Termin przygotowania sprawozdania finansowego zbliża się wielkimi krokami. Większość spółek ma czas do końca marca, by spełnić ten obowiązek za rok poprzedni.
Księgowi drżą na samą myśl, jak wiele pracy ich czeka, by domknąć ten proces i przygotować sprawozdanie finansowe bez błędów.
No właśnie: o tym jak ich uniknąć, dowiesz się z tego artykułu.
Błędy w sprawozdaniu finansowym – zmora księgowych…
Większość księgowych, z którymi rozmawiam, obawia się procesu przygotowania SF, w szczególności drżą na myśl o możliwości popełnienia błędu czy pomyłki. Przejmują się, że o czymś w nadmiarze obowiązków zapomną.
A konsekwencje nierzetelnego sprawozdania finansowego są znaczne. Ale o tym za chwilę.
Aby zapobiec błędom, przyjrzyjmy się, o czym w szczególności nie możemy zapomnieć.
Sporządzanie SF wg. uproszczeń, kiedy nie mamy do tego prawa
Najczęstszym błędem, który pojawia się przy przygotowaniu sprawozdania finansowego, jest stosowanie uproszczeń tam, gdzie nie mamy do nich prawa.
Klasycznym przykładem jest sytuacja, gdy jednostka spełnia warunki np. określone w art. 3 ust. 1 dla jednostki małej i przygotowuje w związku z tym sprawozdanie finansowe wg. załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości. Robi to jednak bez uprzedniego podjęcia przez organ zatwierdzający uchwały w tej sprawie.
Pamiętajmy, że nie wystarczy spełniać warunków do bycia jednostką małą lub mikro, by korzystać z uproszczeń, organ zatwierdzający musi podjąć decyzję o stosowaniu konkretnego uproszczenia w tym np. przygotowywania sprawozdania finansowego wg. załącznika nr 4 czy 5, czy korzystania z możliwości nie przygotowywania rachunku przepływów pieniężnych w sytuacji gdy np. jednostka podlega pod badanie przez biegłego rewidenta, ale jest jednostką małą przed zastosowaniem uproszczeń.
Ustalone uchwałą uproszczenia powinny również zostać ujęte w polityce rachunkowości.
Stawki amortyzacji
Z kolei już na etapie prowadzenia ksiąg rachunkowych, powszechnym błędem, który skutkuje także nieprawidłowościami w trakcie przygotowania SF, jest stosowanie stawek amortyzacyjnych wynikających z ustaw podatkowych, pomijając uwzględnienie przewidywanego okresu ekonomicznej użyteczności środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej wymaganego przez UoR.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości tylko określone podmioty mają prawo stosować takie uproszczenie (jednostki mikro przy spełnieniu określonych warunków), tj. stosować stawki amortyzacji podatkowe dla celów księgowych. I tu również, by móc stosować takie uproszczenie, konieczna jest uchwała organu zarządzającego i wpis do polityki rachunkowości.
Jak być powinno? Kierownik jednostki powinien dokonać okresowej oceny składników majątku tak, aby w jednostce nie było używanych składników majątku, które zostały już całkowicie zamortyzowane (zgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy o rachunkowości (dalej: UoR), korygując określone okresy i stawki amortyzacyjne.
Wycena należności
Wśród niedoświadczonych księgowych zdarza się także, np. błędna wycena należności. Pamiętajmy, że zgodnie z zasadą ostrożności w księgach rachunkowych wykazuje się należności, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego (co wynika z art. 35b UoR).
Odpis aktualizujący może dotyczyć konkretnej należności (np. w przypadku gdy stała się ona, np. nieściągalna) bądź przyjętego ogólnego % należności.
Jeżeli ww. odpisy nie zostały dokonane lub zostały dokonane w niewłaściwej wysokości, wartość aktywów w bilansie zostaje zawyżona, co może powodować nierzetelność sprawozdań finansowych.
Wycena zobowiązań i należności
Kolejna kwestia to potwierdzenie sald z kontrahentami w celu usunięcia rozbieżności oraz wykazania rzeczywistej wartości należności i zobowiązań (uwzględniających, np. z notami odsetkowymi, karami umownymi itd). Dodatkowo należy pamiętać, by na dzień bilansowy dokonać wyceny bilansowej należności i zobowiązań wyrażonych w walucie obcej po odpowiednim kursie walutowym.
Brak ww. działań może powodować ponownie wykazanie niepoprawnej sumy bilansowej, wyniku finansowego i może prowadzić do stwierdzenia nierzetelności sprawozdania finansowego.
Nierzetelność sprawozdania finansowego — skutki dla księgowego
Takich błędów mogłabym przytaczać wiele. Aby jednak uzmysłowić ich wagę, trzeba też co nieco powiedzieć na temat tego, jakie konsekwencje czekają właśnieksięgowych, a w szczególności głównych księgowych za nierzetelne przygotowanie sprawozdania finansowego.
Generalnie to kierownik jednostki jest odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania finansowego. A to – wraz z prowadzeniem ksiąg rachunkowych – z reguły zleca, np. głównemu księgowemu.
Główny księgowy odpowiada za rzetelne prowadzenie ksiąg i przygotowanie SF zgodnie z Kodeksem Pracy na mocy zawartej z pracodawcą umowy o pracy.
Zgodnie z art. 115 KP pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia (art. 117 § 1 KP). Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 KP). Jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest zobowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości.
Oprócz odpowiedzialności zgodnie z przepisami ww. KP, mamy jeszcze odpowiedzialność karno-skarbową.
Ale o tym, jak i o innych błędach, jakie można popełnić w SF, opowiadamy więcej wspólnie z Patrycją Mikułą na praktycznym szkoleniu “Sprawozdania finansowe bez tajemnic”.
