CIT
W przypadku firmy kupującej napoje na własny użytek najważniejsze jest to, żeby nie utożsamiać kaucji z ceną napoju. To nie jest zwykła należność za towar, lecz kwota, która ma zostać odzyskana po zwrocie opakowania.Ma to znaczenie również na gruncie VAT. Kaucja nie powinna być traktowana jak odrębny wydatek zwiększający wartość nabywanego towaru do celów rozliczenia podatku naliczonego. Czyli mówiąc wprost VAT przy niej nie jest rozliczany.
Podobnie wygląda to na gruncie podatku dochodowego. Skoro kaucja ma charakter zwrotny, to co do zasady nie stanowi ani przychodu podatkowego, ani kosztu uzyskania przychodów. Innymi słowy, sama zapłata kaucji nie daje jeszcze podstaw do ujęcia kosztu, a jej późniejszy zwrot nie oznacza powstania przychodu.
Dla księgowego najważniejszy wniosek jest więc bardzo praktyczny: kaucji nie doliczamy automatycznie do kosztów zakupu napojów i nie ujmujemy jej jako przychodu przy zwrocie. Najpierw pokazujemy ją jako kwotę przejściowo rozliczaną.
Jak ująć kaucję w księgach
Schemat jest dość prosty. Firma kupuje napoje, płaci kaucję, a potem ma dwa możliwe scenariusze. Albo zwraca opakowania i odzyskuje pieniądze, albo części opakowań nie oddaje i wtedy musi rozliczyć nieodzyskaną część kaucji inaczej.
Najłatwiej zobaczyć to na krótkim przykładzie.
Przykład – firma kupuje napoje do biura
Załóżmy, że spółka kupiła do biura napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym. Sama kaucja wynosi 50 zł. Po pewnym czasie część pustych opakowań została oddana do sklepu i firma odzyskała 35 zł. Pozostałe opakowania nie zostały zwrócone, bo część pracowników wyrzuciła je do zwykłego kosza. W efekcie firma nie odzyskała 15 zł kaucji.
W takiej sytuacji trzeba pokazać trzy etapy:
- zapłatę kaucji,
- odzyskanie części tej kwoty,
- oraz odpisanie tej części, której firma nie odzyska.
1. Zakup napojów i ujęcie kaucji
Przy zakupie sama kaucja powinna zostać pokazana odrębnie od wartości napojów.
Przykładowy zapis może wyglądać tak:
Wn 24 „Pozostałe rozrachunki – rozliczenie kaucji” 50 zł
Ma 21 „Rozrachunki z dostawcami” 50 zł
Już na tym etapie widać najważniejszą rzecz: kaucja nie zwiększa kosztu zakupu napojów. Trafia na konto rozrachunkowe, ponieważ zakłada się, że będzie mogła zostać odzyskana.
2. Zapłata sprzedawcy
Po uregulowaniu zobowiązania zapis wygląda następująco:
Wn 21 „Rozrachunki z dostawcami” 50 zł
Ma 13 „Rachunek bankowy” 50 zł
To nadal nie jest koszt. Firma po prostu płaci kwotę, która na razie ma charakter zwrotny.
3. Zwrot pustych opakowań i odzyskanie części kaucji
Załóżmy teraz, że firma oddała część butelek i odzyskała 35 zł.
Zapis może wyglądać tak:
Wn 10 „Kasa” / 13 „Rachunek bankowy” 35 zł
Ma 24 „Pozostałe rozrachunki – rozliczenie kaucji” 35 zł
Ten zapis także nie tworzy przychodu. To nie jest dodatkowy wpływ zarobiony przez firmę, tylko odzyskanie wcześniej wpłaconej kwoty.
Co z butelkami, które nie zostały zwrócone
No i tu pojawia się sytuacja, która w praktyce zdarza się bardzo często. Nie wszystkie opakowania wracają do sklepu. Ktoś wyrzucił butelkę, puszka trafiła do zwykłego kosza, część opakowań zaginęła albo została zniszczona. W efekcie część kaucji przestaje być kwotą, którą realnie da się jeszcze odzyskać.
W takim momencie nie ma już sensu trzymać tej wartości na koncie rozrachunkowym. Skoro odzyskanie kaucji nie jest możliwe, trzeba ją odpisać.
