Podstawy księgowości pełnej już znasz. Byłaś, byłeś na licznych szkoleniach, kursach, warsztatach i masz wrażenie, że już mniej więcej wiesz, o co w tym wszystkim chodzi. Teraz przychodzi czas na pierwszą pracę w księgach handlowych, przejście na przykład z księgowości uproszczonej na księgowość pełną. I okazuje się, że nie do końca jesteś pewien, czy masz tę wiedzę, ale od strony praktycznej? Jak ta teoria i ta praktyka mają się do siebie?
Czy wiesz, jak teoria ma się do praktyki? Dlatego, że bardzo wiele osób pyta mnie, czy mając podstawy teoretyczne, mogą tak naprawdę rozpocząć swoją pierwszą pracę w księgowości? Jak ma się ta teoria do tej praktyki? Czego się należy obawiać? Czy można coś zrobić, żeby jednak tej praktyki zdobyć?
Tutaj przede wszystkim osoby, które mają wiedzę teoretyczną, zastanawiają się, jak to przełożyć na program księgowy?
I oczywiście, to czego uczymy się pierwotnie w księgowości, tych księgowań bardziej teoretycznych, (teoretycznych, bo na kontach teowych, linijkowo), jak to się właściwie ma, do tego, co potem robimy w programie księgowym?
Na co zwrócić uwagę przechodząc na program księgowy?
Kiedy rozpoczynamy swoją przygodę, kiedy większość z nas rozpoczynała swoją przygodę z księgowością, to zaczynała właśnie od tych podstaw, od kont teowych. Czyli wyobrażenia sobie i zrozumienia, jak ujmować pewne operacje w księgach na bazie kont teowych.
Jest to najłatwiejsze, bo wtedy możemy sobie łatwo zilustrować, zapamiętać, jeśli jesteśmy wzrokowcami, co jest po stronie Wn, a co po stronie Ma. No i nie ukrywajmy, że początkujący księgowy ma z tym problem, bo nie zawsze to jest intuicyjne, co jest po jednej, a co po drugiej stronie konta. Jak to powinno zostać prawidłowo ujęte?
To, co jeszcze jest istotne to to, że mając wiedzę na kontach teowych, potem uczymy się linijkowo, czyli staramy się już przechodzić. Czujemy, że jesteśmy ten level wyżej i w związku z tym już trochę lepiej ogarniamy tę księgowość.
Jeżeli mamy szczęście, to trafiamy na kursy, szkolenia, które w następnej kolejności już ćwiczą w nas umiejętność ewidencji księgowej z 3 perspektyw. Czyli i prawa bilansowego, podatku dochodowego i podatku VAT. Natomiast kiedy zaczynamy przygodę, z reguły skupiamy się najpierw na przepisach Ustawy o Rachunkowości.
Kto próbował kursów bardziej zaawansowanych, gdzie właśnie te 3 perspektywy już były ujmowane od razu na wstępnie, ten wie, że można zgubić się od razu. Ja sama jestem zwolennikiem tych małych kroków i stosuje metodę małych kroków w swoich kursach rachunkowości, które przygotowuję, po to właśnie, żeby tę osobę początkującą nie zniechęcić do nauki rachunkowości.
W związku z tym to jest naturalne, że najpierw uczymy się przepisów UoR, i tego ujmowania z perspektywy prawa bilansowego. Potem budujemy tę wiedzę, rozszerzając ją o podatek dochodowy i podatek VAT. No ale co dalej?
Pierwszy kontakt z systemem programu księgowego
Zakładając, że tę wiedzę teoretyczną masz. Czyli już wiesz, jak ujmować dane operacje z tych 3 perspektyw. Jak to, co wiesz, przekłada się na to, co się potem dzieje, jak siadasz przed komputerem i ktoś każe Ci wprowadzić pierwszą operację do systemu? No właśnie — do systemu.
