Wydaje się, że dopiero co zakończyliśmy przygotowywanie sprawozdań finansowych oraz dopilnowaliśmy ich składania przez klientów, a już minęły wakacje, zaczął się rok szkolny i trzeba pomyśleć o zamknięciu ksiąg za bieżący rok. Normalnie szok, jak ten czas szybko ucieka!

O czym warto pomyśleć przed zbliżającym się zamknięciem roku? Zapraszam na szybką przypominajkę o jednym z ważniejszych obowiązków, tj. o wyborze audytora, czyli o tym, kto ma obowiązek badania sprawozdań finansowych i innych obowiązkach związanych z badaniem.

Autorką wpisu jest Anna Małecka, wieloletni praktyk rachunkowości.

Kto ma obowiązek badania sprawozdania finansowego?

Informacja o tym kto ma obowiązek badać sprawozdanie finansowe, jest zapisana wprost w ustawie o rachunkowości. Mówi o tym art. 64 ust. 1., który oprócz instytucji finansowych w stylu banki, zakłady ubezpieczeń, kasy oszczędnościowo-kredytowe, spółki akcyjne, wymienia również inne jednostki, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który przygotowano sprawozdanie finansowe, spełniły 2 z 3 warunków:

1. Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób
2. Suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła co najmniej 2.500.000 euro (kurs średni euro NBP z 30.12.2022 – 4,6899 –> limit w PLN =  2.500.000 x 4,6899 = 11 724 750 zł)
3. przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły co najmniej 5.000.000 euro (kurs średni euro NBP z 30.12.2022 – 4,6899 –> limit w PLN =  5.000.000 x 4,6899 = 23 449 500 zł).

I tutaj UWAGA – jeżeli podmiot spełnił te warunki w sprawozdaniu za 2022 rok, to dopiero sprawozdanie za 2023 rok będzie podlegało obowiązkowemu badaniu. 

W związku z tym, że te przepisy są skonstruowane w taki sposób, to łatwo jest przeoczyć przekroczenie limitów. W marcu, gdy przygotowujemy sprawozdania finansowe, toczą się jeszcze badania sprawozdań za ubiegły rok. Do tego musimy przygotować rozliczenia CIT, a nad głową wiszą nam kolejne obowiązki związane już z rozliczeniami rocznymi, tym razem podatku PIT. Te trzy limity są ostatnią rzeczą, jaką sprawdzamy. 

Dlatego warto po zakończeniu tego intensywnego okresu usiąść raz jeszcze i przeanalizować liczby za ubiegły rok już pod kątem obowiązku badania sprawozdania finansowego za bieżący rok.

Kto wybiera audytora?

Na to pytanie również odpowiada ustawa o rachunkowości, a dokładniej art. 66 ust. 4, który mówi, że wybór audytora należy do zadań organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej.

Kim jest organ zatwierdzający sprawozdanie? To zależy od formy prawnej jednostki, tak więc:

• w przedsiębiorstwie osoby fizycznej będzie to właściciel,
• w spółce cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej – wspólnicy,
• w spółce komandytowo-akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie,
• w spółce z o.o. – wspólnicy,
• w spółce akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie,
• w spółdzielni – walne zgromadzenie.

Przy wyborze audytora organ zatwierdzający powinien kierować się jakością wykonywanej usługi, doświadczeniem podmiotu i dodatkowo upewnić się, czy wybrany podmiot jest uprawniony do przeprowadzania badania sprawozdań finansowych. 

Jak się okazuje, nie jest rzadkością, że usługi audytu oferują podmioty niemające prawa do jego przeprowadzenia, a ich celem jest po prostu wyłudzenie pieniędzy.

Na szczęście, na stronach internetowych Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego oraz Polskiej Izby Biegłych Rewidentów możemy znaleźć wyszukiwarki, które pozwalają nam na odszukanie audytora i zweryfikowanie jego uprawnień do przeprowadzenia badania  (STREFA (pana.gov.pl) Dla Biznesu | PIBR)

Dodatkowo ważne jest, aby nie czekać do ostatniej chwili z wyborem audytora. Co prawda nie ma ściśle określonego terminu, do jakiego należy zawrzeć umowę o badanie sprawozdania finansowego, jednak audytor powinien mieć możliwość udziału w czynnościach inwentaryzacyjnych, a te mogą się rozpocząć już na początku października.

Umowa o badanie sprawozdania finansowego

Organ zatwierdzający wybiera audytora, jednak umowę na badanie sprawozdania finansowego podpisuje kierownik jednostki. To, kim jest kierownik jednostki, również definiuje ustawa o rachunkowości, a dokładniej art. 3 ust.1 pkt 6.

Przez kierownika jednostki rozumie się:

• członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,
• w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się – wspólników prowadzących sprawy spółki,
• w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd,
• w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki,
• w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę,
• za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym.

Jeżeli chodzi o samą umowę o badanie sprawozdania finansowego, to ustawa o rachunkowości też nakłada na nią pewne warunki. Art. 66 ust. 5 wspomina o dwóch – pierwszy z nich dotyczy zawarcia umowy w terminie umożliwiającym uczestnictwo audytora w czynnościach inwentaryzacyjnych. 

Drugi warunek dotyczy okresu, na jaki zawierana jest umowa – pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana z firmą audytorską na okres nie krótszy niż dwa lata z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy.

Ta część dotycząca okresu, na jaki ma być zawarta umowa, przysporzyła trochę trudności interpretacyjnych, ponieważ nie do końca było jasne, w jaki sposób należy rozumieć termin „pierwsza umowa”. 

Wyjaśnienie znajdziemy na stronie PIBR w zakładce „pytania i odpowiedzi do ustawy”. Jak wyjaśnia PIBR „pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy jest umową, którą poprzedza brak współpracy firmy audytorskiej z klientem w zakresie badania sprawozdania finansowego za rok poprzedni”.

A więc nie chodzi tu tylko o to, że podmiot nie miał wcześniej obowiązku badania i to jest pierwszy rok, w którym obowiązek powstał, ale również chodzi o zmianę audytora w podmiotach, które są badane od wielu lat.

Zaznaczę jeszcze tylko, że chodzi tutaj o badania obowiązkowe – przepis ten nie dotyczy dobrowolnych audytów.

 Podsumowanie

Jako księgowi niewiele jesteśmy w stanie zrobić, jeżeli chodzi o wybór audytora i podpisanie umowy. To są zadania, które należą do organu zatwierdzającego i kierownika jednostki.

Niemniej jednak bywa tak, że te organy zapominają o tych obowiązkach i wtedy do akcji wkraczamy my, księgowi, uświadamiając i przypominając o obowiązkach i terminach związanych z zamknięciem roku. 

Najczęściej cały proces z tym związany zaczyna się od naszego sygnału, że taki obowiązek jest, więc bądźmy czujni. 😉

Chcesz zacząć naukę rachunkowości? Sprawdź kursy Mentoris. Przejdź TUTAJ i sprawdź, jakie kursy mamy w ofercie!