Praca do późnych godzin nocnych, ciągłe telefony i spotkania, tona maili… Jeśli pierwsze zamknięcie miesiąca jest jeszcze przed Tobą, takie historie mogą przyprawić o gęsią skórkę! Ile jest prawdy w tych opowieściach? I czy z zamknięciem miesiąca można się oswoić?

Czym jest zamknięcie miesiąca?

Dla lepszej kontroli nad prowadzoną działalnością oraz ze względów prawnych przedsiębiorstwa dzielą rok obrotowy na mniejsze okresy rozliczeniowe. Stają się one okresami sprawozdawczymi. A to oznacza, że w okresach miesięcznych musi zostać przygotowane sprawozdanie finansowe, które składa się m.in. z bilansu czy rachunku zysków i strat. Przygotowanie tych elementów sprawozdania wiąże się zamknięciem poprzedniego miesiąca. Dokonujemy wszystkich niezbędnych księgowań dotyczących minionego okresu, żeby go zamknąć w systemie księgowym, tak aby po konkretnej dacie księgowania w danym miesiącu nie były możliwe.

Jak długo trwa zamknięcie miesiąca?

Zamknięcie miesiąca to okres około tygodnia (pierwszych 7 do maksymalnie 10 dni nowego miesiąca), podczas którego dokonuje się ostatnich księgowań. Na początku możesz czuć się nieco zagubiony, ale pamiętaj, to praktyka czyni mistrza!

Zamknięcie miesiąca w korporacji

Zamknięcie okresu sprawozdawczego w korporacji jest szczególne pod tym względem, że jesteś odpowiedzialny za fragment całego procesu. Masz ściśle określone zadania, których realizacja jest uzależniona od innych członków zespołu. Możesz rozpocząć pracę dopiero, kiedy swoją część zakończy poprzedzający Cię dział. Jeśli jesteś na początku “łańcucha zamknięciowego” to pamiętaj – pozostali liczą na brak opóźnień! Każde przesunięcie oznacza pracę po godzinach innych członków zespołu. Końcowy termin zamknięcia całej spółki nie jest do przesunięcia. Czasami jednak masz związane ręce. W korporacji może być wymagany approval (aprobata, zatwierdzenie) od przełożonego, zezwalająca na rozpoczęcie całego procesu. A Tobie pozostaje czekać…

Co oznacza, że miesiąc został zamknięty?

Zamknięcie ksiąg jednego z działów (OTC/PTP) oznacza brak możliwości dalszego księgowania w tym okresie rozliczeniowym.

Przykład:

Firma otrzymała od klienta fakturę w dniu np. 3 marca dotyczącą lutego. Jeśli dział zajmujący się księgowaniem faktur zamknął już miesiąc, taka faktura musi zostać ujęta w okresie kolejnym. Ale nie oznacza to, że koszt czy zobowiązanie nie zostały rozpoznane. Jedynie zostały wykazane w formie rozliczeń międzyokresowych biernych (o tym więcej napiszę w osobnym artykule).

Bądź czujny!

Zamknięcie miesiąca to ostatni dzwonek na wszelkiego rodzaju poprawki i rozwiązanie problemów. To czas pełnej mobilizacji, więc lepiej nie planuj urlopu w tym okresie. Wszyscy muszą być obecni, żeby w razie jakichkolwiek błędów móc szybko zareagować.

Będąc częścią np. zespołu Order To Cash (zajmującego się płatnościami), twoje zamknięcie może skończyć się dość szybko, bo już około południa WD-1 (working day – 1, czyli ostatni dzień roboczy miesiąca). Jeśli jednak jesteś odpowiedzialny np. za analizę bilansu lub konsolidację danych, twoje zamknięcie zacznie się znacznie później (np. WD – 4)  i może się okazać, że spędzisz wieczór w biurze. Niech cię to nie przeraża! Zazwyczaj są to maksymalnie dwa intensywne dni, po których nadchodzi czas rozluźnienia i wreszcie możesz wypocząć.

Zamknięcie roku?

Zamknięcie miesiąca to nie koniec… Czas na zamknięcie roku!

Jeśli udało ci się wypracować własny system pracy podczas zamknięcia miesiąca, to przyszedł czas na kolejny etap: zamknięcie roku!

To wydarzenie niesie ze sobą o wiele więcej emocji. Jeśli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym to niestety, prawdopodobnie nie będziesz mógł przedłużyć sobie wolnego od Świąt Bożego Narodzenia do Sylwestra

Ostatni miesiąc roku to zazwyczaj okres dodatkowych analiz, weryfikacji i księgowań, Dlatego takie zamknięcie może się przedłużyć nawet o tydzień! Jest to jednak jedyna okazja, aby podejrzeć “na żywo”, jak rozwiązywane są zagadnienia wpływające na wynik finansowy spółki, który jest przecież później przekazywany zarządowi czy akcjonariuszom.

W tym krótkim okresie możesz nauczyć się bardzo wiele o samej firmie, ale też o swoim stanowisku i współzależnościach pomiędzy działami.

Zdarzają się przypadki pracy do późnych godzin nocnych podczas zamknięcia, ale najczęściej są to stanowiska, które wymagają pracy wyłącznie podczas zamknięcia miesiąca. Dobrze zaplanowane zadania pozwalają na work – life balance, więc nie ma się czego bać. Bardzo szybko zauważysz rytm pracy i o ile zamknięcie miesiąca to czas intensywny, czas po zamknięciu to jak małe wakacje:)

Jakie Ty masz doświadczenia lub obawy związane z pracą w korporacji? Podziel się swoją opinią!