Po pierwsze musisz zdać sobie sprawę, że masz do czynienia z systemem. A po drugie to, że pewne rzeczy będziesz robił nieco inaczej i nieco dłużej niż pierwotnie wyglądało to, kiedy uczyłeś się / uczyłaś się tych księgowań na przykład na kontach teowych.
Jeżeli weźmiesz sobie za przykład transakcję zakupu jakiegoś towaru w kraju, od kontrahenta krajowego, to oprócz tego, że musisz ten zakup przeanalizować z tych 3 perspektyw, o czym oczywiście mówiłam już w tych poprzednich odcinkach podcastu, gdzie analizowaliśmy moment ujęcia na gruncie podatku VAT, podatku dochodowego i prawa bilansowego, to teraz jeszcze, jak to wrzucić kolokwialnie mówiąc do systemu? Tu bardzo wiele osób boi się, że sobie z systemem księgowości nie poradzi.
To jest tak trochę, jak z obsługą Excela, czy z obsługą jakiegokolwiek programu księgowego. Tego się można po prostu nauczyć. Tylko bardzo wiele osób, kiedy pierwszy raz siada do programu księgowego, jest przerażonych, bo okazuje się, że te kroki do ujmowania operacji są inne.
Co definitywnie jest inne?
Gdybyśmy za przykład wzięli popularny program księgowy Comarch Optima, pomijając całe ustawienie programu. Zakładam, że ktoś już kiedyś to zrobił i Ty trafiasz do firmy, która już rozlicza dany podmiot. I księgowość już dla tego podmiotu jest na Comarch Optima. To jak Ty przychodzisz i jak Ty to księgujesz? Co tutaj się dzieje?
Wyobraź sobie ten zakup krajowy towaru. Z perspektywy programu księgowego, nie będzie tak, że po prostu ujmujesz sobie wszystko na kontach od razu. Czyli masz zapis po stronie Wn na towarach, po stronie Ma na rozrachunkach i po stronie Wn na podatku naliczonym.
Bo tak byś z reguły zrobił. Po stronie Wn masz 2 konta- podatek naliczony do odliczenia i właśnie towary. Po stronie Ma (jeszcze raz to podsumuję), mamy rozrachunki z kontrahentami, z dostawcą.
Kiedy uczymy się tego teoretycznie na początku, to mamy jeden taki zapis. Jak to w praktyce wygląda?
Ujęcie zakupu krajowego w systemie Comarch Optima
Najpierw ujmujesz sobie taką fakturę zakupową w rejestrze zakupów. Z konkretną datą rozpoznajesz sobie tę operację w rejestrze zakupów, po to, żeby potem ten VAT obliczyć w ramach pliku JPK-V7, który będziesz składał / będziesz składała do Urzędu Skarbowego w imieniu Twojego klienta. Co dalej?
Czy to, że wprowadzamy daną operację do rejestru zakupów, oznacza, że już ujęliśmy ją w księgach? No właśnie nie.
Potem jest następny etap, gdzie faktycznie musisz zadekretować ten dokument. Czyli najpierw wprowadzasz go rejestru VAT, a potem jest kolejny krok — dekretacja. I na przykład w Comarch Optima, taką dekretację, możesz zrobić dwojako.
Albo poprzez predekretację. Czyli tworzysz sobie księgowanie, czyli dokładnie mówisz programowi księgowemu, na jakich kontach i co ma ująć? Wybierasz linijka po linijce, jak to księgowanie ma wyglądać z perspektywy VAT i perspektywy zapasów, i z perspektywy rozrachunków. I jak to masz, to tę predekretację dekretujesz.
Inna opcja jest taka, bardziej popularna, szczególnie w biurach rachunkowych, gdzie obsługuje się wielu klientów, i w podmiotach, gdzie jest dużo transakcji, że na przykład w Comarch Optima wykorzystujemy schematy księgowe. Co to oznacza?
