Przedsiębiorcy na co dzień często negocjują warunki umowne dotyczące terminów wystawienia dokumentów korygujących. Powstaje pytanie: czy możliwe jest określenie w umowie konkretnego terminu wystawienia faktury korygującej, na przykład “niezwłocznie po zaistnieniu przyczyny, ale nie później niż w ciągu 7 dni”?
Zapraszam Cię dzisiaj do wpisu na blogu w tym temacie przygotowanego przez Anię Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości.
Kiedy wystawiamy faktury korygujące
Zgodnie z artykułem 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, faktury korygujące wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury właściwej podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie, dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty dokonanej przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, albo stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Ustawodawca nie wskazał bezpośrednio w przepisach, w jakim terminie powinna być wystawiona faktura korygująca. Przepisy określają jedynie okoliczności, w jakich musi zostać wystawiona korekta, pozostawiając kwestię terminów bez szczegółowej regulacji.
Stanowisko judykatury w sprawie terminów korekty
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w wyroku z dnia 11 grudnia 2019 roku, sygn. akt I SA/Op 407/19, wyjaśnił, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie określają żadnego terminu, w jakim podatnik musi wystawić fakturę korygującą, a jedynie wskazują okoliczności, w jakich musi taką korektę wystawić. Co do zasady, faktury korygujące powinny zostać wystawione niezwłocznie po ujawnieniu przyczyny korekty.
Sąd podkreślił, że w praktyce dochodzi jednak do sytuacji, gdy faktura zostaje wystawiona po dłuższym okresie czasu. W konsekwencji okres rozliczeniowy, w którym wystawiono fakturę korygującą, nie jest tożsamy z okresem rozliczeniowym, w którym powstała przyczyna korekty.
Interpretacja pojęcia “niezwłocznie”
W związku z brakiem w ustawie o podatku od towarów i usług definicji “niezwłocznie”, należy odwołać się do wykładni językowej. Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku języka polskiego PWN, pod pojęciem “niezwłoczny” należy rozumieć “taki, który powinien nastąpić w jak najkrótszym czasie”.
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 grudnia 2006 roku, sygn. akt II CSK 293/06, wyjaśnił, że użytego w prawie cywilnym terminu “niezwłocznie” nie należy utożsamiać z terminem natychmiastowym. Termin “niezwłocznie” oznacza bowiem termin realny, mający na względzie okoliczności miejsca i czasu.
Zasada swobody umów w prawie podatkowym
W prawodawstwie polskim obowiązuje zasada swobody umów, w ramach której strony mogą dowolnie kształtować treść umowy w granicach wyznaczonych przez prawo. Zasada ta ma również zastosowanie na gruncie prawa podatkowego.
Oznacza to, że ustawodawca nie ingeruje w sferę podejmowanych przez podatników decyzji w zakresie konstruowania umów cywilnoprawnych, jednakże umowy te nie mogą zmieniać obowiązków, jakie wynikają z prawa podatkowego. Strony mogą zatem ustalić między sobą konkretne terminy wystawienia faktury korygującej, pod warunkiem że nie będą one sprzeczne z obowiązującymi przepisami.
Czas na praktyczny przykład
Spółka ProdukcjaPLUS Sp. z o.o. prowadzi działalność produkcyjną i dostarcza komponenty elektroniczne dla przedsiębiorstw z branży motoryzacyjnej. Jeden z głównych odbiorców, firma AutoParts Germany GmbH, w ramach negocjacji umowy rocznej zaproponował włączenie szczegółowych zapisów dotyczących terminów wystawienia faktur korygujących.
Przedstawiciel niemieckiej firmy argumentował, że w przypadku reklamacji jakościowych lub zwrotów towaru, faktura korygująca musi być wystawiona maksymalnie w ciągu siedmiu dni roboczych od momentu rozpatrzenia reklamacji. Uzasadniał to wewnętrznymi procedurami księgowymi oraz wymogami sprawozdawczymi wobec spółki dominującej.
Spółka ProdukcjaPLUS początkowo wyrażała obawy, czy taki zapis nie narusza polskich przepisów podatkowych. Po konsultacji z doradcą podatkowym okazało się, że ustalenie konkretnego terminu jest w pełni dopuszczalne. W umowie zostało zapisane następujące postanowienie: “Sprzedawca zobowiązuje się wystawić fakturę korygującą niezwłocznie po zaistnieniu przyczyny korekty, jednakże nie później niż w terminie 7 dni roboczych od daty rozpatrzenia reklamacji lub przyjęcia zwrotu towaru”.
Dodatkowe uregulowanie umowne przewidywało również, że w przypadku opóźnienia w wystawieniu faktury korygującej przekraczającego uzgodniony termin, sprzedawca zobowiązuje się pokryć ewentualne koszty związane z nieprawidłowym rozliczeniem podatku po stronie nabywcy. Takie rozwiązanie zapewniło obu stronom odpowiednią ochronę oraz przewidywalność w procesach rozliczeniowych.
Możliwości kształtowania zapisów umownych
Z uwagi na to, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie określają żadnego terminu, w jakim podatnik musi wystawić fakturę korygującą, a jedynie wskazują okoliczności, w jakich musi taką korektę wystawić, możliwe jest, aby zawrzeć stosowne zapisy w umowie, które określają termin wystawienia faktury korygującej.
Przykładowe sformułowanie “niezwłocznie po zaistnieniu przyczyny, ale nie później niż w ciągu 7 dni” stanowi doprecyzowanie obowiązku wynikającego z przepisów podatkowych i nie narusza zasad wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług. Takie uregulowanie może być korzystne dla obu stron umowy, gdyż zapewnia przewidywalność i określoność w zakresie terminów wystawienia dokumentów korygujących.
Rozwiązanie i zalecenia praktyczne
Strony umowy mogą dowolnie kształtować postanowienia dotyczące terminów wystawienia faktury korygującej, pod warunkiem że nie będą one sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Zapis określający termin wystawienia faktury korygującej jako “niezwłocznie po zaistnieniu przyczyny, ale nie później niż w ciągu 7 dni” jest dopuszczalny i może być włączony do umowy.
Takie rozwiązanie zapewnia stronom większą pewność prawną oraz pozwala na lepsze planowanie procesów księgowych i rozliczeniowych. Jednocześnie nie narusza ono obowiązków podatkowych wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług, ponieważ przepisy te nie określają konkretnych terminów wystawienia faktury korygującej. Przedsiębiorcy powinni rozważyć wprowadzenie podobnych zapisów w swoich umowach handlowych, szczególnie w relacjach z kontrahentami zagranicznymi, którzy mogą mieć szczególne wymagania dotyczące terminowości dokumentacji księgowej.
Chcesz więcej takich newsów? Zapisz się do naszego Newslettera księgowego!
