Comarch Optima jest jednym z najbardziej popularnych programów do prowadzenia księgowości na rynku.

Dostosowany jest on nie tylko do księgowości prowadzonej wewnątrz firmy, ale posiada również wiele udogodnień dla biur rachunkowych.

Wielość modułów i funkcji Comarch sprawia, że program wydaje się trudny do opanowania dla początkującego użytkownika. A zaawansowani, doświadczeni użytkownicy również nie znają wszystkich jego funkcji.

O czym chciałabym wiedzieć, rozpoczynając pracę z Comarch Optima? Zapraszam Cię do wpisu na blogu, w którym zdradzam moje 5 najważniejszych cech/funkcji, o których chciałabym wiedzieć, zaczynając pracę na tym programie.

1.   Faktury wprowadzamy przez rejestry VAT, a dekretacja to inna bajka 😉

Ucząc się księgować na studiach czy na kursie na pewno zaczynałeś od dekretacji danego dokumentu na kontach teowych, dopiero później były omawiane podatki, o ile w ogóle ktoś opowiedział Ci o wpływie podatków na dokonywane księgowania. To wyobraź sobie, że księgując dokumenty w Comarch Optima, cały ten proces jest odwrócony, najpierw zajmujesz się podatkami, a dekretacja w księgach odbywa się na końcu.

Faktury wprowadza się do programu najpierw poprzez rejestry VAT.

W związku z tym, w pierwszej kolejności musisz się zastanowić, jak dany dokument rozliczyć w JPK – czy możesz odliczyć podatek VAT, w jakiej wysokości i kiedy. Do faktury jest przypisywana kategoria kosztu/przychodu, która jest ściśle powiązana z kontem księgowym i to dzięki niej program będzie wiedział, na jakim koncie wynikowym ująć dany wydatek/przychód.

Kategorie tworzy się, uwzględniając specyfikę danego podmiotu, jego plan kont i potrzeby sprawozdawcze. Z kolei dekretację najczęściej tworzy się po wprowadzeniu wszystkich faktur i sprawdzeniu poprawności ich ujęcia w pliku JPK, a do jej utworzenia służą wcześniej przygotowane schematy księgowe. To usprawnia i przyspiesza proces księgowania, ponieważ nie dekretujemy po dokumencie, tylko zaznaczamy wszystkie dokumenty, do których należy utworzyć zapisy księgowe i uruchamiamy automat, który to dla nas zrobi w parę sekund (no dobra, mogą być i minuty, jak tych dokumentów jest bardzo dużo 😉).

Comarch jest super dostosowany do takiego schematu działania, już na pierwszy rzut oka widać, które dokumenty w rejestrze posiadają dekrety, a które nie, ponieważ różnią się one od siebie kolorem, a więc na pewno nie przegapisz dekretacji żadnej z faktur.

2.   Seryjna zmiana parametrów na fakturach

Wyobraź sobie, że masz dużego klienta, który wystawia ponad 1000 faktur sprzedażowych miesięcznie. To, czy sprzedawana jest usługa (końcówka faktury USŁ), towar (końcówka faktury TOW), albo czy jest to faktura zaliczkowa (końcówka faktury ZAL) jest widoczne na pierwszy rzut oka, ponieważ klient wprowadził odpowiednią linię numeracyjną faktur do każdego rodzaju sprzedaży. Nawet importujesz te dokumenty do rejestrów VAT z pliku JPK_FA, ale co z tego, skoro później ręcznie nadajesz kategorie przychodowe tym dokumentom i koniec końców przeklikujesz wszystkie faktury. A jakbym Ci powiedziała, że nie ma takiej konieczności? Już od jakiegoś czasu Comarch posiada funkcję seryjnej zmiany parametrów na fakturze – wystarczy zaznaczyć wszystkie dokumenty, na których chcesz wprowadzić zmiany i wybrać odpowiedni parametr. W taki sposób możemy zmieniać rejestry, w których są ewidencjonowane faktury, kategorie, forma płatności, rodzaj transakcji, a także to, czy dana transakcja będzie rozliczana w VAT i kiedy.

3.   „Maski” przy generowaniu ZOIS

Maski przy generowaniu zestawienia obrotów i sald to nic innego jak pewien filtr, który umożliwia nam zobaczenie tylko niektórych kont znajdujących się na tym zestawieniu. Najczęstszy filtr, jaki używałam, to *-88, ponieważ właśnie z końcówką -88 zakładałam wszystkie konta kosztowe/przychodowe niepodatkowe. Do czego mi to było potrzebne? Przy generowaniu ZOIS do kalkulacji podatku CIT mogłam założyć „maskę”, dzięki której program pokazywał mi konta tylko z tej maski. W taki sposób łatwo mogłam wyszukać wszystkie konta kosztowe/przychodowe niepodatkowe i nie uwzględniać ich przy kalkulacji podatku dochodowego – podatek zawsze liczyłam ręcznie, najpierw z tego powodu, że kalkulacja CIT w ogóle nie była dostępna w Comarchu, a potem, jak już ta funkcjonalność została uruchomiona, w celu sprawdzenia zaliczki, którą przygotował dla mnie program. No cóż, taka już jestem, że nie ufam 😉 ZOIS wygenerowane za pomocą takiej maski wygląda następująco:

4.   Księgowania okresowe służą nie tylko do księgowania rozliczeń międzyokresowych

Księgowania okresowe to genialna funkcja programu Comarch, dzięki której nie musisz już prowadzić dodatkowych zestawień do rozliczeń międzyokresowych kosztów. Wystarczy, że wprowadzisz dokument do księgowań okresowych, jego kwotę, ilość i wysokość rat, a także konto kosztowe, na którym mają się tworzyć miesięczne odpisy, a potem wystarczy już tylko jedno kliknięcie w miesiącu, a dekrety same się utworzą.

