W dzisiejszych czasach wizerunek firmy to podstawa. Profesjonalne zdjęcia zarządu na stronie internetowej, w materiałach promocyjnych czy prezentacjach dla inwestorów stały się standardem. Jednak gdy przychodzi czas na rozliczenie podatkowe, wielu przedsiębiorców zastanawia się: czy można zaliczyć koszty takiej sesji fotograficznej do kosztów uzyskania przychodów?
Odpowiedź brzmi: to zależy. I choć może wydawać się to frustrujące, prawo podatkowe rzadko kiedy oferuje proste rozwiązania. W przypadku sesji zdjęciowej zarządu wszystko sprowadza się do jednego fundamentalnego pytania: czy robimy to dla biznesu, czy dla prestiżu?
Serdecznie zapraszam do artykułu przygotowanego przez Annę Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości, który rzuci trochę światła na ten temat.
Kiedy aparat fotograficzny spotyka prawo podatkowe
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są te wydatki, które ponosimy w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła tych przychodów (art. 15 ust.1 ustawy o pdop). Problem w tym, że prawo podatkowe ma również swój “czarny katalog” (art. 16 ust.1 ustawy o pdop) – listę wydatków, których pod żadnym pozorem nie można zaliczyć do kosztów.
Na tej liście znajdują się koszty reprezentacji – działania zmierzające do kształtowania pozytywnego wizerunku firmy, często charakteryzujące się okazałością i wystawnością. Brzmi znajomo? Dokładnie – sesja zdjęciowa zarządu może łatwo wpaść w tę kategorię.
Ale nie wszystko stracone. Istnieje również druga kategoria – reklama. I tu sprawy stają się bardziej obiecujące.
Historia dwóch spółek – jak interpretacje pokazują drogę
Najlepiej obrazują to rzeczywiste przypadki. Pierwszy dotyczy spółki, która poniosła szereg wydatków związanych z działalnością Public Relations i Public Affaris w bardzo specyficznej branży, jaką jest produkcja i dystrybucja sprzętu medycznego, a także jego naprawa i konserwacja (Interpretacja indywidulana o sygn. IPPB3/423-1024/08-2/IŚ).
Organ podatkowy podszedł pragmatycznie. Stwierdził, że skoro wydatki służą zwiększeniu świadomości społecznej na tematy związane ze zdrowiem, to mają one na celu zwiększenie przychodów i pozyskanie nowych klientów. Stanowią “świadome, celowe, planowe narzędzie służące kreowaniu pozytywnego wizerunku”. Kluczowe było to, że ten wizerunek miał konkretny cel biznesowy – zwiększenie sprzedaży.
Drugi przypadek to spółka organizująca imprezę z okazji 10-lecia. Tu wyniki były mieszane. Organy pozytywnie oceniły wydatki na sesję fotograficzną wykorzystaną do celów promocyjnych (zdjęcia zostały użyte w sklepach), ale już sama impreza została zakwalifikowana jako reprezentacja (Interpretacja indywidualna o sygn. ILPB3/423-206/07-2/MC z dnia 1 lutego 2008 r.). Dlaczego? Bo jej głównym celem było stworzenie ekskluzywnego wizerunku, a nie konkretna promocja produktów.
Cienka linia między biznesem a prestiżem
Tu dotykamy sedna sprawy. Różnica między reklamą a reprezentacją sprowadza się do pytania: po co to robimy? Jeśli sesja ma zaprezentować zespół kierowniczy w kontekście biznesowym – w sekcji “O nas” na stronie internetowej, materiałach dla inwestorów czy prezentacjach produktów – mamy reklamę. Zdjęcia służą budowaniu zaufania, prezentacji profesjonalizmu, a także zwiększeniu wiarygodności.
Ale jeśli głównym celem jest stworzenie ekskluzywnego, prestiżowego wizerunku członków zarządu czy zaimponowanie otoczeniu – mamy reprezentację. I nie ma znaczenia, jak bardzo staramy się to uzasadnić potrzebami biznesowymi.
Organy podatkowe są coraz bardziej skrupulatne. Nie wystarczy powiedzieć “to dla firmy”. Trzeba konkretnie wykazać, w jaki sposób sesja przyczyni się do osiągnięcia przychodów.
Jak to robić mądrze
Jeśli chcemy zaliczyć sesję do kosztów, musimy działać strategicznie. Po pierwsze, przed zleceniem warto przygotować plan wykorzystania zdjęć. Gdzie będą publikowane? W jakich materiałach? Jak będą służyć promocji firmy?
Po drugie – dokumentacja to podstawa. Umowa z fotografem powinna szczegółowo opisywać zakres usług. Warto przygotować sprawozdanie z realizacji i dokumentację pokazującą wykorzystanie zdjęć – screenshoty ze strony, materiały marketingowe, prezentacje.
Po trzecie, racjonalność. Sesja za 50 tysięcy złotych dla małej firmy będzie trudna do uzasadnienia. Koszty muszą być proporcjonalne do skali działalności i spodziewanych korzyści.
Kiedy nie warto ryzykować
Są sytuacje, w których zaliczenie sesji do kosztów jest praktycznie niemożliwe. Stanie się tak, gdy sesja ma wyraźnie osobisty charakter, dominuje element ekskluzywności i prestiżu, albo brak jest jakiegokolwiek uzasadnienia biznesowego, np. sesja firmy produkcyjnej z zakładem w Polsce wykonana na Malediwach.
Pamiętajmy też, że członkowie zarządu to szczególna kategoria osób w firmie – każdy wydatek na ich rzecz jest pod lupą organów podatkowych. Jeśli sesja może być interpretowana jako jednostronne świadczenie na ich rzecz, prawdopodobnie zostanie zakwalifikowana jako reprezentacja.
Przyszłość należy do mądrych
W dobie rozwoju marketingu cyfrowego sesje zdjęciowe zarządu stają się powszechne. Organy podatkowe również ewoluują i lepiej rozumieją realia współczesnego biznesu. Kluczem do sukcesu jest uczciwość wobec samego siebie: czy naprawdę robimy to dla firmy, czy dla prestiżu?
Jeśli odpowiedź brzmi “dla firmy” i jesteśmy w stanie to udowodnić – planami wykorzystania, dokumentacją, racjonalną kalkulacją – mamy duże szanse na uznanie wydatku za koszt. Jeśli głównym motywem jest prestiż, lepiej być przygotowanym na to, że fiskus może mieć inne zdanie.
Jak pokazują interpretacje, nie ma rzeczy niemożliwych – ale są rzeczy wymagające mądrego podejścia i solidnego przygotowania. A w świecie podatków diabeł tkwi w szczegółach.
Źródła:
1. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28)
2. Interpretacja ogólna Ministra Finansów z dnia 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521
3. Interpretacja indywidulana o sygn. IPPB3/423-1024/08-2/IŚ z dnia 13 października 2008 r.
4. Interpretacja indywidulana o sygn. ILPB3/423-206/07-2/MC z dnia 1 lutego 2008 r.
Masz problemy z rozliczaniem CIT? Nie jesteś pewien, kiedy i jaki wydatek ująć, nie jesteś w stanie samodzielnie przygotować rozliczenia miesięcznego i rocznego?
Sprawdź nasze szkolenie Jak opanować CIT i nie popełniać błędów.
