Outsourcing usług księgowych jest bardzo powszechny, zwłaszcza wśród podmiotów mikro i małych, ponieważ najczęściej w takich podmiotach nie ma na tyle pracy, żeby zatrudnić księgową na pełen etat. Ale czy powierzając księgi do biura rachunkowego, cedujemy na biuro odpowiedzialność za nie? Co na to przepisy?

Jeśli zastanawiasz się, jak to jest, to koniecznie zajrzyj do tego wpisu na blogu, przygotowanego przez Anię Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości.

Co na temat prowadzenia ksiąg mówi Ustawa o Rachunkowości?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg podmiotowi działającemu w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W obecnym stanie prawnym nie ma żadnych wymogów odnośnie prowadzenia działalności przez podmioty prowadzące usługowo księgi rachunkowe, a jedynym obowiązkiem prawnym jest wykupienie ubezpieczenia (minimalna suma ubezpieczenia to 10 000 euro).

Jednocześnie ustawa o rachunkowości określa odpowiedzialność kierownika jednostki – “kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości. Z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. 

Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu”.

Z tego przepisu bezpośrednio wynika odpowiedzialność kierownika jednostki za prowadzone  księgi, nawet jeśli powierzy on prowadzenie ksiąg rachunkowych innemu podmiotowi.

Co jest ważne, gdy nawiązujemy współpracę z biurem rachunkowym?

Pamiętajmy, że z biurem rachunkowym, nawiązując współpracę, najczęściej podpisuje się umowę, która określa warunki świadczenia usług. Taka umowa może być podstawą do ubiegania się o odszkodowanie na drodze cywilnej za ewentualne błędy popełnione przez biuro lub nienależyte wykonanie umowy. 

Najważniejsze to dobrze sprawdzić biuro rachunkowe przed podpisaniem z nim umowy, sprawdzić kompetencje osób prowadzących biuro, wysokość ubezpieczenia, zakres obowiązków biura, a także zakres obowiązków jednostki. Warto poprosić też o referencje, nie zawsze są one jawne, ale biura mogą mieć takie dokumenty do wglądu. 

Dlaczego zwracam uwagę na sprawdzenie biura rachunkowego? 

Ostatnio na kurs Mentoris trafił przedsiębiorca z bardzo ciekawą (dla niego raczej nieciekawą) historią, właśnie z biurami rachunkowymi. Ten przedsiębiorca właśnie założył działalność gospodarczą (spółka), jeszcze nie sprzedawał regularnie, dopiero układał sobie tę działalność, była to działalność handlowa. 

Wiedział, że będzie miał transakcje WDT w przyszłości i wiedział, że nie będzie ich mało. Najpierw zdecydował się na współpracę z niewielkim biurem rachunkowym. Uprzedził, że będzie miał sporo transakcji WDT do rozliczenia.

Biuro potwierdziło, że to nie będzie problem. Gdy pojawiły się pierwsze transakcje WDT, okazało się, że biuro dopiero szkoli pracownika w tym temacie. I po miesiącu zrezygnowali. 

Przedsiębiorca zdecydował się więc na kolejną współpracę w ramach księgowości już z jednym z dużych i znanych biur rachunkowych, które również dostarcza oprogramowanie. Nie będziemy go tutaj reklamować. Chciał zapłacić za pakiet 800 dokumentów, ale to biuro stwierdziło, że nie ma takiej potrzeby, zaoferowało pakiet 200 dokumentów. 

Niestety w krótkim czasie ten pakiet nie wystarczył, a za nadwyżkę dokumentów ponad pakiet została naliczona dodatkowa opłata, a że było to w większości WDT, to cena za dokument była po prostu horrendalna. I naprawdę rozumiem, że WDT jest transakcją międzynarodową, wymagającą szczególnej uwagi, ale cena za dokument była naprawdę wysoka.

Kolejne biuro rachunkowe?

Przedsiębiorca postanowił więc poszukać innego biura rachunkowego. Tym razem trafił do pani, która prowadziła własne, nieduże biuro rachunkowe. Pani już w wieku przedemerytalnym, ale po zapoznaniu się z firmą przedsiębiorcy, postanowiła podjąć się rozliczeń tego przedsiębiorcy. I wiecie co? Po miesiącu stwierdziła, że jednak wybiera się na emeryturę.

I pewnie jedni powiedzą, że tak już z tymi biurami rachunkowymi jest – ciężko trafić na solidne i większość rozlicza podatników po linii najmniejszego oporu, o jakości usług nie wspominając. Inni stwierdzą, że ten przedsiębiorca miał straszny niefart, bo 3 biura, kompletnie od siebie różne, jeżeli chodzi o organizację i profil klienta, i żadne z nich nie podołało. 

A nie oszukujmy się, to WDT jakieś okrutnie trudne nie jest, są transakcje bardziej skomplikowane i wymagające. Efekt jest taki, że ten zdesperowany przedsiębiorca postanowił nauczyć się, jak to WDT rozliczać i samemu prowadzić własną księgowość. Czy dobrze? To zależy, księgowość nie jest dla wszystkich tak jak sporty wyczynowe. 

Podsumowanie

To, co chciałyśmy tym wątkiem przekazać – szczególnie apel do księgowych: mierzmy siły na zamiary, uczmy się szacować czas, jaki musimy poświęcić na rozliczenie danego przedsiębiorcy i dobrze wyceniać swoją pracę, a co więcej, nauczmy się brać odpowiedzialność za zobowiązania, które na siebie wzięliśmy. 

Bo suma sumarum przedsiębiorca pozostał na lodzie z rozliczeniami podatkowymi. A fiskusa nie interesuje, czy zna się na tym czy nie i kto to rozlicza. Podatek ma być zapłacony.

Takie historie psują dobre imię księgowych, i taki przedsiębiorca będzie już uprzedzony do kolejnej współpracy.