Wraz z wejściem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. zmienił się nie tylko sposób wystawiania i otrzymywania faktur, ale również to, kiedy powstaje obowiązek podatkowy i prawo do odliczenia VAT.

Choć dziś większość księgowych skupia się na procedurach technicznych i integracji z KSeF, warto pamiętać, że system wprowadza także konkretne zmiany w rozliczeniach.
KSeF to nie tylko nowy kanał komunikacji z urzędem – to cyfrowa precyzja w obiegu faktur, która kończy erę domysłów, „czy faktura już dotarła” i wprowadza jednolite zasady, które każdy księgowy powinien znać. Zapraszam Cię do wpisu, gdzie rozkładam na czynniki pierwsze ten temat.

---

Jak jest teraz – krótkie przypomnienie

Dziś podstawowe zasady są proste:

• Obowiązek podatkowy powstaje w momencie dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi.
  
• W przypadkach wymienionych w art. 19a ust. 3 i 4 ustawy o VAT – z datą wystawienia faktury.
  
• Prawo do odliczenia VAT przysługuje w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę, pod warunkiem że u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy.
  

I te przepisy nie ulegają zmianie. Jednak przy ich ustalaniu kluczowe znaczenie mają dwa słowa: „wystawienie” i „otrzymanie” – to one definiują moment rozliczenia VAT.
Od lutego 2026 roku znaczenie tych pojęć zmieni się przez KSeF.

KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego

Od 1 lutego 2026 r. szczególną uwagę trzeba zwracać na sytuacje, w których data wystawienia faktury decyduje o momencie powstania obowiązku podatkowego (np. przy świadczeniu stałej obsługi prawnej, najmu, dystrybucji energii elektrycznej – art. 19a ust. 3 i 4 ustawy o VAT).

To właśnie sposób wystawienia faktury w KSeF – czyli tryb, w jakim dokument trafi do systemu – zadecyduje o tym, jaką datę uznamy za moment wystawienia i moment powstania obowiązku podatkowego.

Tryb online – standardowy

Faktura w tym trybie jest przesyłana do KSeF w czasie rzeczywistym.
📅 Moment wystawienia faktury to dzień jej przesłania do systemu (a nie dzień nadania numeru KSeF).

Przykład:
Podatnik wystawił fakturę za stałą obsługę prawną 28 lutego o 23:50 i wysłał ją do KSeF.
System nadał numer KSeF 1 marca o 00:05.
➡️ Datą wystawienia i powstania obowiązku podatkowego w tym wypadku jest 28 lutego.

Tryb offline24

Podatnik może wystawić fakturę lokalnie w swoim programie księgowym (zgodnym ze strukturą KSeF) i przesłać ją do systemu w ciągu 24 godzin.
📌 Datą wystawienia jest data z pola P_1 – ta, która widnieje na fakturze.

Przykład:
Podatnik świadczący stałą obsługę prawną wystawił fakturę w strukturze KSeF 28 lutego, a do systemu przesłał ją 1 marca.
➡️ Datą wystawienia i momentem powstania obowiązku podatkowego jest 28 lutego.

Tryb „niedostępność KSeF”

Jeśli Ministerstwo Finansów ogłosi niedostępność systemu, podatnik może wystawiać faktury lokalnie w  odpowiedniej strukturze logicznej i przesłać je do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.
📅 Datą wystawienia jest również data z pola P_1.

Przykład:
Niedostępność trwała od 28.02 (4:00) do 01.03 (22:00).
Podatnik świadczący stałą obsługę prawną wystawił fakturę 28.02, a przesłał ją do KSeF 02.03.
➡️ Datą wystawienia i momentem obowiązku podatkowego jest 28 lutego.

Tryb awaryjny (art. 106nf ustawy o VAT)

W przypadku ogłoszonej przez MF awarii systemu podatnik może wystawiać faktury poza KSeF (w strukturze logicznej KSeF), a następnie przesłać je do systemu w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.
📌 Datą wystawienia pozostaje data z pola P_1.

