Wyobraźcie sobie sytuację: prowadzicie sklep i dwie kawiarnie, wszystko działa jak w zegarku, a pewnego dnia okazuje się, że od miesięcy płacicie za dużo VAT-u. Nie z waszej winy – po prostu serwisant popełnił błąd przy programowaniu kas fiskalnych i ustawił zawyżone stawki podatkowe. Brzmi jak koszmar każdego księgowego, prawda?

Co w takiej sytuacji zrobić? Czy przysługuje zwrot VAT?

Zapraszam Cię dzisiaj do wpisu na bloga przygotowanego przez Anię Małecka w tym temacie.

Kiedy technika zawodzi…

Dokładnie taka historia przydarzyła się przedsiębiorcy, który stał się bohaterem głośnego wyroku NSA z 11 września 2024 r., sygn. akt I FSK 1109/20. Pracownik firmy serwisującej kasy fiskalne zwyczajnie się pomylił i wprowadził nieprawidłowe stawki VAT. Skutek? Przez pewien czas nasz przedsiębiorca pobierał od klientów podatek wyższy niż wynikało z przepisów i sumiennie odprowadzał całą kwotę do budżetu państwa.

Gdy błąd wyszedł na jaw, sytuacja wydawała się jasna – wystarczy skorygować deklaracje VAT-7 na podstawie danych z kas fiskalnych. Problem w tym, że klientami były głównie osoby fizyczne płacące gotówką. Nie sposób było ich odnaleźć i zwrócić nadpłacony przez nich podatek. Przedsiębiorca stanął przed dylematem: czy może skorygować podatek, skoro nie wie, komu zwrócić zawyżoną cenę?

Urząd mówi “nie”

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podszedł do sprawy z typowo urzędniczą logiką. Jego zdaniem sytuacja była prosta: skoro podatek pobrano od klientów, to oni ponieśli ciężar ekonomiczny, a przedsiębiorca zapłacił go tylko “na papierze”. Zwrot podatku przedsiębiorcy oznaczałby więc nieuzasadnione wzbogacenie się kosztem budżetu państwa.

Brzmi logicznie? Na pierwszy rzut oka może tak, ale rzeczywistość biznesowa jest znacznie bardziej skomplikowana.

Sądy patrzą szerzej

Na szczęście warszawski sąd administracyjny, a później Naczelny Sąd Administracyjny, podeszły do sprawy z większą wyobraźnią ekonomiczną. Sędziowie zauważyli coś, co umknęło urzędnikom – w biznesie nie ma nic za darmo.

NSA powołał się na przełomowy wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 21.03.2024 roku, sygn. C-606/22, który jasno stwierdził: nawet przy sprzedaży paragonowej podatnik ma prawo do korekty błędnie naliczonego VAT-u. Jest też jedno “ale” i to bardzo ważne “ale” – organ może odmówić zwrotu tylko wtedy, gdy przeprowadzi gruntowną analizę ekonomiczną i udowodni, że przedsiębiorca faktycznie nie poniósł żadnej straty.

Prawda o przerzucaniu podatków

Tutaj dochodzimy do sedna sprawy. Urzędnicy myśleli schematycznie: podatek w cenie → klient płaci → przedsiębiorca bez straty. Sąd spojrzał na to oczami kogoś, kto rozumie realia prowadzenia działalności.

Wyobraźcie sobie, że wasza kawiarnia sprzedaje kawę za 14 złotych zamiast za 12,60 przez błąd w kasie. Co się dzieje? Może stracicie klientów, którzy pójdą do konkurencji oferującej kawę za 12,60. Może będziecie musieli obniżyć marżę, żeby konkurować. A może po prostu sprzedacie mniej kawy. W każdym przypadku – strata jest realna.

NSA zauważył jeszcze jedną istotną rzecz: jeśli klient zgodził się zapłacić określoną cenę i skorzystał z usługi, to późniejsza korekta podatku (przy tej samej cenie końcowej) nie szkodzi mu w żaden sposób. Za tę samą kawę zapłaciłby tyle samo niezależnie od stawki VAT.

Czego nie zrobił urząd

Najciekawsze w tej historii jest to, czego urząd nie zrobił. Nie przeprowadził żadnej analizy ekonomicznej. Po prostu założył, że skoro klient płaci, to przedsiębiorca nic nie traci. To tak, jakby lekarz postawił diagnozę nie badając pacjenta (wiemy, że to się zdarza, ale nie powinno mieć miejsca..)

Sąd był bezlitosny w swojej ocenie: “Nie można przyjąć, że dogłębną analizą finansową jest stanowisko, zgodnie z którym podatnik pobrał od konsumentów podatek i odprowadził go do budżetu, więc to nie on poniósł ciężar ekonomiczny.”

Praktyczne przełożenie

Co to oznacza dla nas, księgowych? Po pierwsze – spokój. Jeśli zdarzy się podobny błąd, macie prawo do korekty i zwrotu. Po drugie – dokumentacja. Przygotujcie się na to, że urząd może zażądać wyjaśnień, więc warto mieć przygotowane:

• Raporty fiskalne pokazujące błędne stawki
• Dokumentację serwisu kas
• Kalkulacje pokazujące realną stratę

Po trzecie – nie dajcie się zastraszyć argumentami o bezpodstawnym wzbogaceniu. Jak pokazuje ten wyrok, to urząd musi udowodnić, że nie ponieśliście straty, a nie wy – że ją ponieśliście.

Podsumowanie

Ta historia to więcej niż techniczny wyrok o VAT-ie. To opowieść o tym, jak prawo dostosowuje się do rzeczywistości gospodarczej. Europejski Trybunał Sprawiedliwości, polski NSA i rosnąca liczba podobnych wyroków pokazują, że era sztywnego, urzędniczego podejścia do podatków powoli się kończy.

Dla nas, ludzi księgowości, to dobra wiadomość. Oznacza, że sądy coraz lepiej rozumieją nasze codzienne problemy i nie boją się stanąć po stronie zdrowego rozsądku przeciwko biurokratycznej logice.

Czy organy podatkowe zmienią swoje stanowisko? Czas pokaże. Ale precedens jest już ustanowiony, a to zawsze dobry punkt wyjścia do rozmowy z urzędem.