Czy już zetknąłeś się z tym magicznym pojęciem? Zamknięcie miesiąca… Co ono oznacza? 

Przepisy nie mówią nic na temat tego, czym jest zamknięcie miesiąca ani w jaki sposób przygotować się do niego.

Jeżeli Ty również nie jesteś pewien, o co w nim chodzi i chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszam do wpisu, który przygotowała dla nas Anna Małecka, wieloletni praktyk rachunkowości.

Zacznijmy od początku, czyli czym właściwie jest zamknięcie miesiąca?

Zamknięcie miesiąca jest to okres mniej więcej 1-2 tygodni po zakończeniu miesiąca kalendarzowego, w którym księgowane są jeszcze ostatnie spływające dokumenty, przygotowywane rozliczenia produkcji, obliczana wartość magazynu, dokonywane zapisy dotyczące księgowań okresowych itd. 

Dokładna data zamknięcia miesiąca jest określana wewnętrznie przez podmiot. Nie powinno to być jednak później niż 20. dzień każdego miesiąca, gdyż wtedy upływa termin zapłaty podatku dochodowego. 

W tym okresie następuje także, sprawdzenie wszystkich dokonywanych zapisów pod kątem poprawności rozliczeń podatkowych. Jego zwieńczeniem jest przygotowanie kalkulacji zaliczki na podatek dochodowy CIT i jej opłacenie a w przypadku podatników VAT — przygotowanie i wysyłka plików JPK_V7 i innych deklaracji wymaganych przepisami ustawy o VAT (VAT-UE).

Dodatkowo podmioty prowadzące księgi handlowe bardzo często sporządzają także comiesięcznie bilanse, rachunki zysków i strat lub inne bardziej szczegółowe raporty, pomimo że UoR nie nakłada na nie takiego obowiązku. Dokumenty te są sporządzane na potrzeby wewnętrzne jednostki. Usprawniają zarządzanie jednostką i planowanie strategii na przyszłość.

Procedura zamknięcia – gdzie ją znajdę?

Z biegiem czasu i zdobywaniem doświadczenia każdy księgowy wyrabia własne schematy i procedury, które pozwalają upewnić się, że wszystko będzie poprawnie zaksięgowane. Nie ma jednego prawidłowego sposobu. Każdy jest dobry, o ile jest dla Ciebie wygodny, a efektem jest poprawność dokonanych rozliczeń.

W tym artykule powiem Ci o tym, jakie schematy ja wypracowałam.😊

Po pierwsze VAT

Po wprowadzeniu wszystkich dokumentów w pierwszej kolejności sprawdzam je pod kątem podatku VAT. Sprawdzam kwoty netto transakcji i podatku VAT z fakturami, prawidłowość odliczenia podatku VAT i moment ujęcia dokumentu w pliku JPK. Dane te porównuję, z wygenerowanym z systemu rejestrem VAT zakupu bądź sprzedaży, ponieważ to one są podstawą do sporządzenia pliku JPK.

Dobrze jest wygenerować rejestry osobno dla każdej zagregowanej pozycji z pliku JPK. Czyli na przykład osobno dla sprzedaży krajowej, WDT, importu usług, zakupu środków trwałych i pozostałych zakupów. Ułatwi to porównanie rejestrów z poszczególnymi pozycjami pliku JPK.

W momencie, gdy wszystkie informacje w rejestrach są zgodne z dokumentami źródłowymi, generuję plik JPK i porównuję wartości agregatów z podsumowaniami rejestrów. Jeżeli podsumowania rejestrów i plik JPK są ze sobą zgodne, przechodzę do szczegółowych danych i sprawdzam, czy na pewno są nadane wszystkie kody GTU i oznaczenia procedur. Tak sprawdzony plik JPK na chwilę zostawiam i przechodzę do sprawdzenia ksiąg.

Po drugie księgi handlowe

Zanim przygotuję RZiS i bilans sprawdzam poprawność zapisów w księgach.

