Przed rozpoczęciem nowego projektu często tworzymy plany działania. Gdy zbliża się nowy rok, część z nas rozpisuje sobie najważniejsze zadania na kolejne 12 miesięcy.
Mniej lub bardziej szczegółowe schematy pozwalają nam kontrolować sytuację. Nie inaczej jest w księgowości! Tu nic nie dzieje się przypadkowo (a raczej nie powinno się dziać ;)). Pewnym schematem wykorzystywanym w pracy księgowego jest Zakładowy Plan Kont, i to o nim wspólnie z Agnieszką Starzyk, która jest współautorem tekstu oraz obecnie zajmuje stanowisko Specjalisty w centrum insourcingowym, powiemy sobie dzisiaj kilka słów!
“Nowy rok, nowa ja”. Dla firm to również czas przeglądu. Jednym z elementów, który musi być zweryfikowany, jest właśnie Zakładowy Plan Kont, czyli zbiór kont wykorzystywany w przedsiębiorstwie wraz z przyjętymi przez jednostkę zasadami ewidencji zdarzeń gospodarczych.
Prowadząc księgi zgodnie z Ustawą o Rachunkowości, masz obowiązek opracować i zatwierdzić ZPK. Dokładniej precyzując, obowiązek ten spoczywa na kierowniku Twojej jednostki, w większych przedsiębiorstwach lub korporacjach może być wymagana akceptacja Korporacyjnego Działu Finansów.
Polska ustawa zezwala na korzystanie z dostępnych na rynku wzorcowych planów kont i nie ogranicza jednostki co do ich modyfikacji. Ważne, żeby zachować główny cel, czyli prawdziwie i rzetelnie odzwierciedlić w księgach operacje gospodarcze.
Zakładowy plan kont powinien zawierać:
- listę kont syntetycznych (konta księgi głównej, General Ledger),
- schemat tworzenia i działania kont pomocniczych (analitycznych, subledger accounts),
- metodę klasyfikacji do poszczególnych grup kont analitycznych,
- sposób wyceny rzeczowego majątku obrotowego,
- metody amortyzacji wykorzystywane w przedsiębiorstwie.
- powiązania kont analitycznych z kontami księgi głównej.
Istotne jest zdroworozsądkowe podejście i znajomość jednostki (jej celu działania, otoczenia biznesowego), żeby jak najlepiej dopasować plan kont dla potrzeb informacyjnych, sprawozdawczych oraz dla monitorowania i kontrolowania operacji zachodzących w organizacji.
Gdy dostosowujesz się do formy i przedmiotu prowadzonej działalności, możesz wyeliminować pewne konta lub uprościć schemat ewidencji. Bo czy firma usługowa będzie potrzebować konta Inwentarz żywy, używanego przy hodowli zwierząt?
Dobrze przygotowana struktura kont kosztowych pozwoli Ci na kontrolę kosztów działalności, usprawni dostarczanie informacji zarządczej poprzez identyfikację nakładów poniesionych na poszczególne grupy produktów, segmenty bądź projekty, z wykorzystaniem kont analitycznych.
Plan kont ma służyć przygotowaniu sprawozdania finansowego, deklaracji podatkowych (wynik z operacji VAT naliczony, należny), a także pozostałych statystycznych sprawozdań wymaganych prawnie.
Zmieniam księgową, czy muszę wprowadzić nowy plan kont?
Plan kont to dokument przynależący do jednostki, nie do księgowego 🙂 Jako właściciel firmy nie musisz się bać o jego utratę. Z kolei jako nowy księgowy w przedsiębiorstwie będziesz musiał/a się z nim zapoznać.
Nowa księgowa patrząc świeżym okiem, może zaproponować pewne zmiany i usprawnienia. Chociaż sugeruje się, żeby dokonywać ich wraz z rozpoczęciem nowego roku obrotowego. Zdarza się jednak, że przekształcenia organizacyjne lub nowe wymagania prawne wchodzą w życie w trakcie roku i jednostka nie była w stanie przewidzieć nadchodzących zmian. O ile ze zmianami prawnymi powinno być prościej, to nowy, dodatkowy projekt wymagający osobnej ewidencji jest czasami ciężko zaplanować. Chyba że potrafisz wróżyć z kuli 😉 Abyś formalnie dokonać modyfikacji w Zakładowym Planie Kont, należy odpowiednio udokumentować różnice pomiędzy obecnym a nowym planem kont oraz zatwierdzić je przez kierownika jednostki stosownym aneksem (to ważne!). Jeżeli jednak zmienione zostaną zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, musisz być bardziej czujny, gdyż oznacza to zmianę zasad prowadzenia rachunkowości w spółce, a takiej zmiany nie można dokonać w ciągu roku.
Dość powszechnym podziałem jest wyszczególnienie 8 zespołów kont:
- Zespół 0 – Aktywa trwałe,
- Zespół 1 – Środki pieniężne, rachunki bankowe i inne krótkoterminowe aktywa finansowe,
- Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia,
- Zespół 3 – Materiały i towary,
- Zespół 4 -Koszty według rodzajów,
- Zespół 5 -Koszty według typów działalności,
- Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe,
- Zespół 7 -Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem,
- Zespół 8 – Kapitały własne, fundusze specjalne, wynik finansowy.
Tak posegregowane konta odzwierciedlają zbliżoną treść ekonomiczną w ramach zespołu.
Konta są źródłem danych dla celów zarówno rachunkowości finansowej, jak i rachunku kosztów. Stąd nie tworzysz dwóch odrębnych ksiąg.
Standaryzacja kont jest istotna zwłaszcza w wielooddziałowych przedsiębiorstwach i korporacjach, gdzie ilość księgowanych dziennie operacji liczy się w setkach tysięcy. A my lubimy porządek 🙂
Zbuduj konto!
Budowa kont charakteryzuje się najczęściej zejściem od ogółu do szczegółu, czyli rozpoczynając od kont syntetycznych, kończąc na kontach analitycznych (pomocniczych). Pierwsze cyfry oznaczają numer zespołu, kolejne uszczegóławiają charakter konta. Programy księgowe nastawione są na tę samą ilość cyfr dla każdego konta (na przykład 6 cyfr), stąd na przykład konto Środki Trwałe – Środki Trwałe w budowie może mieć numer 011100. Chcąc sprawdzić konkretny środek trwały w budowie, sprawdzimy zapisy na koncie mu odpowiadającym, czyli przykładowo 011150. Taki numer jest unikalny w systemie rachunkowym spółki.
Łączenie kont w grupy daje możliwości analizy głównych składowych przedsiębiorstwa. To za jego pomocą widzisz obraz na przykład wysokości kosztów ponoszonych na naprawy wszystkich maszyn i urządzeń przedsiębiorstwa, zarówno produkcyjnych, jak i wykorzystywanych w działalności administracyjnej.
Nie zapomnij odpowiednio nazwać konta, tak aby jego nazwa określała jednoznacznie, jakie księgowania odzwierciedla.
Podsumowując…
Skoro mamy taką swobodę, to może by tak ustanowić konto 666 jako rozliczenia z Urzędem Skarbowym? 😉 A na poważnie. Miałeś kiedyś do czynienia z tworzeniem ZPK lub jego zmianą? Daj znać w komentarzu.
