Ujmowanie wydatków w księgach to temat rzeka… I budzi grozę u niejednego księgowego. Szczególnie gdy pojawia się faktura kosztowa z pozycją, którą widzimy po raz pierwszy.

Pierwsze pytanie, które się pojawia, to czy dany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu (KUP) czy też nie?

No właśnie, skąd mieć pewność, że ujmujesz w księgach dany koszt poprawnie?

O tym już w poniższym artykule, w którym postaram się odpowiedzieć na to pytanie.

---

W czym problem?

Tak jak pisałam już w poprzednim artykule, wszystkie operacje w księgach ujmujemy z trzech perspektyw: UoR, CIT/PIT oraz VAT. Ta zasada dotyczy także ujmowania wydatków.

Na gruncie VAT sprawa nie jest bardzo skomplikowana w przypadku transakcji krajowych: o ile mamy prawo do odliczenia VAT (o tym przeczytasz szerzej w osobnym artykule) VAT ujmujemy w rejestrze zakupów nie wcześniej niż w tym okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy i otrzymaliśmy fakturę.

I z mojego doświadczenia wiem, że szczególnie przy wydatkach krajowych, VAT nie nastręcza aż tak wiele problemów.

Ten straszny CIT…

W przypadku podatku dochodowego mamy dużo więcej „zabawy”. I pytanie numer jeden, które sobie zadaje każdy księgowy to: „czy mogę dany wydatek zaliczyć do KUP”?

No właśnie, skąd wiedzieć, czy dany wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu?

Jakie warunki trzeba spełnić, żeby wydatek stanowił KUP?

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT: „kosztami uzyskania przychodów (KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art 16 ust 1”.

W związku z tym już widzimy, że aby wydatek mógł stanowić KUP, musi:

• zostać poniesiony,
• mieć konkretny cel: osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie może się znajdować na liście wykluczeń wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak wskazał NSA w wyroku z dnia 16.10.2012 r., II FSK 430/11: zwrot «w celu» oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym. Poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie, lub zwiększenie przychodów.

Wydatek w związku z tym musi zostać poniesiony, czyli sfinansowany z majątku firmowego (stąd np. umorzone składki ZUS nie stanowią KUP) i musi pozostawać w związku z przyczynowo skutkowym z wykonywaną działalnością.

W związku z tym np. wydatki na zakup polis ubezpieczeniowych członków zarządu zabezpieczających przed ryzykiem związanym z podejmowaniem nowego projektu nie będzie stanowił KUP.

Warto tu także wspomnieć o wyroku NSA z 29.3.2017 r., II FSK 3457/16: 

„To na podatniku spoczywa ciężar dowodu dla wykazania istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesionymi wydatkami a uzyskanymi przychodami z działalności gospodarczej.„

Jak widać ciężar udowodnienia  w związku z wykonywaną działalnością, spoczywa na podatniku.

Wykluczenia z KUP

Analizując możliwość ujęcia danego kosztu w KUP warto sprawdzić przepis art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, czy czasem wydatek, który chcemy ująć, nie jest na liście wykluczeń.

Wśród wydatków, które ustawodawca umieścił na tej czarnej liście NKUP znajdziemy np.:

• wydatki na nabycie gruntów, 
• wydatki na reprezentację (które księgowym czasami ciężko odróżnić od wydatków na reklamę),
• ale także koszty związane z zakupem, leasingiem czy użytkowaniem samochodu osobowego.

Na przykład: jeśli zakupimy samochód osobowy nieelektryczny o wartości początkowej do 150 000 zł, to nie musimy się martwić, odpisy amortyzacyjne będą w całości stanowić KUP. 

Jednak jeśli jego wartość początkowa (liczona jako wartość netto plus nieodliczony VAT) jest wyższa niż 150 000 zł, wtedy odpisy amortyzacyjne mogą stanowić KUP w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości początkowej samochodu.

