W codziennej praktyce księgowej często spotykamy się z sytuacjami, które mogą budzić wątpliwości, co do prawa odliczenia VAT. Jedną z nich jest przypadek, gdy po dokonaniu transakcji okazuje się, że nasz kontrahent został wykreślony z rejestru podatników VAT. Czy w takiej sytuacji tracimy prawo do odliczenia podatku naliczonego?
Zapraszam Cię do wpisu na blogu w tym temacie przygotowanego przez Anię Małecką.
Przykład z praktyki
Wyobraźmy sobie następującą sytuację: 28 listopada 2024 roku dokonujemy zakupu towaru handlowego u kontrahenta, który w tym momencie jest aktywnym podatnikiem VAT. Fakturę otrzymujemy 6 grudnia 2024 roku. Podczas rutynowej weryfikacji kontrahenta odkrywamy jednak, że z dniem 16 grudnia 2024 roku został on wykreślony z rejestru podatników VAT. Powstaje naturalne pytanie – czy nadal możemy odliczyć VAT z otrzymanej faktury?
Fundamenty prawne odliczenia VAT
Aby odpowiedzieć na to pytanie, musimy sięgnąć do podstawowych zasad odliczania VAT zawartych w ustawie. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wtedy, gdy nabywane towary i usługi wykorzystuje do wykonywania czynności opodatkowanych. Kluczowe jest jednak określenie momentu, w którym to prawo powstaje.
Ustawa jasno wskazuje, że prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów lub usług. Nie może to jednak nastąpić wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, ewentualnie w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych.
Pułapki prawne – kiedy nie można odliczyć VAT
Nawet gdy podstawowe warunki odliczenia są spełnione, ustawa przewiduje sytuacje, w których prawo to nie przysługuje. Art. 88 ustawy o VAT zawiera katalog przesłanek negatywnych, wśród których znajdziemy zakaz odliczania VAT z faktur wystawionych przez podmioty nieistniejące lub potwierdzających czynności, które nie zostały dokonane.
To właśnie ta regulacja często budzi niepokój księgowych, gdy okazuje się, że kontrahent został wykreślony z rejestru VAT. Czy oznacza to automatycznie, że stał się “podmiotem nieistniejącym” w rozumieniu ustawy?
Należyta staranność jako klucz do bezpieczeństwa
Praktyka pokazuje, że kluczową rolę w ocenie prawa do odliczenia VAT odgrywa koncepcja należytej staranności. Jako księgowi musimy zawsze pamiętać o trzech fundamentalnych obowiązkach: weryfikacji formalnej otrzymanej faktury, potwierdzeniu rzeczywistości opisanej w niej transakcji oraz sprawdzeniu statusu kontrahenta.
Ten ostatni element jest szczególnie istotny. Weryfikacja kontrahenta powinna odbywać się za pomocą dostępnych narzędzi, przede wszystkim białej listy podatników VAT. Najważniejsze jest jednak określenie właściwego momentu tej weryfikacji.
Moment rozstrzygający – kiedy sprawdzać status kontrahenta
Kluczem do rozwiązania naszego dylematu jest zrozumienie, że status kontrahenta oceniamy nie na dzień odliczania VAT, ale na dzień dokonania transakcji. To fundamentalna zasada, która chroni podatników przed negatywnymi skutkami późniejszych zmian w sytuacji prawnej ich kontrahentów.
W naszym przykładzie transakcja została dokonana 28 listopada 2024 roku, gdy sprzedawca był aktywnym podatnikiem VAT. Faktura została wystawiona przez podmiot, który w momencie dokonania sprzedaży posiadał aktywny status podatnika. Fakt późniejszego wykreślenia z rejestru, które nastąpiło dopiero 16 grudnia, nie może wpływać na ocenę prawa do odliczenia VAT.
Praktyczne rozwiązanie problemu
W przedstawionej sytuacji podatnik bezsprzecznie zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury otrzymanej w grudniu 2024 roku. Decyduje o tym fakt, że w momencie dokonania transakcji i jej udokumentowania sprzedawca był czynnym podatnikiem VAT. Obowiązek podatkowy powstał w listopadzie 2024 roku, gdy kontrahent posiadał jeszcze aktywny status.
Zalecenia dla codziennej praktyki
Aby uniknąć problemów w przyszłości, warto wprowadzić rutynowe procedury dokumentowania procesu weryfikacji kontrahentów. Pobieranie i archiwizowanie wydruków z białej listy na dzień transakcji może okazać się bezcenne w przypadku późniejszych kontroli lub wątpliwości. Gdy kontrahent zostanie wykreślony z rejestru po dokonaniu transakcji, nie ma podstaw do cofania odliczenia VAT, pod warunkiem, że w dniu zakupu podmiot był aktywnym podatnikiem.
Pamiętajmy, że odpowiedzialność księgowego polega nie tylko na poprawnym naliczeniu podatku, ale także na zabezpieczeniu interesów pracodawcy poprzez właściwe dokumentowanie wszystkich działań związanych z weryfikacją transakcji i kontrahentów.
Chcesz więcej takich newsów – zapisz na na nasz newsletter księgowy.