Ale czy wiedziałeś, że nie jest to jedyne zastosowanie tej funkcji? Za pomocą księgowań okresowych możesz dokonywać dowolnych, stałych przeksięgowań pomiędzy kontami i chodzi mi tutaj o ruchy na kontach, a nie o kwoty. Dzięki tej funkcji jesteś w stanie dokonać rozliczenia produkcji dosłownie w kilku kliknięciach, wystarczy w odpowiedniej kolejności ustawić księgowania na kontach zespołu „5”. Pewnie zapytasz się teraz, skąd program będzie wiedział, jakie kwoty przeksięgować. To też jesteś w stanie ustawić, koszty wydziałowe najczęściej są dzielone na poszczególne koszty działalności podstawowej za pomocą stałych wskaźników. Tak więc ustawiając wartość, jaką program ma zaksięgować jako saldo danego konta wydziałowego przemnożonego przez stałą wartość wskaźnika, program po każdym uruchomieniu automatu sam będzie przeliczał kwotę i księgował ją na kontach, które mu wskażesz.

Księgowania okresowe można też wykorzystać w sprytny sposób do przeksięgowania wyniku finansowego przy zamknięciu roku, ale o tym więcej w kursie Comarch Optima od podstaw – księgowość pełna.

5. Usuwanie predekretacji przy usuwaniu księgowania – a raczej jej nie usuwanie 🙂

Co do zasady, nie dekretujemy wprowadzonych dokumentów ręcznie, ale zdarzają się wyjątki od reguły. Wyobraź sobie, że masz do zaksięgowania skomplikowaną listę płac i nie zdążyłeś sobie ułożyć schematu księgowego, który by działał, a czas zamknięcia miesiąca nagli. No to w ramach wyjątku wprowadzasz predekretację do tej listy płac ręcznie, a schematem zajmiesz się, jak już zamkniesz miesiąc, tak żeby na przyszły okres rozliczeniowy był gotowy. Lista ani krótka, ani prosta nie była, trochę czasu poświęciłeś na wprowadzenie predekretacji. Księgujesz ten dokument, a więc na podstawie predekretacji program tworzy zapis w księgach i okazuje się, że masz błąd na kontach rozrachunków z pracownikami. Nie ma innej opcji, musisz usunąć zapis księgowy i poprawić predekretację. Robisz to i cała predekretacja znika z listy płac, a Tobie chce się płakać. Tyle czasu poświęciłeś na jej wprowadzenie, a teraz będziesz musiał ją wprowadzić raz jeszcze. Nie raz byłam w takiej sytuacji i już wiem, że tę opcję usuwania predekretacji przy usuwaniu zapisu księgowego można wyłączyć w konfiguracji, o tu:

Wystarczy odznaczyć tego checkboxa i przy usuwaniu jakiegokolwiek zapisu księgowego predekretacja zostanie zachowana w dokumencie. Będziesz mógł poprawić błąd i ponownie utworzyć zapis księgowy w parę minut. Tak więc zanim zaczniesz księgować na Comarch Optima upewnij się, że ten checkbox nie jest zaznaczony, a gwarantuję, że nie raz zaoszczędzisz trochę czasu przy księgowaniu dokumentów 🙂

Podsumowanie

Tak jak wspominałam, Comarch Optima nie jest prostym programem dla początkującego użytkownika, a to z tego powodu, że jest on bardzo rozbudowany i za pomocą poszczególnych modułów można dodawać do niego nowe funkcjonalności. Ma to też swoje plusy, ponieważ w zależności od klienta i naszego sposobu pracy jesteśmy go w stanie ustawić w taki sposób, żeby nam się dobrze i szybko pracowało. Dodatkowo, dzięki automatom możemy zminimalizować ryzyko błędów takich typowo ludzkich, np. pomyłka w numerze konta, na którym ma być zaksięgowana faktura. Te funkcje, cechy programu Comarch Optima, które opisałam powyżej, to jest moje must have w pracy z tym programem. Dzięki nim oszczędzam naprawdę dużo czasu, a jak zapewne wiesz, w księgowości tego czasu najczęściej brakuje. I chyba nie tylko w księgowości, po prostu takie czasy 😉

Jeżeli zaciekawiłam Cię tymi funkcjonalnościami i chciałbyś poznać je bliżej oraz dowiedzieć się, jak sprawnie księgować na Comarch, to koniecznie dołącz do tego bezpłatnego szkolenia.