Każdy przedsiębiorca prędzej czy później zastanawia się nad zatrudnieniem pracownika, czy to doraźnym w celu uzyskania chwilowej pomocy, czy też na dłuższy czas. Kwestia formy zatrudnienia i odpowiedniego zgłoszenia do ubezpieczeń, naliczenia podatku to jedna kwestia. Z drugiej strony z kolei pojawia się problem, w jaki sposób należy poprawnie ująć takie wynagrodzenia w ewidencji księgowej.

Serdecznie zapraszam do wpisu, w którym Ania Małecka — wieloletni praktyk księgowości wyjaśnia wszystkie kwestie z tym związane 😊

Wynagrodzenia – podstawowa zasada ujęcia w KPiR

Z poprzednich wpisów pewnie pamiętasz, że księga przychodów podatkowych to ewidencja podatkowa, służąca ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z tym ujmuje się w niej transakcje, które stanowią przychody i koszty podatkowe. O tym, kiedy mamy do czynienia z przychodem podatkowym już opowiadałam, a w tym wpisie zajmiemy się wynagrodzeniami jako kosztami uzyskania przychodów.

Jak definiuje się koszty uzyskania przychodów dla celów PIT? Tutaj z pomocą przychodzi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który definiuje koszty uzyskania przychodów jako „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Tak więc w pierwszej kolejności należy stwierdzić, czy wypłacane wynagrodzenie służy bezpośrednio lub pośrednio osiągnięciu przychodów, bądź ich zachowaniu lub zabezpieczeniu. Wiem, że w większości przypadków jest to oczywiste, jednak pomysłowość przedsiębiorców nieraz nie zna granic i próbują ująć w kosztach uzyskania przychodów na przykład wynagrodzenie niani 😉

Niestety, o ile nie ma w zakładzie pracy żłobka/przedszkola dla dzieci pracowników, to taki wydatek będzie miał charakter stricte osobisty i nie będzie stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Kiedy ująć wynagrodzenia w KPiR?

Skoro już sprawdziliśmy związek wynagrodzenia z przychodami i jesteśmy pewni, że mogą one stanowić koszt uzyskania przychodu, to musimy się zastanowić, w którym momencie wynagrodzenia ujmiemy w KPiR. I tutaj niestety musimy wejść na wyższy poziom szczegółowości – w innym momencie będą bowiem ujmowane w kosztach wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, a w innym z tytułu umowy zlecenie. Szczególną uwagę należy też zwrócić na składki ZUS płatnika od tych wynagrodzeń, ale o tym za momencik 😊

Co do zasady wynagrodzenia z tytułu umów o pracę pracodawcy mogą ujmować w KPiR memoriałowo, a więc w miesiącu, za który te wynagrodzenia są należne. Warunkiem takiego ujęcia wynagrodzeń w kosztach jest ich wypłata lub pozostawienie do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy i regulaminów wynagradzania.

Jeżeli wynagrodzenie nie zostanie wypłacone w terminie, wówczas będzie można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów i ująć w KPiR w momencie wypłaty – zastosowanie będzie miała metoda kasowa. Zasada ta jest opisana art. 22 ust. 6ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W odróżnieniu od wynagrodzeń ze stosunku pracy, wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych mogą być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów tylko kasowo, a więc w momencie wypłaty lub pozostawienia do dyspozycji zleceniobiorcy, niezależnie od okresu, jakiego dotyczą. Podstawę prawną tej zasady znajdziecie w art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Składki ZUS płatnika – szczególne uregulowania

Tak jak w przypadku wynagrodzeń omówię dwa przypadki – składki ZUS finansowane przez płatnika w przypadku umów o pracę i osobno umów cywilno-prawnych.

W ostatnich latach prawidłowe ujęcie składek ZUS z tytułu umów o pracę w KPiR stanowiło nie lada wyzwanie, zwłaszcza w przypadku wynagrodzeń należnych za dany miesiąc wypłaconych w miesiącu następnym. Było to skutkiem tego, że termin ujmowania w kosztach podatkowych składek ZUS i terminy płatności zobowiązań wobec ZUS nie pokrywały się.

Polski Ład 2.0 wprowadził zmiany w tym zakresie, które obowiązują od 01.01.2023 roku i wprowadził zasadę ujmowania składek ZUS finansowanych przez pracodawcę, która jest identyczna jak zasada ujmowania wynagrodzeń. Tak więc składki ZUS płatnika mogą zostać ujęte w KPiR memoriałowo, o ile zostaną zapłacone w terminie. Jeżeli podatnik spóźni się z płatnością składek, to składki będą kosztem uzyskania przychodów dopiero w momencie ich płatności.

Inne uregulowania dotyczą składek ZUS finansowanych przez płatnika w przypadku umów cywilnoprawnych – tak jak w przypadku ujęcia wynagrodzenia z tego tytułu musimy zastosować metodę kasową, tak samo postąpimy w przypadku składek ZUS płatnika – mogą one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów dopiero w momencie ich płatności do ZUS.

Wiemy już, kiedy ująć wynagrodzenia i składki ZUS płatnika w KPIR, to jeszcze kilka słów o tym, w jaki sposób to zrobić.

Jak poprawnie ująć wynagrodzenia w KPiR?

Jeżeli poprzednie etapy analizy wynagrodzeń mamy za sobą – wiemy, że wynagrodzenia są kosztem uzyskania przychodów i wiemy, w jakim momencie powinniśmy je ująć w KPiR, to zostaje nam wpisać wartość wynagrodzeń do odpowiednich kolumn w KPiR, oczywiście w odpowiednim okresie.

Wynagrodzenia brutto pracowników ujmujemy w kolumnie 12 KPiR „wynagrodzenia w gotówce i w naturze”, a składki ZUS płatnika w kolumnie 13 KPiR „pozostałe wydatki”.

To jest najłatwiejsza część, niemniej jednak pamiętaj o prawidłowym udokumentowaniu zapisów. Polecam dokonywanie zapisów na podstawie podsumowania listy płac i podpiętych pod niego potwierdzeń wypłat wynagrodzeń bądź składek ZUS.

A teraz przykład 😊

Przedsiębiorca zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę. Wynagrodzenie brutto pracownika wynosi 6 000 zł, składki ZUS płatnika 1 200,00 zł. Zgodnie z regulaminem wynagradzania, wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane do 10-tego następnego miesiąca. Jak ująć wynagrodzenie za czerwiec, wypłacone 7.07. w momencie, gdy pracodawca opłacił składki ZUS w dniu 23.08. (3 dni po terminie).

Zakładamy, że wynagrodzenie spełnia przesłanki i może być ujęte jako koszt uzyskania przychodów. Wynagrodzenie należne pracownikowi za dany miesiąc zostało wypłacone w terminie tak więc w KPiR możemy ująć je memoriałowo już w czerwcu, w kolumnie 12, w kwocie 6 000 zł.

Ze względu na to, że pracodawca spóźnił się z zapłatą składek ZUS o 3 dni, to nie może ująć ich memoriałowo, tak jak ujął wynagrodzenia. Do składek ZUS finansowanych przez pracodawcę w tym przypadku musimy zastosować metodę kasową – ujmiemy je w KPiR w dniu 23.08. w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że przybliżyłam tematykę ujmowania w KPiR kosztów wynagrodzeń. Jak zapewne widzisz samo dokonywanie zapisów w KPiR nie jest problematyczne, powiedziałabym, że wręcz proste i intuicyjne, ale… zanim się do tego zabierzesz, musisz odpowiedzieć na szereg pytań podatkowych, na które odpowiedzi nie zawsze są już tak oczywiste. Tylko dobra znajomość przepisów podatkowych gwarantuje poprawność prowadzenia KPiR.

Zapraszam Cię na bloga za tydzień – omówię już ostatnią i chyba największą część transakcji ujmowanych w KPiR, a mianowicie wydatki. Zobacz także poprzednie wpisy z serii o KPiR na blogu TUTAJ.