Wracając do naszego przykładu: firma zapłaciła 50 zł, odzyskała 35 zł, a więc 15 zł nie odzyska już w ogóle. Tę kwotę należy ująć w pozostałych kosztach operacyjnych:
Wn 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” 15 zł
Ma 24 „Pozostałe rozrachunki – rozliczenie kaucji” 15 zł
Dopiero na tym etapie kaucja zaczyna wpływać na wynik finansowy. Wcześniej była jedynie rozrachunkiem.
Kiedy rozpoznać taki koszt
To bardzo ważne, bo taki koszt nie powinien pojawić się od razu przy zakupie napojów. Nie ujmujemy go też tylko dlatego, że istnieje ryzyko, iż część butelek nie wróci.
Koszt pojawia się dopiero wtedy, gdy firma ustali, że odzyskanie kaucji nie będzie już możliwe. Czyli wtedy, gdy wiadomo już, że opakowania zostały wyrzucone, zniszczone albo bezpowrotnie utracone.
W praktyce może to być moment wewnętrznego rozliczenia takich opakowań, przeglądu rozrachunków albo zwykłego stwierdzenia, że część butelek nie została zwrócona i nie ma już możliwości odzyskania kaucji.
Czy nieodzyskana kaucja może być kosztem podatkowym
Bilansowo sprawa jest dość przejrzysta. Jeżeli odzyskanie kaucji nie jest już możliwe, jej wartość można odnieść w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Żeby jednak prawidłowo ustalić, jaka część kaucji rzeczywiście nie będzie już odzyskana, sama ewidencja na koncie 24 zwykle nie wystarczy.
W praktyce warto więc prowadzić dodatkowo prostą ewidencję pomocniczą pustych opakowań, z której będzie wynikało ile opakowań objętych kaucją kupiono, ile opróżnionych butelek lub puszek zebrano do zwrotu, ile faktycznie oddano do sklepu, a ile zostało zniszczonych albo wyrzuconych. Nie musi to być rozbudowany system — w wielu firmach wystarczy prosty rejestr wewnętrzny prowadzony ilościowo. Można też zrobić inwentaryzację opakowań na koniec miesiąca. Każdy system, który będzie pokazywał ilości kupionych, zwróconych i zniszczonych opakowań sprawdzi się równie dobrze.
Na gruncie podatkowym warto podejść do sprawy ostrożniej. Można bronić stanowiska, że nieodzyskana kaucja może stanowić koszt podatkowy, jeżeli utrata opakowań nie wynika z zaniedbań czy nieracjonalnego działania. Dobrze jednak zadbać o to, aby okoliczności były odpowiednio udokumentowane — i właśnie tu pomocna będzie taka wewnętrzna ewidencja opakowań.
W praktyce oznacza to tyle, że bilansowo kluczowe jest zamknięcie salda na koncie 24, a organizacyjnie — prowadzenie takiej ewidencji pomocniczej, która pozwoli ustalić, co zwrócono do sklepu, a co zostało bezpowrotnie utracone.
W praktyce oznacza to tyle, że bilansowo odpis jest dość oczywisty, ale podatkowo warto zachować ostrożność i umieć wykazać, dlaczego firma nie odzyskała kaucji.
Podsumowanie
Jeżeli firma kupuje napoje na własny użytek, to kaucja doliczona przez sklep nie powinna automatycznie zwiększać kosztu zakupu. Ma ona charakter zwrotny, dlatego najpierw należy potraktować ją jako kwotę przejściowo rozliczaną i ująć na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki”.
W praktyce oznacza to, że zapłacona kaucja nie jest od razu kosztem, a odzyskana kaucja nie jest przychodem. Dopiero wtedy, gdy firma ustali, że część opakowań nie zostanie już zwrócona i odzyskanie kaucji nie będzie możliwe, nierozliczoną kwotę można odnieść w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
Najkrócej mówiąc: kaucję najpierw pokazujemy jako rozrachunek, a dopiero brak możliwości jej odzyskania zamienia ją w koszt.
Chcesz więcej takich informacji?
Zapisz się BEZPŁATNIE na Prasówkę Księgowego ⬇️
