Ten artykuł powstał przy współpracy z Agnieszką Starzyk. Jest Ona Absolwentką Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie oraz zajmuje pozycję Senior Accountant w międzynarodowej Korporacji. 

Każde przedsiębiorstwo pragnie zarabiać. Jest to przecież główny cel jego istnienia. Właściciele firm prześcigają się w pomysłach, jak zarobić najwięcej, a mogą to zrobić na dwa sposoby:

• powiększając swoje przychody lub
• optymalizując koszty.

Do zwiększenia obrotów potrzebni są handlowcy, a do optymalizacji kosztów? Oczywiście księgowy! Spójrz, jak rachunkowość może wspomóc właścicieli w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Księgowy jasnowidzem?

Skąd bierzesz tę tajemną wiedzę o poziomie kosztów firmy? Z rachunku kosztów! Niestety, w tak zmiennym otoczeniu, sporządzenie bilansu, rachunku zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych, jest tylko częściowo wystarczające. Aby wiedzieć, jakie koszty ponosisz w przedsiębiorstwie, musisz je odpowiednio zaklasyfikować, czyli przypisać do określonych grup. Oznacza to, że koszty mogą być przedstawiane według pewnego schematu. Możesz się zastanawiać, po co właściwie mamy ewidencjonować koszty w jakichś układach?

Dzięki odpowiednio ułożonym kosztom dowiesz się:

• ile wydajesz na wynagrodzenia dla pracowników,
• ile płacisz podatków
• ile materiałów zużywasz na stworzenie produktów
• oraz ile wydajesz na poszczególne rzeczy w przedsiębiorstwie.

Taka informacja pomoże Ci określić cenę sprzedaży wyprodukowanych wyrobów. To ona powinna pokryć wszystkie koszty działalności oraz uwzględnić marżę. Finalna cena powinna pokryć nie tylko koszty związane bezpośrednio z produkcją, ale i koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa. Takie jak wynajem biura, koszty oświetlenia czy prowizje sprzedawców. I oczywiście zarobić na tym biznesie. 

Układy, układziki…

W zależności od metody prezentacji kosztów tj. tego, jakie typy kosztów Cię interesują, wyszczególnisz:

• układ kosztów rodzajowy (konta zespołu 4)
• układ kosztów kalkulacyjny, zwany również funkcjonalnym (zespół 5).

W jakim celu się je stosuje? Aby właśnie pozyskać informacje o poziomie kosztów w interesującym nas obszarze działalności.

Układ rodzajowy, czyli zespół 4

W układzie rodzajowym kosztów grupujesz koszty wg rodzaju. Podstawowy podział kosztów wg rodzaju znajdziesz w załączniku nr 1 do Ustawy o Rachunkowości.

Pewnie spotkałeś się już z nazewnictwem kosztów takim jak np. amortyzacja, usługi obce czy wynagrodzenia. Poniżej znajdziesz listę kosztów wg rodzaju. Oczywiście  w zakładowym planie kont możesz ująć koszty jeszcze bardziej szczegółowo. Natomiast do rachunku zysków i strat scalać je w odpowiednie grupy jak poniżej.

Zastosujesz tylko układ rodzajowy w swojej firmie, jeżeli twoja działalność jest nieskomplikowana. Oznacza to, że prowadzisz np. 1 sklep handlujący towarem lub zapewniasz tylko 1 typ usług. Ewidencja tylko w zespole 4 kont nie sprawdzi się, jeśli prowadzisz działalność produkcyjną.

Układ kalkulacyjny kosztów, czyli ewidencja kosztów w zespole 5

Układ kalkulacyjny kosztów przedstawia koszty według miejsc ich powstawania. Dzięki niemu wiesz, jakie koszty przypadają na działalność podstawową (handlową, usługową czy produkcyjną), a jaka jest suma kosztów zarządu czy sprzedaży w twojej firmie. 

Układ kalkulacyjny kosztów odzwierciedlony jest w rachunku zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym.

Wiele firm bardzo rzadko stosuje tylko układ podmiotowy, czyli kalkulacyjny. Powodem tego jest fakt, że w obu wariantach RziS istnieje konieczność prezentowania kosztów również w układzie rodzajowym (w wariancie kalkulacyjnym RziS ten wymóg dotyczy informacji dodatkowej).

Metody ewidencji kosztów

Dużo częściej stosowanym rozwiązaniem jest ewidencja na podstawie obu układów jednocześnie. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu konta 490 „Rozliczenie kosztów”. Umożliwia ono przeniesienie danych z układu rodzajowego na układ kalkulacyjny.

Metoda pełnej ewidencji kosztów polega na ich ewidencjonowaniu na podstawie zespołów 4 i 5 kont w zakładowym planie kont.

Z kolei ewidencja kosztów tylko w układzie rodzajowym czy tylko w układzie podmiotowym (kalkulacyjnym) nazywana jest uproszczoną metodą ewidencji kosztów.

Rachunek kosztów – którą metodę wybrać?

Warto, żebyś zastanowił się, jakiej informacji oczekujesz od sposobu prowadzonej ewidencji. Dogłębna analiza z pewnością będzie pomocna dla większych przedsiębiorstw produkcyjnych. Dla małych firm czy start-upów korzystanie z dwóch układów może się okazać zbyt czasochłonne. Jeśli przygotowujesz sprawozdanie finansowe i ujmujesz koszty wyłącznie w układzie rodzajowym, sporządzisz wtedy rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym. Z kolei, jeśli ewidencjonujesz koszty w układzie kalkulacyjnym, przygotujesz rachunek wyników w wariancie kalkulacyjnym. 

Pamiętaj, że w analityce musisz również odzwierciedlić podział na koszty wg rodzajów!

Gdy stosujesz metodę pełną kosztów, czyli prowadzisz rachunkowość w obu układach, masz możliwość wyboru metody ustalenia wyniku finansowego w wariancie porównawczym lub kalkulacyjnym. 

Więcej znaczy lepiej?

Wprowadzenie dokładniejszej kalkulacji może wydawać się pracochłonne, ale gra jest warta świeczki! Początki mogą być dla Ciebie trudne. Dlatego pamiętaj, że przewagę konkurencyjną buduje się dzisiaj za pomocą informacji.

Możliwość szybkiej kontroli kosztów i analizy odchyleń pomoże Ci lepiej zarządzać swoją firmą. Tym bardziej jest to istotne, jeśli zarządzasz lub zamierzasz zarządzać wielooddziałową spółką, kontrolowaną na różnych szczeblach organizacji. 

Jaką metodę ewidencji kosztów stosujesz w Twojej firmie? Podziel się w komentarzu tym, jak Ty ewidencjonujesz koszty.

Dowiedz się więcej na temat układów kosztów!

Sprawdź tematy w ramach kursu podstaw rachunkowości!