Większość księgowych rozliczających spółki będące na pełnych księgach, czyli podlegające pod UoR, szczególnie na początku swojej pracy ma wątpliwości, czy aby na pewno poprawnie rozlicza wydatki poniesione przez firmę.

Pełna księgowość bowiem to dość skomplikowana ewidencja operacji, która wymaga dobrej znajomości przepisów UoR oraz przepisów podatkowych.

Czy Ty również zastanawiasz się jak zaksięgować daną fakturę kosztową? 

Jeżeli tak to zapraszam do wpisu o ujmowaniu wydatków krajowych przygotowany przez wieloletniego praktyka, Annę Małecką.

---

Skąd trudność w ujmowaniu wydatków krajowych?

Najpierw trochę teorii, aby przedstawić ogólne zasady postępowania 😊 

Przypomnę, że księgowość pełna dotyczy określonych podmiotów wymienionych w ustawie o rachunkowości, m.in.:

• spółek akcyjnych, 
• spółek z o.o., 
• komandytowych,
• oraz  komandytowo – akcyjnych.

Prowadząc księgowość np. spółki z o.o., musimy pamiętać, żeby ujmować dany wydatek zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, ale także zgodnie z przepisami o CIT oraz VAT.

Przypomnij sobie więc po kolei zasady ujmowania z każdej z tych trzech perspektyw.

Kiedy możesz odliczyć VAT?

W przypadku ujmowania wydatku ma znaczenie, czy możemy lub też nie, odliczyć VAT z takiej faktury kosztowej. Dlatego też zazwyczaj analizę dokumentów zaczynam od  podatku VAT.

Ogólna zasada odliczenia podatku VAT od dokonywanych zakupów jest taka, że wydatek musi być powiązany ze sprzedażą opodatkowaną, a podmiot nabywający zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Oczywiście od tej zasady są wyjątki, ponieważ ustawa o VAT ogranicza prawo odliczenia podatku VAT od niektórych wydatków. 

VAT-u nie odliczymy np. od wydatków na:

• usługi noclegowe, gastronomiczne,
• bądź wydatków związanych z eksploatacją samochodów osobowych wykorzystywanych do celów prywatnych, od których możesz odliczyć tylko 50% podatku.

Podstawą odliczenia podatku jest zawsze faktura bądź dokument celny.

Pamiętaj, że są także dokumenty, które mogą być traktowane na równi z fakturami. 

Są to dokumenty potwierdzające przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawione w formie biletu jednorazowego, przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, które zawierają:

• numer i datę wystawienia,
•  imię i nazwisko lub nazwę podatnika (wystawcy biletu),
•  numer, za pomocą którego podatnik (wystawca biletu) jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
•  kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem

Prawo do odliczenia podatku uzyskujesz najwcześniej w okresie, w którym sprzedawca musi rozliczyć VAT należny z tytułu sprzedaży. 

Kluczowy jest również moment wpływu dokumentu, ponieważ bez faktury odliczenie nie jest możliwe.

Jeżeli nie odliczysz podatku w pierwszym możliwym okresie, to możesz to zrobić w 3 kolejnych okresach rozliczeniowych (podatnicy rozliczający się kwartalnie mają 2 następne kwartały). 

W sytuacji, gdy z jakiegoś powodu nie ujmiesz faktury w rozliczeniu – nic straconego, pamiętaj, że zawsze możesz wystąpić do sprzedawcy o duplikat, bądź sporządzić korektę złożonego rozliczenia VAT uwzględniając, brakujący dokument a masz na to 5 lat.

A co na to ustawa o CIT?

W przypadku podatku dochodowego sprawa ma się podobnie jak w przypadku VAT – do kosztów uzyskania przychodów zaliczymy tylko te wydatki, które służą osiągnięciu przychodów bądź zachowaniu źródła przychodów. 

Oczywiście ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych również zawiera katalog wydatków, których nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami.

I tak do kosztów podatkowych nie zaliczysz na przykład:

• wydatków na nabycie środków trwałych (kosztem będzie amortyzacja), 
• odsetek budżetowych, 
• niektórych kar i grzywien,
• a także wydatków na reprezentację firmy. 

Wszystkie wykluczenia możesz znaleźć w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Koszty uzyskania przychodu dzielimy na bezpośrednio związane z przychodami i pośrednio związane z przychodami. 

Ta klasyfikacja jest bardzo ważna, ponieważ to od niej zależy moment ujęcia wydatku, jako kosztu podatkowego. 

Koszty bezpośrednio związane z przychodami są to koszty, w przypadku których możemy stwierdzić, w jakim okresie oraz w jakiej wysokości powstał odpowiadający im przychód. 

Dobrym przykładem jest tutaj: 

• zużycie materiałów do produkcji, 
• wynagrodzenia pracowników produkcyjnych,
• lub koszty transportu sprzedanych wyrobów,

– łatwo można je powiązać z przychodem. 

Koszty bezpośrednie są zawsze potrącane w roku podatkowym, w którym powstały odpowiadające im przychody. 

Moment poniesienia kosztu podatkowego nie musi być tożsamy z datą otrzymania faktury. Za dzień poniesienia kosztu bezpośrednio związanego z przychodami, można uznać dzień ujęcia kosztu w księgach na przykład na podstawie polecenia księgowania. 

Koszty pośrednio związane z przychodami są to koszty, których nie można powiązać stricte z określonymi przychodami, jednak ich poniesienie jest racjonalnie uzasadnione i w dalszym ciągu służy osiągnięciu przychodów. 

Za moment poniesienia takiego kosztu należy uznać moment ujęcia go w księgach rachunkowych, chyba że koszt ten dotyczy różnych lat podatkowych, wówczas należy go podzielić proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.

Księgowanie wydatków zgodnie z UoR

Ustawa o rachunkowości zawiera własną definicję kosztów – koszt jest to uprawdopodobnione zmniejszenie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców, lub właścicieli.

Prościej można powiedzieć, że koszt dla celów księgowości oznacza wyrażone pieniężnie zużycie własnych czynników produkcji, usług obcych, pracy ludzkiej w jednostce gospodarczej w oznaczonym czasie. 

Ustawa o rachunkowości wyróżnia: 

• koszty działalności operacyjnej, 
• pozostałe koszty operacyjne, 
• koszty sprzedanych towarów, produktów i materiałów,
• koszty finansowe (klasyfikacja zgodna z RZIS, wariant porównawczy).

Koszty operacyjne są to koszty działalności podstawowej, zarówno te, które tworzą wartość produktów, jak i koszty bieżącej działalności.  

Pozostałe koszty operacyjne są to koszty, które są pośrednio związane z działalnością firmy, a w ustawie o rachunkowości odnajdziemy przykłady takich kosztów, są to m.in. wartość sprzedanych środków trwałych, przekazane darowizny lub zapłacone odszkodowania. 

Koszty sprzedanych towarów, produktów i materiałów obejmują koszty wytworzenia produktów, wartość sprzedanych materiałów oraz koszty sprzedaży takie jak transport czy reklama.

Koszty finansowe to koszty związane z działalnością finansową jednostki, a więc różnego rodzaju odsetki, różnice kursowe, prowizje, straty ze zbycia oraz aktualizacji inwestycji. 

Najważniejsze jest, aby szczegółowo przeanalizować wydatek i prawidłowo przypisać go właściwej grupy kosztów, gdyż ma to później wpływ na wynik finansowy.

Moment ujęcia wydatku w księgach rachunkowych

Ustawa o rachunkowości ma dwie podstawowe zasady – zasadę memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów. 

Zasada memoriału polega na tym, że przychody i koszty uważa się za osiągnięte lub poniesione w momencie ich wystąpienia, a nie w momencie ich wpływu lub wydatku pieniężnego. 

Zasada ta, nie będzie mogła być zastosowana, gdy faktura dokumentująca wydatek zostanie dostarczona do księgowości już po zamknięciu miesiąca (zazwyczaj granicą jest termin opłacenia zaliczki na CIT, tj. 20-ty dzień następnego miesiąca). 

Wówczas należy ją ująć w księgach na zasadach ogólnych, to jest w momencie otrzymania. 

Od tej zasady również jest wyjątek, a dotyczy on księgowania wydatków na przełomie roku obrotowego. 

Do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego istotne zdarzenia wpływające na to sprawozdanie wymagają uwzględnienia w nim oraz we wstępnie zamkniętych księgach. 

Z kolei istotne zdarzenia, które wyszły na jaw po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, rozlicza się w korespondencji z kontem “Rozliczenia wyniku finansowego”. Mówi o tym art. 52 UoR. 

