Ewidencja wydatków związanych z samochodami to temat, który sprawia problemy wielu księgowych. Dlaczego? Skomplikowane przepisy podatkowe, mnogość interpretacji powodują, że trudno jest mieć pewność, czy dobrze rozliczamy i ujmujemy w księgach wydatki na samochody. 

---

Weźmy taki przykład. Wyobraź sobie taką sytuację:

Spółka z o.o. jest dealerem samochodów, które stanowią towar handlowy. Cześć z samochodów zakupionych w celu dalszej odsprzedaży czasowo (krócej niż rok) pełni funkcję samochodów zastępczych lub demonstracyjnych. 

Koszty zakupu samochodów są kwalifikowane jako koszty bezpośrednio związane z przychodami i rozliczane (czyli ujmowane jako KUP) dopiero w momencie sprzedaży samochodu – zarówno w przypadku samochodów będących towarem, jak i tych, które pełnią funkcję samochodów zastępczych lub demonstracyjnych. 

Spółka ma jednak wątpliwości, czy taka kwalifikacja kosztów zakupu samochodów jest prawidłowa. Czy koszty zakupu samochodu, który czasowo pełni funkcję samochodu zastępczego/demonstracyjnego, powinny być kwalifikowane jako koszty bezpośrednie czy jako koszty pośrednie?

Wiesz?

Jeśli nie to zapraszam Cię do lektury analizy tego przypadku, przygotowanej przez Annę Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości.

Spróbujmy to przełożyć na ludzki język…

Wyobraźmy sobie, że spółka kupiła samochód, w celu jego dalszej odsprzedaży  w grudniu 2023, a sprzeda go w lipcu 2024. Kiedy powstaje koszt związany z tym samochodem rozliczany w zaliczce na podatek dochodowy?

Zacznijmy od przypomnienia charakterystyki kosztów bezpośrednich i pośrednich – wesprzemy się ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych. 

Ustawa nie podaje wprost definicji kosztów bezpośrednich i pośrednich. Nawet nie posługuje się takimi pojęciami, w ustawie są one określone jako koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami i koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami. W języku codziennym częściej jednak używa się nazewnictwa koszty bezpośrednie/pośrednie, miej jednak na uwadze, że nie jest to nazewnictwo ustawowe. 

Koszty bezpośrednie a koszty pośrednie

W praktyce przyjmuje się, że koszty bezpośrednie są to koszty, które mają bezpośredni związek z uzyskiwanymi przychodami. 

Doskonałym przykładem są tutaj towary – kupujemy towary w celu ich odsprzedaży, a w momencie sprzedaży uzyskujemy przychód. 

Jeżeli takiego bezpośredniego związku pomiędzy zakupem a sprzedażą nie możemy odnaleźć, to wydatek zostanie zakwalifikowany do kosztów pośrednich. Są to najczęściej koszty wynajmu biura, usługi telekomunikacyjne, koszty reklam itp. 

W skrócie wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, które nie mają bezpośredniego wpływu na uzyskiwane przychody – nie jest możliwe ustalenie, w jakiej wysokości i kiedy powstał związany z nimi przychód.

Dlaczego ten podział jest tak istotny?

Koszty bezpośrednie i pośrednie są potrącane w innych momentach. I tutaj już możemy się oprzeć na ustawie o CIT. Zgodnie z nią, koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącane w roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. 

W celu zobrazowania tej zasady krótkie przykłady:

• towar zakupiony w 2024 roku, sprzedany w 2024 roku – koszt bezpośredni rozliczony w 2024 roku
• towar zakupiony w 2023 roku, sprzedany w 2024 roku – koszt bezpośredni rozliczony w 2024 roku

W przypadku kosztów bezpośrednich musimy czekać z ich potrąceniem do momentu uzyskania przychodów z nimi związanych. 

Koszty pośrednie (koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami) są potrącane w momencie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Moment poniesienia kosztu

Tutaj należy zwrócić uwagę jeszcze na definicję momentu poniesienia kosztu – za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). 

A więc jak widzisz to, czy zakwalifikujemy koszty jako bezpośrednio związane z przychodami, czy jako pośrednio związane z przychodami, ma ogromne znaczenie. I tak też jest w przypadku spółki z naszego przykładu.

Wróćmy do przykładu

No to zastanówmy się chwilę, czy samochody kupowane jako towary, które czasowo są wykorzystywane jako auta zastępcze bądź demonstracyjne, będą bezpośrednim kosztem uzyskania przychodów czy też pośrednim?

Spółka prowadzi działalność polegającą na handlu samochodami. Kupowane samochody są więc towarami przeznaczonymi do dalszej odsprzedaży. 

Jeżeli spółka czasowo wykorzystuje te towary w celach np. demonstracyjnych, to nadal przychód ze sprzedaży tego samochodu możemy powiązać bezpośrednio z wydatkiem na jego zakup. 

Czasowe wykorzystywanie auta do celów demonstracyjnych nie powoduje klasyfikacji samochodu jako środka trwałego – auto musiałoby być użytkowane w taki sposób przez okres dłuższy niż rok, a tak nie jest. 

W związku z tym, koszty nabycia takich pojazdów należy uznać za koszty bezpośrednio związane z przychodami i potrącić dopiero w momencie sprzedaży takiego samochodu.

Podsumowując…

Spółka postąpiła prawidłowo, kwalifikując wydatki na nabycie samochodów użytkowanych czasowo w celach demonstracyjnych jako koszty bezpośrednio związane z przychodami. 

Czyli w naszym przykładzie, jeśli spółka zakupiła samochód w grudniu 2023, a sprzedała w lipcu 2024, to wydatek na zakup tego samochodu poniesiony w grudniu 2023 stanowi KUP w momencie sprzedaży, czyli w lipcu 2024.

Chcesz w pełni opanować ewidencję wydatków na samochody — koniecznie zajrzyj do tego kompleksowego szkolenia.