Termin na przygotowanie i podpisanie sprawozdań finansowych zbliża się wielkimi krokami.

O przygotowaniu sprawozdania finansowego bez błędów napisałam więcej w tym wpisie.

Dziś powiemy sobie o tym, jak złożyć – i co istotne – jak podpisać sprawozdanie finansowe.

---

Forma sprawozdania finansowego

Zgodnie z art. 45 ust. 1f UoR każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej.

Sprawozdanie finansowe elektroniczne oznacza, że powinno zostać sporządzone w postaci pliku, który można zapisać i odczytać przy użyciu programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, graficznego czy mieszanego.

Istnieją dwie możliwości sporządzenia e-sprawozdania:

• w formie ustrukturyzowanej pliku XML

lub

• w formie nieustrukturyzowanej.

Forma ustrukturyzowana sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe ustrukturyzowane to sprawozdanie sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (format XML zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD). 

W celu sporządzenia e-sprawozdania finansowego w formie ustrukturyzowanej (w formacie XML) można skorzystać z bezpłatnego narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów (tzw. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe) lub z dostępnych komercyjnych oprogramowań (czyli programów księgowych – większość firm korzysta z tego rozwiązania).

Sprawozdanie finansowe w formie ustrukturyzowanej sporządzają przede wszystkim:

1. jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), za wyjątkiem jednostek stosujących MSR (por. art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości).
2. podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego (por. art. 45 ust. 5 updof),
3. podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS (por. art. 27 ust. 2 updop).

Forma nieustrukturyzowana sprawozdania finansowego

Forma nieustrukturyzowana oznacza, że sprawozdanie finansowe może być sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, tzn. w postaci pliku tekstowego, graficznego lub mieszanego zapisanego w dowolnym formacie, np. XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, .xml, .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .csv, .jpg, .tif. Może to być także skan dokumentu papierowego (np. w formie pliku PDF) opatrzony podpisem elektronicznym.

Taką formę sprawozdania finansowego mogą wybrać nieliczne jednostki, np. spółki cywilne.

Elementy sprawozdania w formie elektronicznej

Do elementów sprawozdania finansowego, które muszą mieć formę ustrukturyzowaną, należą:

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
• rachunek przepływów pieniężnych
• oraz w ramach dodatkowych informacji i objaśnień – rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto.

W określonych ustawą przypadkach sprawozdanie finansowe może nie zawierać wszystkich ww. elementów.

Na przykład jednostki małe czy jednostki mikro przygotowują jedynie bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową wg załącznika nr 4 (jednostki mikro) lub 5 (jednostki małe) do ustawy.

WAŻNE: aby móc stosować ww. uproszczenie tj. załącznik nr 4 lub załącznik nr 5, organ zarządzający musi podjąć uchwałę, iż dane uproszczenie nie będzie stosowane.

Taki zapis powinien także zostać ujęty w polityce rachunkowości.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe?

Złożenie sprawozdania finansowego dokonamy pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl, wybierając opcję: „bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”. UWAGA! Ta opcja wymaga zalogowania.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe powinna podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – z reguły jest to główny księgowy. Następnie podpisy składają członkowie zarządu.

Od 1 stycznia 2022 r. sprawozdanie finansowe może podpisywać tylko jeden członek zarządu, jeżeli od pozostałych uzyska stosowne oświadczenia, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106; dalej: u.r.).

 Jest to możliwe dzięki zmienionemu art. 52 u.o.r.

 Co istotne, pamiętajmy, że data podpisania sprawozdania finansowego przez tego członka zarządu nie może być wcześniejsza niż data podpisania ww. oświadczeń przez pozostałych członków zarządu.

No właśnie, jak już załadujemy sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej, to kto i jak powinien je podpisać?

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Przy podpisaniu poszczególnych dokumentów w ramach SF istotne jest, nie tylko to, kto podpisuje SF, ale także, w jakiej kolejności składane są podpisy.

Przypomnę, że sprawozdanie finansowe może zostać podpisane:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• profilem zaufanym,
• podpisem osobistym.

Istotna jest kolejność składania tych podpisów.

W przypadku, gdy wszystkie osoby zobowiązane do złożenia podpisów pod sprawozdaniem finansowym posługują się podpisem kwalifikowanym, bez znaczenia pozostaje kolejność złożenia podpisów.

W przypadku podpisywania plików ze sprawozdaniem finansowym wyłącznie podpisem osobistym, nie ma również ograniczeń co do kolejności składania podpisów.

Problemy pojawiają się, gdy sprawozdanie finansowe ma zostać podpisane różnymi rodzajami podpisów, np. profilem zaufanym i  kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W jakiej kolejności składamy wtedy podpisy?

W takim wypadku najpierw składany jest podpis przez osobę posiadającą profil zaufany, a następnie przez te osoby, które dysponują podpisem kwalifikowanym. I nie ma tu znaczenia, że w takim wypadku np. najpierw podpis składałby członek zarządu jako ten posiadający podpis zaufany, a dopiero potem  główna księgowa, jeśli dysponuje ona podpisem kwalifikowanym.

Podsumowanie

Podpisanie i składanie sprawozdania nie jest takie trudne, jak mogłoby się wydawać. Znajomość kolejności składanych podpisów jak i format, w jakim należy złożyć sprawozdanie finansowe to klucz do sukcesu.

A jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat e-sprawozdań to zapraszam do szkolenia, które poprowadziłam wspólnie z Patrycją Mikułą, doradcą podatkowym w tym temacie.