Zasada współmierności przychodów i kosztów polega na tym, że koszty poniesione w celu osiągnięcia określonych przychodów muszą być ujęte w księgach rachunkowych w tym samym okresie rozrachunkowym, co osiągnięte przychody. 

Dotyczy to głównie kosztów bezpośrednich, np. kosztów wytworzenia sprzedanych wyrobów.            

Praktyczna ewidencja wydatków na gruncie UoR, CIT oraz VAT 

Po przypomnieniu zasad ewidencji wydatków na gruncie UoR, CIT oraz VAT sprawdź, jak one razem działają w praktyce, czyli na przykładzie 😉

Wyobraź sobie, że prowadzisz księgowość spółki z o.o. Spółka Alfa sp. z o.o., zarejestrowana jako podatnik VAT czynny, zajmuje się handlem sprzętem AGD. W sierpniu br. (20.08) Spółka zakupiła lodówkę o wartości 1000 zł netto (1230 brutto). W dniu 20.08.2022 została też wystawiona faktura za zakup, a 25.08.2022 roku lodówka została dostarczona do siedziby Spółki. Lodówka ta będzie stanowiła wyposażenie kuchni pracowniczej. Fakturę za zakup Spółka otrzymała 02.09.2022. Jak ujmiesz ten wydatek w rozliczeniu VAT, CIT i zgodnie z prawem bilansowym?

Zacznij od analizy sytuacji pod kątem VAT

Podatek należny możemy odliczyć, jeżeli zakup służy wykonywaniu działalności opodatkowanej VAT i otrzymamy fakturę. 

Pomimo iż faktura będzie wystawiona z datą sierpniową i wtedy powstał obowiązek podatkowy na gruncie VAT, otrzymaliśmy ją we wrześniu i wrzesień będzie pierwszym miesiącem, w którym będziemy mogli dokonać odliczenia. 

Odliczenie podatku będzie możliwe również w następnych 3 miesiącach, a więc w okresie od października do grudnia, oczywiście, jeżeli nie odliczymy podatku we wrześniu.

Czas na CIT

Jeżeli chodzi o CIT to wydatek, ten będzie mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, ponieważ jest to ogólny wydatek, związany z działalnością Spółki i pośrednio służy uzyskaniu przychodu przez Spółkę. NIe jest również na liście wykluczeń  art. 16 ust. 1 updop.

Docelowo lodówka będzie stanowiła wyposażenie kuchni pracowniczej. 

Wydatek ten, w związku z tym, że nie może być przypisany do konkretnej sprzedaży, stanowi koszt pośredni, dlatego też może być ujęty w kalkulacji CIT w całości już w momencie ujęcia go w księgach. 

A kiedy ujmiemy wydatek w księgach? 

W związku z tym, że fakturę otrzymaliśmy jeszcze przed zamknięciem miesiąca (sierpnia), to wydatek ten w księgach będzie mógł być ujęty w dacie wystawienia faktury, a więc 20.08.2022. Jest to równoznaczne z potrąceniem tego wydatku już w sierpniowej kalkulacji podatku CIT.

A jak ująć tę transakcję w księgach rachunkowych? 

Wydatek ten ma charakter ogólny, dlatego zakwalifikuję go do kosztów operacyjnych, które są agregowane na kontach zespołu „4”, bardziej szczegółowa klasyfikacja to „wyposażenie”. 

Praktyka księgowych jest taka, że konta księgowe służące do ewidencji kosztów niepodatkowych są oznaczane jako niepodatkowe (NKUP), aby można je w łatwy sposób rozpoznać i nie uwzględniać w kalkulacji podatku, a wszystkie pozostałe konta (bez oznaczenia NKUP) są traktowane jako konta podatkowe. 

Wyposażenie z naszego przykładu jest kosztem podatkowym, więc nie będę stosowała w jego nazwie oznaczenia. 

Poniżej zobaczysz dekretację:

Podsumowanie

Nie zaksięgujesz poprawnie dokumentu, jeżeli wcześniej nie przeanalizujesz przepisów podatkowych i na odwrót, nie skalkulujesz poprawnie podatków, jeżeli nie dokonasz analizy pod kątem rachunkowym. 

Dlatego też księgowość nie zawsze jest łatwa 😉