Na możliwość ujmowania w KUP wydatków na samochody osobowe powinny zwrócić uwagę przede wszystkim Ci podatnicy, którzy wykorzystują samochód dla celów mieszanych tj. do celów prowadzonej działalności, jak również celów prywatnych. W przypadku działalności mieszanej nie stanowi KUP wartość 25% wydatku.

A co z poprawnym dokumentowaniem?

No właśnie, czy wydatek udokumentowany paragonem bez NIP może stanowić KUP?

W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych nie znajdziemy zapisów, w jaki sposób wydatek powinien zostać udokumentowany dla celów CIT, aby stanowić koszt uzyskania przychodów w art. 15 ust.1.

NSA z 13.11.2018 r., II FSK 966/18 stwierdził, iż: „Do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów niezbędne jest nie tylko zaistnienie konkretnego zdarzenia gospodarczego, polegającego na zakupie towarów i usług u konkretnego sprzedawcy, za konkretną cenę, ale i odpowiednie udokumentowanie tej operacji”.

Dokumentowanie a UoR

Tu z pomocą mogą przyjść przepisy ustawy o rachunkowości, które określają jednoznacznie, w jaki sposób dokumentuje się poniesienie kosztu, w tym poniesienie kosztu uzyskania przychodu, oraz jakie zasady obowiązują w zakresie dowodów stanowiących podstawę do dokumentowania, czyli dokonywania zapisów w księgach rachunkowych (art. 21 UoR).

Przepisy o rachunkowości nie są jednak podatkotwórcze, zatem w przypadku posiadania wadliwych dokumentów potwierdzających wydatek lub nawet ich braku, podatnik może przedstawiać każdy inny dowód w sprawie, nawet w postaci przesłuchania świadka.

Dokumentowanie a orzecznictwo

W wyroku WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 9.02.2009 r. I SA/Go 942/08, stwierdzono, że:

„Sama wadliwość dowodów księgowych nie przesądza jeszcze, że opisany w nich wydatek nie został poniesiony, jednak wówczas, gdy stwierdzi się wadliwość dowodów księgowych, dla zaliczenia go do kosztu uzyskania przychodu niezbędne jest wykazanie faktu poniesienia wydatku, jego wysokości, stron uczestniczących w transakcji, związku wydatku z przychodem, a także tego, na czyją rzecz został on poniesiony”.

Zgodnie z art. 180 ustawy Ordynacja Podatkowa dowodem jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Słowo dowód oznaczać może zarówno środki dowodowe, czyli czynności podejmowane w celu wykazania istnienia konkretnego zdarzenia, jak i sam rezultat postępowania dowodowego.

Tak więc dla celów CIT teoretycznie wydatek możemy udokumentować dowolnie, w praktyce, jeśli nie chcemy skończyć na konflikcie ze skarbówką, lepiej jest posiadać dokument będący w standardowym obiegu: faktura, paragon z NIP, dokumenty celne.

Podsumowanie

Jak widzisz ujmowanie wydatków dla celów CIT, nie jest sprawą prostą i do tematu trzeba podchodzić spokojnie, analizując przepisy.

Podsumowując, przed zaksięgowaniem wydatku na gruncie CIT warto wykonać następujące kroki:

1. Sprawdzić, czy wydatek został poniesiony (czyli sfinansowany majątku podatnika).
2. Zweryfikować czy wydatek ma konkretny cel: osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
3. Sprawdzić, czy wydatek nie jest na liście wykluczeń w ramach art. 16 ust. 1 updop.
4. Zweryfikować, czy wydatek został odpowiednio udokumentowany.

Jeśli te kroki wykonasz, możesz mieć pewność, że poprawnie ująłeś koszt na gruncie CIT.

W tym wpisie omówiłam podstawowe warunki, jakie musi spełniać wydatek, żeby stanowił KUP. W trakcie szkolenia, które poprowadzę wspólnie z doradcą podatkowym Patrycją Mikuła, przedstawimy na przykładach, jak ujmować typowe wydatki w księgach rachunkowych na gruncie CIT oraz UoR wyjaśniając różnice.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, to serdecznie zapraszam do Akademii Podatkowej CIT TUTAJ.