Przykład:
Awaria KSeF trwała od 28.02 do 04.03.
Podatnik świadczący stałą obsługę prawną wystawił fakturę 28.02 i przesłał ją do KSeF 10.03.
➡️ Datą wystawienia i momentem obowiązku podatkowego jest 28 lutego.

Tryb awarii całkowitej (art. 106ng ustawy o VAT)

To rozwiązanie na wyjątkowe sytuacje, np. awarię infrastruktury państwowej.
Podatnik wystawia wtedy faktury poza KSeF – papierowo lub elektronicznie.
📅 Datą wystawienia jest data podana na fakturze.

KSeF a prawo do odliczenia VAT

KSeF wpływa nie tylko na moment wystawienia, ale też na moment otrzymania faktury przez nabywcę, a więc na prawo do odliczenia VAT.

Od 1 lutego 2026 r. fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu, w którym system KSeF nada jej numer identyfikacyjny.

Innymi słowy:
📅 Data nadania numeru KSeF = data otrzymania faktury ( w większości trybów, wyjątkiem jest tryb awarii lub awarii całkowitej).

To właśnie ta data decyduje, kiedy nabywca może odliczyć VAT – oczywiście pod warunkiem, że u sprzedawcy powstał już obowiązek podatkowy. 

I tu znów należałoby przeanalizować każdy przypadek indywidualnie, bo jaki widzieliśmy powyżej obowiązek podatkowy u sprzedawcy może być uzależniony od trybu wystawienia faktury w KSeF.

Uwaga na pozostałe kwestie

Zmiana definicji daty „wystawienia” i „otrzymania” faktury ma wpływ nie tylko na faktury pierwotne, ale też na faktury korygujące. Dodatkowo np. data wystawienia może wpływać na ujęcie przychodu na gruncie CIT/PIT.

Równocześnie musimy pamiętać, że w obiegu wciąż funkcjonują:

• faktury papierowe i elektroniczne wystawiane przez podmioty, których KSeF jeszcze nie obowiązuje (art. 106ga ust. 2),
  
• faktury wystawione w KSeF, ale udostępniane nabywcom poza systemem – np. konsumentom czy kontrahentom zagranicznym (art. 106gb ust. 4).
  

W każdym z tych przypadków daty wystawienia i otrzymania są inne i ważne by poprawnie je ustalić bo do tego zależy czy rozliczenie VAT, ale także CIT/PIT będzie zgodne  z przepisami.

Dlaczego to rewolucja dla księgowych?

KSeF dla księgowych oznacza przede wszystkim:
✅ zmiany w obiegu dokumentów,
✅ zmiany w sposobie ujmowania faktur,
✅ nowe źródło danych – system KSeF zamiast klienta
✅ nowe oznaczenia w JPK_V7.

To wymaga nowego podejścia do organizacji pracy i  komunikacji z klientami.

---

🎓 Chcesz krok po kroku opanować przepisy o VAT w dobie KSeF?

VAT w kontekście KSeF.

Obowiązkowy KSeF nadaje nam, księgowym nowe obowiązki. Jak im sprostać?

Zapraszam Cię na szkolenie online: „Jak opanować VAT i uniknąć błędów w dobie KSeF”

Podczas szkolenia pokażę Ci krok po kroku, jak:
✅ zrozumieć i uporządkować obowiązek podatkowy VAT,
✅ poprawnie ustalać moment odliczenia VAT,
✅ ujmować faktury korygujące w nowym modelu KSeF,
✅ przygotować się do obowiązkowego KSeF i zmian w raportowaniu.

To praktyczna dawka wiedzy, którą możesz od razu wykorzystać w codziennej pracy.
👉 Odbierz natychmiastowy dostęp do szkolenia „Jak opanować VAT i uniknąć błędów w dobie KSeF”