Zmiana polityki rachunkowości to decyzja, która może znacząco wpłynąć na obraz finansowy jednostki. Krajowy Standard Rachunkowości nr 7 szczegółowo reguluje zasady postępowania w takich sytuacjach, dlatego warto znać podstawowe reguły i procedury.

W dzisiejszym wpisie na blogu Anna Małecka, wieloletni praktyk rachunkowości, przybliży ten temat.

Podstawy prawne i dokumentacja

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe musi posiadać pisemną dokumentację polityki rachunkowości w języku polskim. To nie jest jedynie formalność – dokument ten stanowi podstawę prowadzenia rachunkowości i musi obejmować kluczowe elementy: określenie roku obrotowego i okresów sprawozdawczych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, zakładowy plan kont z zasadami klasyfikacji zdarzeń, a także system ochrony danych księgowych i dokumentów.

Odpowiedzialność za zatwierdzenie i aktualizację tej dokumentacji spoczywa na kierowniku jednostki, który musi to uczynić w formie pisemnej. Warto pamiętać, że zakres dokumentacji ma charakter otwarty – każda jednostka może go rozszerzyć, dostosowując do własnych potrzeb biznesowych.

Kiedy można wprowadzać zmiany

Ustawodawca przewidział dwie główne sytuacje, w których można dokonać zmian polityki rachunkowości. Po pierwsze, są to zmiany obowiązkowe wynikające ze zmiany przepisów o rachunkowości lub utraty prawa do stosowania uproszczeń. W takich przypadkach jednostka nie ma wyboru i musi dostosować się do nowych wymogów.

Po drugie, jednostka może zdecydować o dobrowolnej zmianie polityki, jeśli uzna, że jest to konieczne dla jaśniejszego przedstawienia swojej sytuacji majątkowej i finansowej. Takie decyzje mogą być spowodowane zmianą przedmiotu działalności, wejściem do grupy kapitałowej wymagającej jednolitych zasad rachunkowości, czy też chęcią wykorzystania możliwości uproszczeń.

Niezależnie od przyczyny, wszystkie zmiany polityki rachunkowości wprowadza się ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji.

Rozróżnienie – co jest zmianą, a co nie

Kluczowe dla praktyki księgowej jest prawidłowe rozróżnienie, które działania faktycznie stanowią zmianę polityki rachunkowości. KSR nr 7 precyzyjnie to określa.

Rozróżnienie to ma fundamentalne znaczenie, ponieważ tylko rzeczywiste zmiany polityki rachunkowości wymagają specjalnych procedur i ujawnień.

Procedura wprowadzania zmian

Proces wprowadzania zmian polityki rachunkowości rozpoczyna się od podjęcia odpowiedniej uchwały lub decyzji. W spółkach kapitałowych będzie to uchwała zarządu, w spółkach osobowych – uchwała wspólników, a w firmach jednoosobowych – zarządzenie właściciela. Dokument powinien jasno określać zakres zmian i datę ich wejścia w życie.

Następnie należy wybrać odpowiednią metodę ujęcia skutków zmiany. KSR nr 7 przewiduje trzy podejścia, które stosuje się w określonej hierarchii. Preferowane jest pełne podejście retrospektywne, które polega na zastosowaniu zmienionych zasad tak, jakby obowiązywały od zawsze. Oznacza to przekształcenie danych porównawczych i odniesienie skutków na kapitał własny jako zysk lub stratę z lat ubiegłych.

Jeśli pełne podejście retrospektywne jest praktycznie niewykonalne – na przykład ze względu na brak danych historycznych lub konieczność poniesienia niewspółmiernych kosztów – stosuje się ograniczone podejście retrospektywne. W ostateczności, gdy i to nie jest możliwe, jednostka może zastosować podejście prospektywne, odnosząc skutki zmian na wynik bieżącego roku bez przekształcania danych porównawczych.

Przykład praktyczny

Zobaczmy, jak wygląda to w praktyce na przykładzie spółki ABC, która postanowiła zmienić metodę wyceny nieruchomości inwestycyjnych z ceny nabycia na wartość godziwą. Powodem tej decyzji było wejście do grupy kapitałowej wymagającej jednolitych zasad wyceny.

Spółka posiadała grunt zakupiony za 2.000.000 zł, którego wartość godziwa na koniec roku wyniosła 4.000.000 zł. Po zastosowaniu pełnego podejścia retrospektywnego, księgowania wyglądały następująco: zwiększenie wartości inwestycji w nieruchomości o 2.000.000 zł z jednoczesnym odniesiem tej kwoty na zysk z lat ubiegłych, a następnie utworzenie rezerwy na podatek odroczony w wysokości 380.000 zł (19% od 2.000.000 zł).

W rezultacie w bilansie spółka wykazała inwestycje w nieruchomości w wysokości 4.000.000 zł zamiast pierwotnych 2.000.000 zł, a zysk z lat ubiegłych zwiększył się o 1.620.000 zł (2.000.000 zł minus 380.000 zł podatku odroczonego).

Ujawnianie w sprawozdaniu finansowym

Wprowadzenie zmian polityki rachunkowości wiąże się z obowiązkiem odpowiedniego ujawnienia ich skutków w sprawozdaniu finansowym. W informacji dodatkowej należy szczegółowo opisać rodzaj i przyczyny wprowadzonych zmian oraz przedstawić ich liczbowy wpływ na wynik finansowy i kapitał własny. Jeśli dokonano przekształcenia danych porównawczych, powinny one zostać wykazane w odrębnej kolumnie bilansu oznaczonej jako “Przekształcone dane porównawcze”.

Najważniejsze zasady do zapamiętania

W praktyce księgowej warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach. Zmiany polityki rachunkowości wprowadza się wyłącznie od pierwszego dnia roku obrotowego – nigdy w trakcie roku obrotowego. Każda zmiana musi być szczegółowo udokumentowana i uzasadniona w informacji dodatkowej. Przy zastosowaniu podejścia retrospektywnego konieczne jest zapewnienie porównywalności danych poprzez odpowiednie przekształcenie informacji z poprzednich okresów.

Zmiana polityki rachunkowości to decyzja o daleko idących konsekwencjach, która wpływa na porównywalność sprawozdań finansowych między okresami. Dlatego przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian warto skonsultować się z audytorem i upewnić się, że wszystkie procedury zostaną przeprowadzone zgodnie z wymogami KSR nr 7.

Chcesz więcej takich opracowań? Koniecznie dołącz do naszego newslettera, w którym publikujemy tego typu treści.