W swojej pracy zawodowej pewnie niejednokrotnie spotkałeś się z prognozą za prąd, wodę lub gaz, które są wysyłane do klientów w celu ich opłacenia. Czy z takiego dokumentu można odliczyć podatek VAT i zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów? 

Zapraszam Cię dzisiaj do wpisu na bloga przygotowanego przez wieloletniego praktyka rachunkowości, Annę Małecką.

Zacznijmy od przykładu

Alfa sp. z o.o., będąca czynnym podatnikiem VAT, w kwietniu br otrzymała prognozę za gaz. Data wystawienia tego dokumentu to 06.04. , a data sprzedaży to 30.04. Czy Alfa będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT z tego dokumentu i zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów? A jeśli tak, to w jakim okresie?

Prawo do odliczenia VAT – cel wydatku

Zacznijmy od podatku VAT i ewentualnego momentu jego odliczenia. Co do zasady, podatnikowi VAT czynnemu przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli zakupy służyły wykonywaniu działalności opodatkowanej.

Oczywiście od tej zasady są także wyjątki przewidziane w ustawie o VAT, na przykład odliczenie podatku z faktury dokumentującej transakcję zwolnioną z VAT. Załóżmy jednak, że te przepisy nie będą miały zastosowania w naszym przypadku. 

Faktura prognoza a elementy faktury właściwej

Warto zaznaczyć, że odliczenie podatku VAT można dokonać tylko na podstawie faktur. Taka prognoza będzie mogła być uznana za fakturę, jeżeli będzie zawierała wszelkie elementy faktury wymagane przepisami. Są to: 

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE),
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, bądź data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Jak widzisz, trochę tych elementów jest, ale jeżeli dokument, który do nas trafił, zawiera je wszystkie, to będzie on fakturą, od której możemy odliczyć podatek VAT po spełnieniu dodatkowych warunków odliczenia. Załóżmy, że prognoza, która trafiła do spółki Alfa, spełnia te wymogi i można ją uznać za fakturę. 

Kiedy możemy odliczyć VAT z prognozy?

Przypomnijmy, że odliczenie VAT jest możliwe najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstanie obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż okres, w którym nabywca otrzyma fakturę. W przypadku Alfa sp. z o.o. fakturę/prognozę otrzymała ona w kwietniu, ale musimy jeszcze sprawdzić, kiedy powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy.

W przypadku dostaw prądu, gazu oraz wody, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, pod warunkiem, że została ona wystawiona terminowo, czyli przed upływem terminu płatności. W innym przypadku obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności. Skoro faktura została wystawiona w kwietniu, to obowiązek podatkowy u sprzedawcy powstał w kwietniu i Alfa otrzymała fakturę w kwietniu, a więc będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT już w kwietniu 2024. 

A co z kosztami uzyskania przychodów?

VAT mamy z głowy, to teraz sprawdźmy możliwość zaliczenia takiej faktury prognozy do kosztów uzyskania przychodów i ewentualny okres, w którym taki koszt będzie można potrącić. 

Zaczniemy od przypomnienia definicji kosztów uzyskania przychodów. Za koszty uzyskania przychodów uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów podatkowych. Definicję tę możemy uzupełnić – kosztem podatkowym może być wydatek, który jest racjonalny, ekonomicznie uzasadniony, definitywny i właściwie udokumentowany. 

Zakup gazu, który jest przeznaczony na cele prowadzonej działalności gospodarczej, ma związek z przychodami uzyskiwanymi przez podatnika – tutaj nie będzie wątpliwości, zakup gazu będzie kosztem podatkowym, pytanie jest – kiedy 😉

Przy fakturach prognozach wątpliwości może budzić to, czy mają one charakter definitywny – zaliczki/przedpłaty takiego charakteru nie mają. W praktyce jednak przyjmuje się, że faktury VAT niebędące fakturami zaliczkowymi mają charakter definitywny. Faktura prognoza nie jest fakturą zaliczkową, dlatego należy uznać, że wydatki udokumentowane w taki sposób mają charakter definitywny. 

Kiedy zaliczymy wydatek z prognozy w KUP?

Koszty możemy podzielić na koszty bezpośrednio związane z przychodami, które są potrącane w dacie uzyskania przychodu z nimi związanymi oraz koszty pośrednio związane z przychodami, które są potrącane w dacie ich poniesienia. Koszty zakupu gazu zaliczymy do kosztów pośrednich (no chyba, że Alfa sp. z o.o. handluje gazem, wówczas zakup gazu będzie kosztem bezpośrednim, ale załóżmy, że tak jednak nie jest) 😉 A skoro są to koszty pośrednie, to potrącimy je w dacie poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu z kolei uważa się moment ujęcia kosztu w księgach. Alfa otrzymała fakturę w kwietniu, a więc jeżeli zostanie ona ujęta w księgach w kwietniu, to już w tym miesiącu może stanowić koszt uzyskania przychodów. 

Podsumowanie

Podsumowując – z faktury prognozy można odliczyć podatek VAT i wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, o ile faktura ta zawiera wszystkie elementy niezbędne fakturze, a zakup służy działalności opodatkowanej i ma związek z uzyskiwanymi przychodami. Jedynym pytaniem, nad którym trzeba się trochę zastanowić, to kiedy, ponieważ moment odliczenia zależy od momentu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, otrzymania faktury i ujęcia jej w księgach. Na gruncie podatku dochodowego wydatek z takiej faktury będzie można zaliczyć do KUP przy spełnieniu warunków co do celowości wydatku i  charakteru definitywnego, a także potwierdzenia jego poniesienia (zapłata).