To już jest trochę bardziej skomplikowane. Tutaj definiujesz sobie w programie księgowym, w jaki sposób, program ma ujmować dane operacje. Czyli Tworzysz taki schemat do księgowania, że ma wsiąść konto kosztowe przypisane do danego wydatku, że ma wsiąść konto rozrachunkowe przypisane do danego kontrahenta, że ma wsiąść konto związane z podatkiem VAT.
Teraz oczywiście tutaj w ramach podcastu, nie jestem w stanie pokazać tego, jak to wygląda w programie księgowym, ale zwracam Ci uwagę na to, że nawet taka prosta rzecz jak ujęcie danej operacji, bo już nie mówię o dalszych krokach typu stworzenie pliku JPK czy zamknięciu miesiąca, nawet taka prosta operacja, operacja dekretacji, już jest dwuetapowa.
Widzisz tę różnicę?
Czy należy się bać dwóch etapów dekretacji?
Oczywiście, że nie! Wbrew pozorom, to jest tylko świadomość tego, że robię to w 2 krokach, a nie w 1. Czy jest to coś, czego nie mogę się nauczyć? Oczywiście, że mogę!
W związku z tym, jedyne co początkujący księgowy, (jeżeli takim jesteś), chciałabym, żeby wiedział, to to, że robi się to inaczej ale nie taki diabeł straszny. Tego też da się nauczyć.
Kwestie techniczne w programie księgowym
W programie księgowym pamiętaj o tym, że jest dużo takich technicznych kwestii. Kwestii związanych z tym, jak obieram na przykład kurs walutowy? Czy robię to ręcznie? Czy robię to z bazy?
W jaki sposób definiuję sobie pewne rzeczy w systemie księgowym, które potem wykorzystuję na co dzień w księgowaniu, które mają mi upraszczać życie.
Teoria teorią. Wiemy, jak operacje ująć z perspektywy teoretycznej, umiemy rozpisać konta. W praktyce, na programie księgowym, oczywiście działamy w taki sposób, żeby jak najszybciej udało nam się zaksięgować, jak najłatwiej to księgowanie przechodziło. Dlatego często stosujemy na przykład te schematy księgowań.
Kolejna kwestia. Kiedy teoretycznie ujmowaliśmy jakąś operację, czy to na kontach teowych, czy linijkowo, bardzo często od razu księgowaliśmy sobie nie tylko samą operację na przykład zakupu, ale także operację zapłaty zobowiązania wobec kontrahenta. Jak to jest w praktyce?
W praktyce też zwróćmy uwagę na to, że to nie jest ten sposób, że od razu ujmujemy i to zobowiązanie i zapłatę. Tylko najprawdopodobniej sam dokument, sama faktura potwierdzająca zakup zostałaby ujęta w rejestrze zakupu, plus zadekretowana potem.
Czyli to o czym wspomniałam wcześniej, te 2 kroki. A z końcem miesiąca, w ramach cyklu zamknięcia miesiąca byłyby rozliczane wyciągi bankowe i dopiero wtedy tak naprawdę, z datą zapłaty, zostałaby ujęta i zadekretowana ta zapłata.
Dlatego widzisz, nie jest to dokładnie 1:1. Czyli masz pewne kroki, które musisz wykonać, kiedy siadasz przed komputerem.
Programy księgowe w korporacji
I możesz sobie powiedzieć — ale w sumie, po co ona to nagrywa, nie może tego nawet pokazać, po co? Celem tego odcinka jest to, by uzmysłowić Ci, że właśnie nie ma się czego bać. To jest tylko program księgowy. Oczywiście, ja podałam tutaj przykład Comarch Optima, ale może to wyglądać zupełnie inaczej.
Na przykład, jeśli pójdzie pracować do korporacji, miałam już na swoim blogu kilka wpisów, które przygotowałam wspólnie z Karoliną Stolarczyk, na temat tego, jak wygląda ewidencja księgowa w programie SAP.
I to jest program dedykowany dla korporacji tak naprawdę. Rozwiązanie dla dużych jednostek, które mają naprawdę sporo transakcji. I co tam się okazuje? Tam ogóle nawet nie dochodzi do predekretacji, dekretacji rejestrów. Owszem dochodzi, ale każdą z tych rzeczy najprawdopodobniej odpowiedzialna jest inna osoba.
