Otrzymałeś do zaksięgowania fakturę z Facebooka? A może od innego kontrahenta zagranicznego, który na rzecz Twojego klienta świadczył usługi?

Nie wiesz, jak ująć taki wydatek w księgach?

Zapraszam do artykułu poniżej, w którym Anna Małecka, wieloletni praktyk rachunkowości wyjaśni, jak poprawnie ująć taki wydatek w księgach handlowych na gruncie UoR, CIT oraz VAT.

---

Posłuchaj:

Kiedy mamy do czynienia z importem usług?

Zacznijmy od definicji importu usług.

Import usług na gruncie ustawy o VAT

Tak naprawdę import usług jest zdefiniowany tylko w ustawie o VAT – ustawa o CIT oraz UOR nie posługują się tym pojęciem. 

Import usług to transakcja, której przedmiotem są usługi wykonywane przez zagraniczny podmiot, gdzie miejscem świadczenia usług jest terytorium Polski, a podmiot świadczący usługi nie posiada w Polsce siedziby, ani stałego miejsca wykonywania działalności oraz nie jest zarejestrowany w Polsce, jako czynny podatnik VAT.

Obowiązek podatkowy w przypadku importu usług powstaje na tych samych zasadach, co w przypadku transakcji krajowych, tak więc za moment powstania obowiązku podatkowego uznaje się moment wykonania usługi.

Podstawa opodatkowania przy imporcie usług również jest określana na zasadach ogólnych, tak więc podstawę opodatkowania stanowi wszystko to, co stanowi zapłatę, którą usługodawca otrzymał lub ma otrzymać. 

Od tak obliczonej podstawy podatnik nalicza podatek VAT według stawki właściwej dla przepisów krajowych i jednocześnie może go odliczyć, o ile ma do tego prawo (zasady ogólne odliczania VAT).

Co ważne, podmiotem odpowiedzialnym za rozliczenie podatku VAT z tytułu importu usług jest w większości przypadków nabywca usług (zgodnie z art. 28b ustawy o VAT), który ma obowiązek naliczyć i odprowadzić podatek do Urzędu Skarbowego. 

Jednocześnie nabywca może dokonać odliczenia podatku na zasadach ogólnych. 

Co do zasady transakcja ta będzie neutralna podatkowo, o ile nabywca nie prowadzi równocześnie działalności opodatkowanej i zwolnionej – wtedy VAT naliczony podlegałby odliczeniu tylko w proporcji do wykonywanej działalności opodatkowanej VAT.

Od ww. zasady oczywiście na gruncie ustawy o VAT mamy wyjątki, gdy import usług jest rozliczany inaczej, ale tymi przypadkami na ten moment nie będziemy się zajmować (możesz się z nimi zapoznać w ramach art. 28d – 28n).

A co na to ustawa o CIT?

Jeżeli chodzi o CIT to tak, jak w przypadku wydatków krajowych musimy zbadać związek wydatku z przychodami.

O ile wydatek służy uzyskaniu przychodu bądź zachowaniu źródła przychodu i nie należy do wydatków wykluczonych wprost przez ustawę o CIT z katalogu kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust.1 ustawy o CIT), to będzie on stanowił koszt podatkowy.

Dodatkowo określając związek kosztów z przychodami, będziemy mogli ustalić moment potrącenia kosztu.

W sytuacji, gdy wydatek będzie miał charakter ogólny i nie będzie można przypisać go do konkretnego przychodu, będzie stanowił on koszt pośredni, potrącany w dacie ujęcia w księgach. Wyjątek stanowią wydatki, które dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, wówczas należy je podzielić proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą. 

W momencie, gdy wydatek powiążemy z konkretnym przychodem, będzie stanowił on koszt bezpośredni, który musi być potrącony w roku podatkowym, w którym powstał związany z nim przychód.

Jak zaksięgować wydatki zgodnie z UOR?

W przypadku ustawy o rachunkowości tak samo, jak w przypadku wydatków krajowych ważna jest klasyfikacja wydatku do:

• kosztów działalności operacyjnej, 
• pozostałych kosztów operacyjnych l
• lub kosztów finansowych. 

