Home / Rachunkowość ludzkim okiem

Rachunkowość ludzkim okiem

Feature Image

Jak złożyć sprawozdanie finansowe?

, 23 maja 2022

Termin na przygotowanie i podpisanie sprawozdań finansowych zbliża się wielkimi krokami.

O przygotowaniu sprawozdania finansowego bez błędów napisałam więcej w tym wpisie.

Dziś powiemy sobie o tym, jak złożyć – i co istotne – jak podpisać sprawozdanie finansowe.


Forma sprawozdania finansowego

Zgodnie z art. 45 ust. 1f UoR każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej.

 Sprawozdanie finansowe elektroniczne oznacza, że powinno zostać sporządzone w postaci pliku, który można zapisać i odczytać przy użyciu programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, graficznego czy mieszanego.

Istnieją dwie możliwości sporządzenia e-sprawozdania:

  • w formie ustrukturyzowanej pliku XML

lub

  • w formie nieustrukturyzowanej.

Forma ustrukturyzowana sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe ustrukturyzowane to sprawozdanie sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (format XML zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD). 

W celu sporządzenia e-sprawozdania finansowego w formie ustrukturyzowanej (w formacie XML) można skorzystać z bezpłatnego narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów (tzw. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe) lub z dostępnych komercyjnych oprogramowań (czyli programów księgowych – większość firm korzysta z tego rozwiązania).

Sprawozdanie finansowe w formie ustrukturyzowanej sporządzają przede wszystkim:

  1. jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), za wyjątkiem jednostek stosujących MSR (por. art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości).
  2. podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego (por. art. 45 ust. 5 updof),
  3. podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS (por. art. 27 ust. 2 updop).

Forma nieustrukturyzowana sprawozdania finansowego

Forma nieustrukturyzowana oznacza, że sprawozdanie finansowe może być sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, tzn. w postaci pliku tekstowego, graficznego lub mieszanego zapisanego w dowolnym formacie, np. XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, .xml, .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .csv, .jpg, .tif. Może to być także skan dokumentu papierowego (np. w formie pliku PDF) opatrzony podpisem elektronicznym.

Taką formę sprawozdania finansowego mogą wybrać nieliczne jednostki, np. spółki cywilne.

Elementy sprawozdania w formie elektronicznej

Do elementów sprawozdania finansowego, które muszą mieć formę ustrukturyzowaną należą:

  • wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
  • bilans,
  • rachunek zysków i strat,
  • zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
  • rachunek przepływów pieniężnych
  • oraz w ramach dodatkowych informacji i objaśnień – rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe?

Złożenie sprawozdania finansowego dokonamy pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl, wybierając opcję: „bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”. UWAGA! Ta opcja wymaga zalogowania.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe_ MENTORIS

Jak podpisać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe w pierwszej kolejności powinna podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – z reguły jest to główny księgowy. Następnie podpisy składają członkowie zarządu.

Od 1 stycznia 2022 r. sprawozdanie finansowe może podpisywać tylko jeden członek zarządu, jeżeli od pozostałych uzyska stosowne oświadczenia, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106; dalej: u.r.).

 Jest to możliwe dzięki zmienionemu art. 52 u.o.r.

 Co istotne, pamiętajmy, że data podpisania sprawozdania finansowego przez tego członka zarządu nie może być wcześniejsza niż data podpisania ww. oświadczeń przez pozostałych członków zarządu.

No właśnie, jak już załadujemy sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej, to kto i jak powinien je podpisać?

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Jednak w podpisaniu poszczególnych dokumentów w ramach SF istotne jest, nie tylko to, kto podpisuje SF, ale także w jakiej kolejności składane są podpisy.

Przypomnę, że sprawozdanie finansowe może zostać podpisane:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • profilem zaufanym,
  • podpisem osobistym.

Istotna jest kolejność składania tych podpisów.

W przypadku, gdy wszystkie osoby zobowiązane do złożenia podpisów pod sprawozdaniem finansowym posługują się podpisem kwalifikowanym, bez znaczenia pozostaje kolejność złożenia podpisów.

W przypadku podpisywania plików ze sprawozdaniem finansowym wyłącznie podpisem osobistym, nie ma również ograniczeń co do kolejności składania podpisów.

Problemy pojawiają się, gdy sprawozdanie finansowe ma zostać podpisane różnymi rodzajami podpisów, np. profilem zaufanym i  kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W jakiej kolejności składamy wtedy podpisy?

Czy Ty wiesz?

Jeśli nie, to zapraszam Cię na praktycznie szkolenie, które odbyło się 25 maja o godzinie 19, w trakcie którego wspólnie z doradcą podatkowym, Patrycją Mikułą rozbieramy sprawozdania finansowe na czynniki pierwsze.

Szkolenie sprawozdania finansowe

Napisz komentarz: