Ewidencja księgowa to kolejne zagadnienie z podstaw rachunkowości, bez którego nie obędzie się żaden księgowy! Zakładam, że wiesz już, czym jest bilans i jak od strony finansowej pokazać z jakich elementów majątku (aktywa) i źródeł finansowania (pasywa) składa się dane przedsiębiorstwo. Nieobce są Ci też inne pojęcia wykorzystywane w rachunkowości, więc najwyższa pora, by dowiedzieć się, jak należy ewidencjonować pewne zdarzenia mające miejsce w firmie.

Sam bilans to jeszcze nie wszystko…

Dzięki bilansowi na dany moment jesteś w stanie przedstawić stan majątku i źródeł finansowania konkretnego przedsiębiorstwa. Ale musisz pamiętać, że w jednostce w trakcie roku obrotowego mają miejsce różne zdarzenia, które mają na nią wpływ, np. zawieranie nowych umów z pracownikami lub kontrahentami, zamawianie towarów czy też ich sprzedaż.

Różne zdarzenia mają różny wpływ na przedsiębiorstwo

Musisz wiedzieć także, że część zdarzeń, które wydarzają się w jednostce, będą miały wpływ na jednostkę jako taką – czyli na jej strukturę. Natomiast zaledwie część z nich będzie miała wpływ na finanse tej jednostki, a więc na jej stan majątku i źródła finansowania. I to właśnie one mają największe znaczenie z perspektywy ewidencji.

Czym są operacje gospodarcze?

To, co będziesz starać się ująć w księgach rachunkowych, to będą te zdarzenia, które będą miały wpływ na finanse jednostki. A zatem w swojej codziennej pracy będziesz mieć do czynienia z operacjami gospodarczymi. Operacje gospodarcze to fakty lub zjawiska, które podlegają zapisaniu (odzwierciedleniu) w księgach rachunkowych.

Ale nie każde zdarzenie będzie operacją gospodarczą!

Musisz jednak pamiętać, że nie każda transakcja i nie każde zdarzenie, które ma miejsce w danym przedsiębiorstwie jest operacją gospodarczą. Co więc na pewno operacją gospodarczą nie będzie? Np. zawarcie umowy o wykonanie robót. Ale w momencie, kiedy wpłacona zostanie zaliczka na poczet tych robót lub gdy roboty zostaną wykonane, sytuacja ta ulega zmianie – i wtedy obydwa te zdarzenia można zakwalifikować jako operacje gospodarcze.

To, co wpływa na stan majątku lub źródła finansowania

W przypadku wpłaconej zaliczki zmieniłby się stan majątku, a w sytuacji, gdy roboty zostały by wykonane, powstałoby zobowiązanie – zatem miałoby to wpływ na stan majątku i źródła finansowania. Pamiętaj, że transakcje, które podlegają wpisaniu do ksiąg rachunkowych koniecznie muszą mieć wpływ na stan majątku lub źródła finansowania firmy – inaczej nie można ich potraktować jako operacji gospodarczych.

Jak w praktyce rozpoznać, które zdarzenie jest operacją gospodarczą?

Decydującym kryterium jest to, czy dane zdarzenie ma wpływ na finanse jednostki. I tak spośród zdarzeń takich jak podpisanie umowy z pracownikiem, złożenie zamówienia na dostawę towarów, wypłata wynagrodzenia pracownikowi, sporządzenie protokołu reklamacji czy zakup towarów za gotówkę, operacją gospodarczą będzie jedynie zdarzenie trzecie i piąte, bo tylko one mają wpływ na stan majątku przedsiębiorstwa.

W jaki sposób ewidencjonuje się operacje gospodarcze?

Wiesz już, że w rachunkowości istnieje jak bilans, czyli zestawienie aktywów i pasywów. Teoretycznie można więc wysnuć wniosek, że operacje gospodarcze ewidencjonuje się odpowiednio do każdego z rodzaju aktywów i pasywów. Nie jest to jednak możliwe, ponieważ wtedy wiele szczegółów z tych zapisów zostałoby utraconych. W związku z tym powstało osobne narzędzie, które pomaga w tej kwestii i daje możliwość śledzenia operacji gospodarczych. Tym narzędziem jest to konto księgowe, na temat którego przygotowałam osobny wpis[1] .

Chcesz zrozumieć temat ewidencji księgowej jeszcze lepiej?

Polecam zapoznać się z moim darmowym wykładem wideo, dostępnym poniżej. Jest to fragment pełnego kursu podstaw rachunkowości, który możesz zamówić u mnie na stronie TUTAJ.