Czyli ze względu na ilość transakcji, całością dekretacji nie zajmuje się jedna osoba dedykowana do tego, tylko cały zespół. A inny zespół, na przykład po tym, jak zostaną transakcje wprowadzone do rejestru, rozlicza je, dekretuje je. I jeszcze inny zespół sprawdza je, a jeszcze inny jest odpowiedzialny za tworzenie rozliczeń międzyokresowych kosztów, i jeszcze inny za rozliczenia międzyokresowe przychodów.
Ja już pokazywałam w tych wcześniejszych wpisach, do których Cię zachęcam, że nawet w przypadku programu SAP, tak naprawdę kluczem dla Ciebie będą tzw. kody transakcji, których będziesz na co dzień używał.
Kody transakcji nie są znane na przykład w Comarch Optima, więc jest to pewna różnica pomiędzy tym, jak obsługujemy dany program księgowy, a to jest z kolei zależne, jaki podmiot obsługujemy, jaki podmiot rozliczamy.
Twoja praca w księgowości, ta praktyczna już, na programie księgowym może naprawdę różnie wyglądać.
Natomiast to, co jest istotne to to , żeby już z góry się nie przerażać. Skoro przechodzę z tej ścieżki teoretycznej, to ja sobie nie poradzę. Jeśli masz dobre podstawy teoretyczne i zbudowałeś właściwie swoją wiedzę, tak że na przykład data ujęcia przychodu czy data ujęcia kosztu z 3 perspektyw: VAT-u, podatku dochodowego i prawa bilansowego, nie sprawia Ci problemu, to opanowanie programu księgowego też nie będzie problematyczne.
Bo to jest właśnie ten level wyżej. I tak jak wspomniałam, ja tutaj powołuję się tylko na dwa programy księgowe, żeby pokazać Ci ten kontrast, tę różnicę między nimi. Oczywiście na rynku jest dużo więcej programów księgowych i każdy ma swoją specyfikę działania. Jak możesz się nauczyć? Jak możesz się przygotować do pierwszej pracy w księgowości?
Księgowość pełna w praktyce na programie Comarch Optima
Ostatnio poprowadziłam z Anią Małecką, wieloletnim praktykiem rachunkowości, osobą, która naprawdę dobrze zna program księgowy Comarch Optima szkolenie, na którym pokazywałyśmy jak w praktyce na programie Comarch Optima, wygląda ewidencja księgowa.
Oprócz tego przygotowałyśmy kurs, który przeprowadza krok po kroku przez tę ewidencję. Mało tego, w ramach kursu można przećwiczyć to, jak ta ewidencja wygląda. Czyli faktycznie dostajesz instalkę do pobrania, zainstalowania na swoim komputerze i przećwiczenia tych operacji, które są w trakcie kursu.
Oczywiście nie jesteśmy jedynymi, które takie kursy stworzyły. Natomiast to, co można zrobić, to albo przejść taki kurs, albo po prostu pójść na głęboką wodę, starać się o jakiś staż, w jakimś biurze rachunkowym i po prostu tam już „na żywca”, że tak powiem się szkolić. Pytanie, czy masz stalowe nerwy, czy nie?
Czy jesteś gotowy podjąć takie wyzwanie i iść bezpośrednio do biura rachunkowego?
Czy chcesz sobie najpierw w zaciszu domu opanować ten program księgowy?
Gorąco zachęcam Cię, do tego byś zajrzał na stronę kursu na księgowości pełnej podstawie Comarch Optima, jaki możesz już teraz zrealizować w Mentoris!
Mam nadzieję, że ten artykuł przybliżył Ci nieco bardziej różnice pomiędzy księgowością teoretyczną a księgowością praktyczną. Będzie mi bardzo miło, jeśli zostawisz komentarz poniżej.