Generuję zestawienie obrotów i sald za dany miesiąc i po kolei sprawdzam:

•  Konta zespołu „0” – upewniam się, czy nie było przyjęć bądź likwidacji środków trwałych i czy jest zaksięgowane umorzenie już istniejących środków trwałych. Wartość umorzenia porównuję z planem amortyzacji dla danego miesiąca i kwotą amortyzacji zaksięgowaną na kontach zespołu „4”.
• Konta zespołu „1” – upewniam się, że salda kont księgowych odpowiadających poszczególnym rachunkom / kasie są zgodne z ostatnim raportem / wyciągiem dla danego okresu. Przy kontach walutowych sprawdzam, czy na pewno jest zaksięgowana wycena rachunków i prawidłowość jej kalkulacji.
•  Konta zespołu „2” – na kontach rozrachunków z dostawcami i odbiorcami sprawdzam przede wszystkim salda, które są nie po tej stronie. Jak zapewne wiesz, zobowiązania wykazują saldo po stronie Ma, a należności po stronie Wn. Jeżeli saldo jest nie po tej stronie, warto zainteresować się, dlaczego tak jest? Nie zawsze oznacza to błąd. Przykładowo, płatność faktury proforma, gdzie właściwy dokument otrzymamy w następnym miesiącu, wygeneruje takie saldo, ale będzie ono prawidłowe. W ten sam sposób analizuję rozrachunki z tytułu wynagrodzeń pracowniczych oraz rozrachunki budżetowe. Jeżeli w firmie występują jakieś pożyczki / papiery wartościowe to upewniam się, czy nie należy dokonać ich wyceny i zaksięgować odsetek.
• Konta zespołu „3” – upewniam się, że salda kont dotyczących produkcji i magazynu są zgodne z informacjami przekazanymi z odpowiednich działów albo, jeżeli sama rozliczam produkcję, to ponownie sprawdzam kalkulację i jej księgowanie
• Konta zespołu „4” – w pierwszej kolejności porównuję konto amortyzacji z planem amortyzacji. Następnie sprawdzam konta wynagrodzeń i obciążeń pracowniczych z podsumowaniem list płac. Na koniec przeglądam transakcje niestandardowe o wysokiej wartości pod kątem uznania wydatku za koszt podatkowy w CIT.
• Konta zespołu „6” – sprawdzam, czy na pewno zostały zaksięgowane operacje dotyczące rozliczeń międzyokresowych kosztów, zawiązane/ rozwiązane rezerwy
• Konta zespołu „7” – w pierwszej kolejności sprawdzam, czy zaksięgowane przychody są zgodne z przychodami wykazanymi w pliku JPK. Następnie przechodzę do kont dotyczących wartości sprzedanych towarów / produktów i sprawdzam poprawność ich sald. Na koniec przeglądam pozostałe konta i sprawdzam poprawność dokonanych na nich księgowań. 

Po sprawdzeniu zestawienia obrotów i sald w taki sposób wracam do pliku JPK. Już mam pewność, że wszystkie przychody zostały ujęte w przygotowanej deklaracji, więc dekretuję ją. Następnie wracam do zestawienia obrotów i sald, ale tylko do kont dotyczących rozrachunków z tytułu VAT i sprawdzam poprawność wykazanych na nich sald.

I na koniec CIT

Na koniec przygotowuję kalkulację CIT, szczególną uwagę zwracając na koszty niepodatkowe i przejściowo niepodatkowe. Wyliczoną zaliczkę księguję.

Na koniec, mając już sprawdzone zestawienie obrotów i sald sporządzam rachunek zysków i strat oraz bilans. 

Tak wyglądają moje kroki postępowania przy zamykaniu miesiąca. Starałam się je opisać w taki sposób, aby miały zastosowanie do jak największej ilości podmiotów. Niestety, ale w zależności od rodzaju podmiotu, typu działalności i branży, w której działa, ta lista może się dość mocno zmieniać.

Mam jednak nadzieję, że będziesz w stanie wykorzystać te wskazówki i dostosować je do swoich potrzeb. 😊