Każdy księgowy zna ten problem: masz podpisaną umowę z kontrahentem na usługi rozliczane ryczałtowo miesięcznie, ale faktura stale przychodzi po zamknięciu miesiąca. W takiej sytuacji stoisz przed dylematem – czy czekać na fakturę i księgować koszt w następnym okresie, czy może istnieje sposób na ujęcie go tam, gdzie rzeczywiście należy?

Zapraszam Cię do wpisu na blogu w tym temacie przygotowanego przez Anię Małecką.

Rozwiązanie zgodne z prawem – czyli co na to UoR

Ustawa o rachunkowości daje nam jasną odpowiedź. Zgodnie z zasadą memoriału, wszystkie koszty dotyczące danego okresu powinny być ujęte w księgach tego okresu, niezależnie od terminu otrzymania faktury. To oznacza, że nie musisz czekać na dokument od kontrahenta, jeśli znasz wartość świadczonej usługi.

W praktyce możesz sporządzić dowód zastępczy, najczęściej w formie “PK – Polecenia księgowania”, który pozwoli Ci zaksięgować koszt we właściwym okresie. Kluczowe jest jednak uzyskanie zgody kierownika jednostki na takie rozwiązanie.

Co musi zawierać Twój dowód

Przygotowując dowód zastępczy, pamiętaj o wszystkich wymaganych elementach. Dokument powinien zawierać rodzaj i numer identyfikacyjny, dane wszystkich stron operacji, szczegółowy opis świadczonej usługi wraz z jej wartością oraz datę faktycznego wykonania usługi. Nie zapomnij o własnym podpisie jako wystawcy oraz o dekretacji – wskazaniu miesiąca i sposobu ujęcia w księgach wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Skutki podatkowe i ograniczenia

Dobrą wiadomością jest to, że koszty udokumentowane w ten sposób będą mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów na ogólnych zasadach. Interpretacje podatkowe potwierdzają takie stanowisko. Musisz jednak pamiętać o istotnym ograniczeniu – tej procedury nie można stosować do zakupów opodatkowanych VAT i usług oraz skupu metali nieżelaznych od ludności.

Jak wdrożyć to w praktyce

Rozpocznij od ustalenia z kierownictwem jasnych zasad dotyczących wystawiania dowodów zastępczych. Gdy otrzymasz zgodę na taką procedurę, możesz systematycznie stosować ją dla wszystkich usług ryczałtowych, których wartość jest Ci znana z umowy. Po sporządzeniu dowodu “PK” zaksięguj koszt w odpowiednim okresie, a gdy w końcu otrzymasz fakturę od kontrahenta, dokonaj niezbędnych uzgodnień i korekt.

Takie podejście pozwoli Ci zachować prawidłową współmierność kosztów i przychodów, a jednocześnie zapewni zgodność z wymogami ustawy o rachunkowości. Pamiętaj, że wszystkie dowody zastępcze należy przechowywać wraz z otrzymanymi później fakturami, tworząc kompletną dokumentację operacji gospodarczej.