Należyta staranność to pojęcie, o którym dużo się ostatnio mówi na gruncie podatku VAT,  ale zarówno w przepisach krajowych jak i przepisach unijnych nie znajdziemy jego prawnej definicji. Co to więc jest należyta staranność i czemu jest tak ważna? Zapraszam do lektury artykułu poniżej. 😊 Jego autorką jest Anna Małecka, wieloletni praktyk rachunkowości.

Dlaczego należyta staranność jest tak ważna?

Ostatnio dużo się mówi o zachowaniu należytej staranności w transakcjach z kontrahentami. Jest to efekt polityki rządu i uszczelniania systemu podatkowego. 

Część obowiązków związanych z zachowaniem bezpieczeństwa obrotu gospodarczego zostało przeniesionych na podmioty gospodarcze i do nich również należy weryfikowanie, czy transakcje, w których biorą udział, nie są przypadkiem oszustwem VAT. A jest to związane z prawem do odliczenia podatku VAT. Już tłumaczę dokładnie, o co chodzi. 

Co do zasady prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje każdemu podatnikowi, o ile nabyty towar/nabyta usługa służyły wykonywaniu czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Ustawa o podatku VAT zawiera również katalog przesłanek negatywnych, w przypadku zaistnienia, których podatek VAT nie może zostać odliczony (art.88 ustawy o VAT). 

I tak nie stanowią podstawy obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku,

3) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

• stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
• podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
• potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności,

4) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego,

5) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

Jak widać, katalog ten zawiera głównie przesłanki, które w przypadku świadomego działania są nadużyciem prawa lub oszustwem podatkowym.

Zdarza się, że podatnik nie wie o tym, że uczestniczy w przestępstwie – rzetelnie i prawidłowo rozlicza podatki po swojej stronie i nic nie podejrzewa do czasu, aż fiskus nie przyjdzie na kontrolę podatkową, którą wykaże udział w przestępstwie. 

Wówczas fiskus ma prawo do odmówienia takiemu podatnikowi prawa do odliczenia podatku VAT z takich transakcji, chyba że podatnik przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć, że transakcja służy oszustwu lub nadużyciu w zakresie VAT. No i tutaj pojawia się sformułowanie należyta staranność, ale co to dokładnie jest i jak jej dochować?

Co to jest należyta staranność?

Nie ma prawnej definicji należytej staranności, jednak jeżeli chwilę się zastanowimy, to możemy opisać ją jako zestaw czynności i działań, które powinien wykonać podatnik, sprawdzając bezpieczeństwo dokonywanej transakcji, a które w późniejszym czasie zabezpieczą takiego podatnika przed zakwestionowaniem prawa do odliczenia podatku VAT od takiej transakcji.

W 2018 roku na stronie Ministerstwa Finansów został opublikowany dokument pt. „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Co prawda nie jest on kierowany do podatników, tylko do organów podatkowych, jednak dla podatników jest to istotny drogowskaz, w jaki sposób fiskus bada zachowanie należytej staranności w transakcjach handlowych i jakie czynniki świadczą o zachowaniu należytej staranności przez podatnika. 

Cały dokument jest dość długi, ale warto się z nim zapoznać. Jest on podzielony na 3 części i na takich właśnie etapach powinniśmy weryfikować transakcję i kontrahenta, z którym współpracujemy. Są to:

1. Ocena na etapie rozpoczęcia współpracy z kontrahentem – przede wszystkim chodzi o formalne sprawdzenie kontrahenta, czy jest zarejestrowany w KRS, CEIDG, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy jest wpisany na tzw. białą listę, czy przedstawi niezbędne zezwolenia i koncesje dotyczące towarów będących przedmiotem planowanych transakcji i czy osoby kontaktujące się z podatnikiem są umocowane do działania w imieniu kontrahenta. 

Po sprawdzeniu kontrahenta należy się przyjrzeć dokładniej samej transakcji – czy nie jest sztucznie dzielona na kilka o niższej wartości, aby płatność mogła się odbyć gotówką, sprawdzenie rachunku bankowego – powinien znajdować się na białej liście, czy cena towaru nie odbiega od ceny rynkowej, itd.

2. Ocena należytej staranności przy kontynuacji współpracy z kontrahentem – chodzi o cykliczne weryfikowanie statusu kontrahenta, zezwoleń i koncesji niezbędnych do wykonywania przez niego działalności, weryfikacja pełnomocnictw do zawierania umów. Co do transakcji to na tym etapie warto zwrócić uwagę czy jej warunki nie uległy istotnej zmianie bez ekonomicznego uzasadnienia

3. Ocena dochowania należytej staranności przez podatnika w razie płatności przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności – płatność przy wykorzystaniu split payment jest uznawana za istotny element należytej staranności niezależnie od tego, czy podatnik miał obowiązek płatności z zastosowaniem metody podzielonej płatności, czy nie, a wcześniej oczywiście zweryfikował przesłanki formalne i te dotyczące samej transakcji

W dokumencie przy każdym z punktów są wymienione konkretne przykłady, kiedy możemy mieć do czynienia z nadużyciem lub oszustwem VAT i na które czynniki należy zwrócić szczególną uwagę.

Zachowanie należytej staranności może się objawiać również przez podjęcie innych działań i czynności, które będą miały na celu weryfikację kontrahenta i transakcji, a nie są wymienione w metodyce. 

Metodyka jest tylko przykładem, który ma wskazać właściwy sposób postępowania i zawiera zestawienie najczęściej pojawiających się oszustw w obrocie gospodarczym. Pewnie w miarę ewolucji przepisów prawnych i nowych pomysłów oszustów będzie ona aktualizowana o nowe czynniki:)

Niezależnie od tego, w jaki sposób weryfikujemy transakcje, warto zbierać dowody na to, że takiej weryfikacji dokonaliśmy i zrobiliśmy to dokładnie, i co więcej, powtarzamy ją okresowo. W razie kontroli podatkowej będą one niezbędne do udowodnienia, że dochowaliśmy należytej staranności i uchronią nas przed konsekwencjami nieświadomego udziału w oszustwie podatkowym.

Podsumowanie

Trwa uszczelnianie systemu podatkowego i biorą w nim udział zarówno organy skarbowe, jak i podatnicy. Podobno to najbardziej efektywny sposób walki z nadużyciami i oszustwami podatkowymi, chociaż część zainteresowanych tematem podmiotów uważa, że to Państwo powinno zapewnić bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. 

No cóż, obecnie musimy dostosować się do obowiązujących realiów i zwracać szczególną uwagę na ewentualne czynniki, które mogą świadczyć o tym, że dokonywana transakcja odbywa się z nadużyciem lub oszustem w zakresie VAT. 

Warto w tym celu wprowadzić procedury weryfikacyjne, zaopatrzyć pracowników działów finansowo-handlowych w odpowiednie checklisty i okresowo przeprowadzać szkolenia z zasad bezpieczeństwa w obrocie gospodarczym.

Zobacz kursy rachunkowości na każdym poziomie (także dla początkujących!) TUTAJ