Zastanawiasz się, jak właściwie wygląda praca kontrolera finansowego? Z jakimi wyzwaniami mierzy się na co dzień? Na jakie sytuacje może się natknąć we współpracy z zarządem? Jeśli tak, to dobrze trafiłeś! W tym artykule zajrzymy za kulisy pracy kontrolera finansowego. Przyjrzymy się konkretnemu obszarowi jego działalności, związanemu ze wspieraniem zarządu w podejmowaniu decyzji.

Typowe decyzje zarządu, na które możecie się natknąć w pracy kontrolera.

Oto kilka przykładów typowych decyzji zarządu, które wymagają wsparcia kontrolera:

• Przyjąć specjalne zamówienie, czy je odrzucić?   
• Wyprodukować np. półfabrykat samodzielnie, czy może zakupić go od dostawcy zewnętrznego? 
• Utrzymać produkcję danego wyrobu gotowego, czy może jej zaprzestać?  
• Które produkty powinniśmy wytworzyć, w przypadku ograniczonych zasobów? W tej sytuacji musimy wybrać pomiędzy konkretnymi produktami ze względu na fakt, że mamy np. ograniczenia odnośnie wydajności maszyn, czy wydajności pracowników, a nie jesteśmy w stanie zatrudnić dodatkowych.

Wśród wymienionych decyzji wyróżniamy tak naprawdę dwa typy: 

1. Decyzja typu podjąć czy odrzucić działanie, np. przyjąć, czy odrzucić konkretne zamówienie. 
2. Decyzja, opierająca się o wybór jednej z możliwych opcji, np. zarząd zdecydował już, że będziemy zwiększać produkcję w odpowiedzi na rosnący popyt i należy wybrać, w jaki sposób to zrobimy. Czyli mamy do wyboru konkretne opcje, które kontroler musi wycenić.

Decyzje “krótkoterminowe”

Co ważne, wszystkie interesujące nas decyzje, będą się opierały na wycenie nie dłuższej niż na okres jednego roku. Umownie nazywamy je więc krótkoterminowymi. Pamiętaj jednak, że niekoniecznie muszą mieć efekt tylko na okres jednego roku. Mogą wpływać na jednostkę przez okres dłuższy, ale ze względu na zmienność wielu czynników, jednostka nie jest w stanie ocenić efektów tych opcji na okres dłuższy niż jednego roku. 

Jest to związane z brakiem możliwości estymacji. Jeżeli firma decyduje się podjąć bądź odrzucić konkretne zamówienie to wiadomo, że wiąże się to z perspektywą nie dłuższą niż rok. Jednak jeżeli decyduje się na przykład zwiększyć produkcję i wybiera pomiędzy różnymi opcjami, to efekt takiej decyzji może być dłuższy niż okres jednego roku. Jednak również w tym przypadku, ze względu na dużą zmienność rynku, jednostka będzie miała problem z oceną przychodów i kosztów, czyli efektów podjęcia danej decyzji na okres dłuższy niż okres jednego roku. 

Te czynniki niemierzalne, bądź trudne do estymacji również będą miały wpływ na podjęcie decyzji przez zarząd, będą jedynie niekwantyfikowane, czyli to zarząd postanowi, czy powinny zostać wzięte pod uwagę, czy też nie. 

Jak wygląda proces podejmowania decyzji przez zarząd?

Żeby lepiej zrozumieć pracę kontrolera, wyobraź sobie, jak w ogóle wygląda proces podejmowania decyzji przez zarząd.

Na początku oczywiście pojawia się problem sygnalizowany przez jeden z działów, na przykład dział sprzedaży. Informuje on zarząd, że zwiększa się popyt na dany produkt jednostki i prognozują, że w kolejnym roku będzie nadal wzrastał. W związku z tym należałoby produkować więcej, by zmaksymalizować zyski. Okazuje się jednak, że jednostka fizycznie nie ma już miejsca, by zwiększyć produkcję. Zarząd szuka więc możliwych rozwiązań, przy pomocy np. kierownika działu produkcji lub kierownika działu sprzedaży. Pojawia się kilka propozycji:

• Wynajęcie dodatkowej hali, na której może się odbywać ta dodatkowa produkcja.
• Budowa nowego budynku produkcyjnego. 
• Zakup półproduktów u innego dostawcy. W tej sytuacji ta część produkcji, która była związana z półproduktami, może być przeznaczona na zwiększenie produkcji gotowego wyrobu. 
• Podnajęcie budynku hali, który w tej chwili posiada i wynajęcie większego na całość produkcji. 

