Gdy myślimy o przygotowaniach do KSeF, łatwo przeoczyć inne ważne zmiany. 

A tymczasem – już niedługo czeka nas rewolucja także w raportowaniu JPK VAT.
Ministerstwo Finansów przygotowało rozporządzenie, które zmieni sposób prowadzenia ewidencji VAT – i to niezależnie od tego, kiedy nasi klienci zaczną wystawiać faktury w KSeF.

Co gorsza, błędy w stosowaniu nowych oznaczeń mogą skutkować karami finansowymi. Warto więc wiedzieć, co się zmienia i jak się przygotować. Zapraszam do wpisu na bloga w tym temacie.

---

Niecałe dwa miesiące na przygotowanie – czy to wystarczy?

Nowe zasady raportowania JPK VAT mają obowiązywać od 1 lutego 2026 roku.
Brzmi znajomo? To dokładnie wtedy, gdy większość księgowych będzie na finiszu wdrażania obowiązkowego KSeF. Mówiąc wprost – szykuje się gorący czas dla działów księgowych.

Najważniejsze – zmiany dotkną wszystkich podatników VAT.
Nawet jeśli Twój klient dopiero za kilka miesięcy zacznie wystawiać faktury w KSeF (bo ma czas do kwietnia 2026 r. lub stycznia 2027 r.), to i tak od lutego 2026 r. musi dostosować swoje JPK VAT.

Dlaczego? Bo zmiany obejmują nie tylko faktury sprzedażowe, ale też zakupowe.

Co się właściwie zmienia?

Od lutego 2026 r. każda pozycja w ewidencji VAT będzie wymagała oznaczenia. Jeśli faktura nie ma numeru KSeF – trzeba będzie zastosować jeden z trzech nowych kodów:

• OFF – faktura wystawiona w czasie awarii KSeF lub zanim trafiła do systemu;
• BFK – tzw. klasyczna faktura wystawiona poza KSeF (papierowa lub elektroniczna);
• DI – dokument inny niż faktura, ale także faktura wystawiona w trybie offline24.

W praktyce oznacza to, że nasza codzienna praca z ewidencją VAT stanie się bardziej szczegółowa i czasochłonna.

Nowy obowiązek przy fakturach zakupowych

Od 1 lutego 2026 r. każdy księgowy będzie musiał wykazywać numer KSeF przy fakturach zakupowych.
Do tej pory było to dobrowolne – teraz staje się obowiązkowe.

W praktyce oznacza to konieczność:

• dostosowania systemów księgowych,
• aktualizacji oprogramowania,
• przeszkolenia zespołu,
• i wdrożenia procedur odbierania faktur z KSeF.

To nie będzie tylko „drobna aktualizacja” w programie. Dla wielu biur i firm to kompleksowa zmiana procesów księgowych.

Tryb offline24 i korekty JPK VAT

Wyobraźmy sobie piątkowe popołudnie: wystawiamy fakturę w trybie offline24, system działa wolno, a transakcję trzeba zamknąć.
Fakturę wysyłamy, ale przy składaniu JPK VAT (składamy dużo szybciej, bo chcemy otrzymać duży zwrot) – nie mamy jeszcze numeru KSeF.

Zgodnie z nowymi przepisami, fakturę trzeba będzie oznaczyć jako „DI” i wysłać JPK VAT.
A gdy numer KSeF w końcu się pojawi – skorygować JPK VAT i wpisać właściwy numer.

Więcej pracy, więcej stresu, więcej ryzyka pomyłek.

Dlaczego eksperci biją na alarm?

Doradcy podatkowi i księgowi mówią wprost:
To nie jest „techniczne dostosowanie”, jak twierdzi Ministerstwo Finansów.
To gruntowna przebudowa całego procesu raportowania VAT.

Trzy miesiące na wdrożenie? Teoretycznie sporo, ale praktyka pokazuje coś innego.
Wiele firm musi koordynować zmiany z zagranicznymi działami IT, jednocześnie wdrażając KSeF i przygotowując JPK CIT. To logistyczne wyzwanie na najwyższym poziomie.

Niespójne przepisy i obowiązki dla wszystkich

Ciekawostka: wymóg podawania numeru KSeF w przelewach został przesunięty na 1 stycznia 2027 r.
Ale w JPK VAT trzeba go wykazywać już od lutego 2026 r.
Brzmi jak chaos? Bo trochę nim jest.

Co więcej, nawet zagraniczne firmy zarejestrowane w Polsce na VAT, które nie muszą wystawiać faktur w KSeF, będą musiały stosować nowe oznaczenia JPK VAT.

Kary już od pierwszego dnia

Choć kary za wystawianie faktur poza KSeF ruszą dopiero od 2027 roku, to kary za błędy w JPK VAT wejdą w życie już 1 lutego 2026 r.

Scenariusz jest prosty:
👉 Urząd skarbowy wykryje błąd w JPK VAT →
👉 Wyśle wezwanie do korekty →
👉 Mamy 14 dni na reakcję.

Jeśli nie poprawimy błędu, możemy dostać karę 500 zł za każdy błąd.
Wystarczy kilka pomyłek miesięcznie, by kwota urosła do tysięcy złotych.

Co możemy zrobić już dziś?

Zanim zmiany wejdą w życie, warto:

• przeanalizować obecny proces fakturowania i raportowania VAT,
• sprawdzić plany dostawcy oprogramowania,
• zaplanować testy systemu przed lutym 2026 r.,
• przeszkolić zespół z nowych zasad,
• i opracować procedury dla trybu offline24.

To inwestycja w spokój i bezpieczeństwo – zarówno księgowe, jak i finansowe.

🎓 Przygotuj się z wyprzedzeniem – szkolenie „KSeF dla księgowych”

Jeśli chcesz przejść przez te zmiany bez stresu i chaosu, zajrzyj do naszego szkolenia „KSeF dla księgowych” – zaktualizowanego na 2026 rok i dostępnego teraz w promocyjnej cenie.

Dowiesz się m.in.:
✅ kto musi, a kto nie musi wystawiać faktury w KSeF,
✅ komu można wysłać fakturę poza KSeF,
✅ jakie tryby wystawiania faktur przewiduje system,
✅ jak różni się moment wystawienia i otrzymania faktury w zależności od trybu,
✅ jakie dokumenty obowiązują od 1 lutego 2026 r.,
✅ jak anulować błędną fakturę i wystawić potwierdzenie transakcji,
✅ jak krok po kroku przygotować się do nowych obowiązków.

👉 Sprawdź szczegóły szkolenia tutaj.