Czy wiesz, co zrobić, gdy otrzymasz fakturę za media w okresie zawieszenia działalności, którą na dodatek zapłacił inny podmiot?
Jeśli spotykasz się z takimi sytuacjami, to w tym artykule znajdziesz odpowiedź.
Zapraszam Cię do kolejnej zagwozdki, którą przygotowała Magdalena Sajdak – praktyk rachunkowości.
Posłuchaj wersję audio tego artykułu ⤵️
A zacznijmy od praktycznego przykładu.
Pan Rafał i pan Krzysztof od 01.01.2022 r. prowadzą działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (o nazwie „ABC” sp. z o.o.), której są udziałowcami.
Spółka ta jest czynnym podatnikiem podatku VAT.
Pan Rafał do tej pory prowadził jednoosobową działalność gospodarczą o podobnym charakterze pod nazwą „ABC Rafał”, opodatkowaną według skali podatkowej.
Działalność ta jednak została zawieszona 31.12.2021 r., a więc praktycznie w momencie utworzenia spółki z panem Krzysztofem.
Pan Rafał współpracę zarówno ze swoimi dostawcami, jak i również odbiorcami kontynuuje w dalszym ciągu, ale już jako „ABC” sp. z o.o.
Pod koniec stycznia 2022 r. pojawił się problem z firmą X, która wystawiając fakturę za media, zawarła na niej pełne dane (w tym również NIP) zawieszonej firmy pana Rafała.
Firma X nie zgodziła się na wystawienie faktury korygującej, bazując na zawartej wcześniej umowie, która nie została zaktualizowana.
Faktura ta (pomimo że widniały na niej nieprawidłowe dane dotyczące de facto innego podmiotu) została opłacona z konta firmowego „ABC” sp. z o.o., ponieważ według udziałowców jest związana stricte z działalnością spółki.
Czy wliczyć w koszty fakturę z danymi innego podmiotu?
Czy faktura zawierająca dane innego podmiotu (w tym przypadku dane zawieszonej firmy jednego z udziałowców) może stanowić podstawę do zaliczenia faktury za media do kosztów uzyskania przychodów spółki z o. o., a także czy spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, który na niej widnieje?
W jaki sposób można rozwiązać zaistniały problem?
W powyższej sytuacji mamy do czynienia nie z drobną pomyłką w nazwie nabywcy, ale ze wskazaniem zupełnie innego podmiotu na fakturze.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że w takim przypadku nie jest w ogóle możliwe skorzystanie z opcji, jaką jest wystawienie noty korygującej, ponieważ notą możemy zmieniać poszczególne dane dotyczące nabywcy, ale nie możemy zmienić całkowicie nabywcy na inny podmiot.
Najprostszym rozwiązaniem problemu, które nasuwa się na myśl, jest po prostu wystawienie faktury korygującej przez firmę X, która jednakże nie dopuszcza takiej opcji, opierając się na treści zawartej wcześniej umowy.
Jakie inne rozwiązanie możemy ewentualnie zaproponować?
Wystawienie refaktury za media w czasie zawieszenia działalności
Podczas okresu zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej ani osiągać z niej bieżących przychodów.
Może natomiast wykonywać inne ściśle określone czynności, w tym m.in. przyjmować należności i regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia.
Czy możemy refakturować koszty mediów?
Refaktura co do zasady traktowana jest jak zwykła faktura, ponieważ podmiot pośredniczący między faktycznym usługodawcą a rzeczywistym nabywcą usługi, traktowany jest najpierw, jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi.
Takie „pośredniczenie” w ramach refaktury wypełnia definicję działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, a zatem niesie konieczność rozliczenia podatku VAT oraz złożenia jednolitego pliku kontrolnego za okres (miesiąc lub kwartał), którego dotyczy refaktura.
W tym miejscu warto przypomnieć, że obowiązek podatkowy w VAT w przypadku refaktury powstaje w tym samym momencie co w przypadku faktury pierwotnej.
Warto zaznaczyć, że wysyłka JPK oraz rozliczenie podatku VAT nie oznacza automatycznego odwieszenia działalności. Przy stałym comiesięcznym refakturowaniu tego typu kosztów nieuniknione byłoby wznowienie działalności gospodarczej w CEiDG.
Czy zawieszona działalność może wystawiać refaktury i co się z tym wiąże?
„ABC Rafał” może zatem wystawić refaktury za media i wskazać na niej jako nabywcę dane spółki z o. o., której jest udziałowcem.
„ABC” Spółka z o.o. bez największego problemu będzie mogła ująć taki koszt w swoich księgach rachunkowych oraz dokonać odliczenia podatku VAT widniejącego na refakturze, jednakże będzie się to wiązało z koniecznością wznowienia działalności gospodarczej przez pana Rafała.