Oczywiście po przedyskutowaniu tych propozycji z reguły dochodzi się do wniosku, że niektórych z tych opcji nie opłaca się wprowadzić w życie. Na przykład zarząd stwierdza, że wybudowanie budynku byłoby za drogie, a podnajęcie hali może być problematyczne, bo  hala musi zostać specyficznie przygotowana pod ten konkretny typ produkcji. Należy więc wyeliminować te rozwiązania, które raczej się nie sprawdzą. Wtedy zostaną tylko te realne opcje, które następnie są wyceniane. Na tym etapie ocenia się korzyści i koszty, związane z każdym z tych rozwiązań, czyli podaje się tak zwane informacje istotne. Na ich podstawie zarząd wybiera najlepszą z opcji.

Pamiętajmy jednak, że nie tylko informacje finansowe są istotne z punktu widzenia podejmowanej decyzji. Należy wziąć pod uwagę także czynniki niemierzalne. Jeśli np. jednostka decyduje się na zakup półproduktów u dostawcy zewnętrznego, to należy się zastanowić, jak wypłynie to na jakość produktów, na innych dostawców i pracowników, czy będzie to zgodne ze strategią firmy itd.

Rola kontrolera finansowego – selekcjoner i detektyw

Kontroler finansowy pełni w tym procesie kluczową rolę, bo to właśnie on ma za zadanie przygotować informację istotną, pełną, wiarygodną i dostarczoną na czas. Często bywa to nie lada wyzwaniem. 

Kontroler może zostać zasypany licznymi informacjami, z których nie wszystkie będą istotne z perspektywy tej konkretnej decyzji. Wtedy pełni funkcję selekcjonera, który z tych wszystkich informacji musi wybrać te, które będą pomocne i istotne z punktu widzenia podejmowanej decyzji. 

Może zaistnieć również sytuacja odwrotna, w której kontroler otrzyma niepełną informację. Ja w swojej karierze spotkałam się już z takimi przypadkami, kiedy okazywało się, że przy analizie danej opcji, przed podjęciem decyzji przez zarząd, jeden z kierowników działu zapomniał wspomnieć o dodatkowym koszcie, który pojawi się, jeżeli dana opcja zostanie wybrana. W tej sytuacji kontroler niczym detektyw bada, dopytuje i analizuje wszystkie informacje, które posiada, szukając brakujących ogniw. Często na bazie doświadczenia i znajomości firmy, musi powiązać ze sobą fakty i odnaleźć brakujące elementy.

Powiedzmy, że w tej konkretnej sytuacji zwiększenia produkcji, dział sprzedaży zapomniał wspomnieć, że wraz z jej wzrostem, będą potrzebne dodatkowe osoby do obsługi tych zamówień w ramach działu sprzedaży, czyli pojawi się tu koszt. Natomiast kontroler, patrząc z perspektywy informacji, które zdobył, może wydedukować, że skoro zwiększa się sprzedaż, najprawdopodobniej będą potrzebni nowi pracownicy. 

Rola kontrolera finansowego jest tutaj nieoceniona. To on jest odpowiedzialny za to, by dostarczyć taką informację, która pozwoli na wybranie przez zarząd najlepszej opcji, która będzie służyć całej jednostce.

Chcesz dowiedzieć się więcej o controllingu i narzędziach controllingowych?

• Jesteś ambitny, chcesz się rozwijać i awansować?
• Zastanawiasz się, jak podnieść swoją wartość na rynku pracy?

Świetnie się składa, bo to właśnie dla Ciebie przygotowałam bezpłatny MINI Kurs: