Do końca roku zostało już niewiele czasu, a my musimy się przygotowywać na najbardziej intensywny początek roku od lat.
Od stycznia 2026 r. wejdzie w życie szereg zmian, które wymuszają duże dostosowania w systemach księgowych i organizacji pracy. Wśród zmian są: obowiązkowy KSeF, nowy JPK CIT, a także obniżenie limitów kosztów leasingu i amortyzacji samochodów czy nowy limit zwolnienia z VAT (o których pisałyśmy w osobnym wpisie). Ale wielu księgowych zapomina, że czeka nas także prawdziwa rewolucja w prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Od 1 stycznia 2026 roku wchodzi bowiem w życie nowe rozporządzenie, które zmieni sposób dokumentowania działalności gospodarczej. Co dokładnie się zmieni i jak się do tego przygotować?
Zapraszam Cię do wpisu na bloga przygotowanego przez Annę Małecką, doradcę podatkowego i wieloletniego praktyka rachunkowości, w którym omawiamy najważniejsze zmiany.
Era cyfryzacji dociera do PKPiR
Najważniejszą zmianą, która dotknie znaczną część przedsiębiorców, jest obowiązkowe prowadzenie księgi w formie elektronicznej. Jeśli należysz do grupy podatników, którzy przesyłają JPK_VAT za okresy miesięczne, musisz pożegnać się z tradycyjną, papierową księgą. To koniec ery ręcznych wpisów i broszurowanych ksiąg dla tej grupy przedsiębiorców.
Oczywiście nie wszyscy będą musieli przejść na wersję elektroniczną. Ci, którzy rozliczają VAT kwartalnie lub są z niego zwolnieni, nadal będą mogli prowadzić księgę tradycyjnie. W takim przypadku przepisy wymagają jednak, aby księga była zbroszurowana, a jej karty kolejno ponumerowane. To sposób na zachowanie porządku i ułatwienie ewentualnej kontroli. Ten stan jednak nie będzie trwał bardzo długo – od 2027 roku do prowadzenia księgi w formie elektronicznej będą zobowiązani wszyscy podatnicy, bez wyjątków.
Nowe rubryki dostosowane do czasów KSeF
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur znajduje swoje odzwierciedlenie także w strukturze samej księgi. We wzorze pojawiają się dwie nowe kolumny. Pierwsza z nich będzie służyła do wpisywania numeru identyfikującego fakturę wystawioną w systemie KSeF, druga natomiast będzie przeznaczona na identyfikator podatkowy kontrahenta. To kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych.
Rolnicy tracą przywileje
Sporą zmianą, która może zaskoczyć część przedsiębiorców, jest likwidacja uproszczonej księgi dla rolników prowadzących działalność gospodarczą. Do tej pory rolnicy, którzy prowadzili gospodarstwo bez zatrudniania pracowników i osiągali przychody nieprzekraczające 10 000 złotych rocznie, mogli korzystać z uproszczonej formy dokumentowania. Od nowego roku ta możliwość znika, a wszyscy będą musieli prowadzić pełną księgę na zasadach ogólnych.
To zmiana, która wymaga od tej grupy podatników nie tylko nauki nowych zasad, ale często także zmiany całego sposobu dokumentowania działalności. Warto więc już teraz pomyśleć o szkoleniu lub wsparciu księgowym.
Koniec ze zwolnieniami
Kolejną istotną zmianą jest całkowita rezygnacja z możliwości ubiegania się o zwolnienie z prowadzenia księgi. Do tej pory w szczególnych przypadkach, na przykład ze względu na wiek, stan zdrowia czy specyfikę działalności, można było wystąpić o takie zwolnienie. Od 2026 roku ta furtka zostanie zamknięta.
Warto jednak pamiętać, że zwolnienia przyznane przed końcem 2025 roku zachowają swoją moc przez okres, na jaki zostały wydane. Jeśli więc ktoś planował ubiegać się o takie zwolnienie, powinien złożyć wniosek jeszcze w tym roku.
Uproszczenia, które rzeczywiście upraszczają
Nie wszystkie zmiany oznaczają dodatkowe obowiązki. Nowe przepisy wprowadzają też pewne uproszczenia. Znika na przykład obowiązek określania miejsca przechowywania księgi i dowodów księgowych. To ułatwienie szczególnie dla tych, którzy prowadzą działalność w różnych lokalizacjach.
Przedsiębiorcy prowadzący działalność w kilku zakładach również odczują ulgę – znikają bowiem skomplikowane przepisy dotyczące prowadzenia odrębnych ksiąg dla każdego zakładu oraz dokumentowania przesunięć towarów między nimi. To znaczące uproszczenie procedur wewnętrznych.
Koniec z zapisami zbiorczymi na podstawie ewidencji VAT
Istotna zmiana czeka przedsiębiorców, którzy do tej pory korzystali z możliwości ujmowania przychodów w księdze na podstawie zbiorczych zestawień. Od 2026 roku nie będzie już można dokonywać zbiorczego zapisu przychodów na podstawie dziennego zestawienia faktur sprzedaży ani miesięcznego zestawienia sporządzanego na podstawie danych z ewidencji VAT.
To oznacza, że każda faktura sprzedaży będzie musiała być osobno ujęta w księdze. Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie tych wystawiających dużo faktur dziennie, będzie to znacząca zmiana organizacyjna. Warto już teraz pomyśleć o dostosowaniu systemów księgowych do indywidualnego ujmowania każdej transakcji.
Ta zmiana ma na celu zwiększenie przejrzystości zapisów księgowych i ułatwienie kontroli. Choć może wydawać się uciążliwa, w połączeniu z elektronicznym prowadzeniem księgi powinna być stosunkowo łatwa do wdrożenia przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.
Uwaga na paragony i dowody wewnętrzne
Jedna z najbardziej praktycznych zmian dotyczy dokumentowania drobnych zakupów. Od 2026 roku nie będzie już można udokumentować w księdze zakupu materiałów pomocniczych dowodem wewnętrznym, nawet jeśli kupujemy je w sklepie detalicznym. Podobnie paragony z hipermarketów przestaną być wystarczającym dowodem dla zakupu materiałów biurowych, środków czystości czy bhp.
To oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli za każdym razem prosić o faktury, nawet przy drobnych zakupach. Warto już teraz przyzwyczajać się do tej praktyki i informować swoich pracowników o nadchodzących zmianach.
Korekty raportów fiskalnych po nowemu
Zmienia się również sposób dokonywania korekt raportów fiskalnych. Zamiast opisywać korektę na odwrocie raportu, jak to się robi obecnie, będzie trzeba sporządzić osobny dowód wewnętrzny. Taki dowód musi zawierać wszystkie niezbędne informacje: numer, datę, oznaczenie korygowanego raportu, przyczynę korekty i jej wysokość. Zapis w księdze należy dokonać ze znakiem minus.
To zmiana, która wymaga większej systematyczności, ale jednocześnie wprowadza większy porządek w dokumentacji.
Spis z natury – mniej formalności
Dobre wieści czekają tych, którzy regularnie sporządzają spis z natury. Nowe przepisy znacząco upraszczają tę procedurę. Przede wszystkim spis będzie podpisywał tylko właściciel lub wspólnicy – nie trzeba już zbierać podpisów wszystkich osób uczestniczących w spisie.
Dodatkowo do księgi wpisuje się tylko łączną wartość spisu, bez konieczności rozpisywania poszczególnych składników. To oszczędność czasu i mniejsze ryzyko pomyłek. Terminy wyceny pozostają bez zmian – nadal mamy 14 dni od zakończenia spisu.
Jak przygotować się na zmiany?
Pozostało niewiele czasu do wejścia w życie nowych przepisów, dlatego warto już teraz podjąć konkretne kroki. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy nasza firma będzie objęta obowiązkiem prowadzenia księgi elektronicznej. Jeśli składamy JPK_VAT miesięcznie, musimy zacząć szukać odpowiedniego oprogramowania lub zaktualizować już posiadane.
Kolejnym krokiem powinno być przeszkolenie osób odpowiedzialnych za prowadzenie księgi. Nawet jeśli korzystamy z usług biura rachunkowego, warto znać nowe zasady, aby prawidłowo przygotowywać dokumenty.
Nie można też zapomnieć o dostosowaniu wewnętrznych procedur. Szczególnie ważne jest poinformowanie pracowników o zmianach w dokumentowaniu zakupów – od nowego roku każdy wydatek będzie musiał być potwierdzony fakturą.
Podsumowanie
Zmiany w prowadzeniu PKPiR, które wejdą w życie od 2026 roku, to kolejny krok w kierunku cyfryzacji polskiej gospodarki. Choć niektóre z nich mogą wydawać się uciążliwe, szczególnie dla małych przedsiębiorców przyzwyczajonych do tradycyjnych metod, w dłuższej perspektywie powinny one uprościć i usprawnić prowadzenie dokumentacji.
Najważniejsze jest odpowiednie przygotowanie. Ci, którzy zaczną wprowadzać zmiany już teraz, unikną stresu i chaosu na początku nowego roku. Pamiętajmy, że szczegółowe przepisy znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 roku (Dz. U. poz. 1299), które warto dokładnie przestudiować przed wprowadzeniem zmian w swojej firmie.
Nowy rok przyniesie nam nowe wyzwania, ale także nowe możliwości. Elektroniczna księga to nie tylko obowiązek, ale także szansa na lepszą organizację dokumentów, łatwiejszy dostęp do danych i sprawniejsze rozliczenia. Warto spojrzeć na te zmiany nie tylko jako na kolejne regulacje, ale jako okazję do unowocześnienia swojej działalności.