Takie same zasady obowiązują również, jeśli chodzi o moment ujęcia wydatku w księgach – jeżeli otrzymamy fakturę do momentu zamknięcia miesiąca, to można ją zaksięgować w miesiącu, którego dotyczy. Jeżeli faktura wpłynie do nas z opóźnieniem i już zdążymy zamknąć miesiąc, to ujmiemy ją w księgach na zasadach ogólnych, a więc w momencie otrzymania.

Czas na przykład 😊

Wyobraź sobie, że prowadzisz księgowość spółki z o.o. Spółka Alfa sp. z o.o., będąca czynnym podatnikiem VAT prowadząca wyłącznie sprzedaż opodatkowaną, zleciła niemieckiemu podmiotowi zbadanie rynku zbytu dla swoich produktów na terenie Niemiec. Wykonawca usług jest zarejestrowany, jako czynny podatnik VAT i nie posiada siedziby ani stałego miejsca wykonywania działalności na terenie Polski. Faktura za usługę, w kwocie 10 000 zł, została wystawiona w dniu 01.09.2022 roku, zapłacona 02.09.2022, a usługa wykonana 23.09.2022 roku. 

Zaczynamy analizę przykładu od podatku VAT.

Transakcja z przykładu będzie zakwalifikowana, jako import usług rozliczany zgodnie z art. 28b ustawy o VAT – odbiorcą usług jest polski podatnik VAT, wykonawcą jest podatnik VAT zarejestrowany na terenie Niemiec, a miejscem świadczenia usług jest terytorium Polski, więc wszystkie warunki są spełnione. 

Obowiązek podatkowy powstanie na zasadach ogólnych, a więc w tym przypadku w momencie płatności za fakturę, ponieważ jest ona opłacona jeszcze przed wykonaniem usługi. 

Stawka podatku VAT w przypadku usług doradczych to 23%, tak więc trzeba naliczyć podatek VAT w wysokości 2300,00 zł. Jednocześnie Spółka może odliczyć podatek VAT w  całości – wydatek służy sprzedaży opodatkowanej, a ustawa o VAT nie ogranicza odliczenia od wydatków tego typu. 

Co do CIT to Spółka poszukuje nowych rynków zbytu, więc związek z przychodami jest uzasadniony i wydatek ten będzie stanowił koszt uzyskania przychodu. 

Następnie należy określić, czy jest to koszt bezpośredni, czy pośredni. W tym przypadku nie możemy wskazać konkretnego przychodu, z którym powiążemy wydatek, więc będzie to koszt pośredni, potrącany w dacie ujęcia wydatku w księgach, a więc 23.09.2022.

A jak ująć tę transakcję w księgach rachunkowych?

Faktura została wystawiona 01.09.2022 roku, jednak usługa została wykonana dopiero 23.09.2022 roku. 

Wrócę tutaj do zasady memoriału – wydatki uważa się za poniesione w momencie ich wystąpienia, a więc w momencie wykonania usługi bądź wydania towaru. W naszym przypadku dokładnie 23.09.2022 roku. Nie ma znaczenia, że faktura została wystawiona wcześniej, ani fakt jej opłacenia. 

Ponownie musimy zaklasyfikować wydatek do odpowiedniej kategorii kosztów. 

Spółka poszukuje nowych rynków zbytu dla swoich produktów, więc można uznać, że są to koszty działalności podstawowej. W związku z tym ujmę transakcję na kontach zespołu „4” pozostałe usługi obce, w analityce doradztwo. 

Praktyka księgowych jest taka, że konta księgowe służące do ewidencji kosztów niepodatkowych są oznaczane, jako niepodatkowe (NKUP), aby można je w łatwy sposób rozpoznać i nie uwzględniać w kalkulacji podatku, a wszystkie pozostałe  (bez oznaczenia NKUP) są traktowane jako konta podatkowe. 

Jak już ustaliliśmy, wydatek z naszego przykładu jest kosztem podatkowym, więc konto księgowe, na którym go ujmę nie będzie zawierało dodatkowych oznaczeń.

Poniżej przedstawiam dekretację.