Może właśnie podjąłeś decyzję o tym, by założyć własne biuro rachunkowe. To nie lada wyzwanie niesie ze sobą szereg decyzji, które musisz podjąć. Jak podjąć właściwe decyzje, czego się wystrzegać, o czym należy pamiętać? O tym wszystkim przeczytasz w rozmowie, którą przeprowadziłam z Anią Małecką. Zapraszam!
🔸Magda
Cześć. Witam was bardzo serdecznie. Z tej strony Magda Hosiawa z Mentoris. Dzisiaj spotykam się z Anią Małecką. Moją prawą ręką w Mentoris, równocześnie wieloletnim praktykiem rachunkowości. Ania przez prawie 10 lat prowadziła biuro rachunkowe i o prowadzeniu biura rachunkowego chciałam porozmawiać z nią dzisiaj.
Bardzo często mam telefony, w których pytacie mnie, przyszli klienci, zainteresowani tematem księgowości: Czy mogę, tak po prostu, bez doświadczenia w księgowości założyć biuro rachunkowe? Zdobędę sobie jakichś klientów, będę się rozliczać, zrobię sobie jakieś kursy i będzie super. No i właśnie, czy będzie tak super, o tym porozmawiamy z Anią. Aniu, witam Cię bardzo serdecznie. Dziękuję, że przyjęłaś zaproszenie, żeby zdradzić tajniki świata biur rachunkowych i tego, jak to prowadzenie biura wygląda. Cześć.
🔹Ania
Cześć. Mnie też jest miło, że mnie zaprosiłaś. Bardzo się cieszę, że mogę się podzielić trochę swoją wiedzą.
🔸 Magda
Wiedzą i doświadczeniem Aniu. Przez prawie 10 lat prowadziłaś własne biuro rachunkowe, więc wiesz już, z czym to się je. Ci, którzy słuchali odcinka podcastu, w którym odkrywaliśmy, że księgowość jest cool, księgowy też jest cool, mówiłaś trochę na temat tego, że przez kilka lat pracowałaś w innym biurze rachunkowym. Potem postanowiłaś założyć swoje biuro rachunkowe. Czy teraz z perspektywy czasu popełniłabyś ten czyn ponownie? Czy już nie?
Prowadzenie biura to obciążenie psychiczne i fizyczne
🔹Ania
Na pewno bym się dłużej nad tym zastanawiała. Tak na serio, prowadzenie własnej działalności gospodarczej, zwłaszcza jak się zatrudnia ludzi i odpowiada za nich, to jest ogromna odpowiedzialność. I szczerze mówiąc, nie wiem, czy chciałabym się podjąć czegoś takiego po raz kolejny. Jest tego naprawdę dużo.
To jest nie tylko obciążenie fizyczne, jeżeli chodzi o ilość pracy, ale też obciążenie psychiczne. Każdy, kto zakłada firmę i zatrudnia pracowników, na pewno o tym wie. Myślę, że tutaj akurat to nie jest jakaś wielka tajemnica. Ale wróćmy może do biura rachunkowego, czy to tak naprawdę łatwo jest?
Biuro rachunkowe – specyficzna działalność gospodarcza
🔸 Magda
Właśnie odkryłaś jedną kartę, w tym sensie, że biuro rachunkowe to też jest działalność, którą się prowadzi i ona ma te wszystkie plusy i minusy prowadzenia działalności gospodarczej. Odpowiedzialność to jest jedna rzecz i ona właściwie dotyka, tak jak powiedziałaś każdej działalności, która zatrudnia pracowników.
Natomiast biuro rachunkowe jest specyficzne. Bo my bierzemy odpowiedzialność za księgi, prowadzenie księgowości i rozliczenia podatkowe klientów. Zakładam więc, że to też jest dodatkowy ciężar psychiczny, który jakby bierzesz na siebie. Nie każdy też na to jest gotowy.
Pomaga ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
🔹Ania
Tak, ale tutaj nam trochę pomaga obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które można jeszcze rozszerzyć. Akurat w tym przypadku jesteśmy w stanie w jakiś sposób uspokoić naszą głowę. Mamy to zabezpieczenie, w razie jakby coś się stało. Nie oszukujmy się, jesteśmy tylko ludźmi. Każdy może się pomylić. Jednak czy bez jakiejkolwiek wiedzy księgowej, czy tam podatkowej, odważyłabym się założyć biuro rachunkowe?
No szczerze mówiąc, nie. Nie jestem osobą, która boi się wszystkiego, ale wolałabym wiedzieć, co robię i z czym to się wiąże. Bez wiedzy typowo księgowej, podatkowej, nie odważyłabym się chyba nigdy założyć biura rachunkowego, nawet, mając ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Dla mnie to by było za dużo, ja bym nie spała po nocach.
Staż przed założeniem własnego biura
🔸 Magda
Tutaj dużo zależy też od osoby, ale ja bym doprecyzowała jedną rzecz. Powiedziałaś, że nie odważyłabyś się prowadzić biura rachunkowego bez żadnej wiedzy podatkowej, księgowej. Ja nie mam aż takich odważnych ludzi, którzy do mnie dzwonią i mówią, że kompletnie bez wiedzy rozpoczęliby prowadzenie własnego biura.
Chodzi mi o takie sytuacje, kiedy oni mówią, że przeszli już kursy albo właśnie przechodzą jakieś kursy i oni tę wiedzę zdobywają. I czy w takim przypadku oni właściwie muszą najpierw iść na jakiś staż do biura, żeby pracować samodzielnie, a potem w swoim biurze i wiedzieć, jak to robić?
Wiesz, chodzi o ten element takiego doświadczenia. Czy myślisz, że to dobry pomysł? Kiedy masz już wiedzę, taką nazwijmy to teoretyczną, bo nawet jak wiesz, nauczysz się obsługi programu księgowego, która już jest wiedzą praktyczną, to jednak wciąż jest to teoretyczna o tyle, że to wszystko jest uczone na fikcyjnych podmiotach.
Kiedy przychodzi do Ciebie faktycznie klient i masz to zrobić sama teraz, to czy na pewno jesteś w stanie to dobrze zrobić? I czy to jest sensowne, żeby, bez sprawdzenia jak ta praca w biurze rachunkowym wygląda, jak ta organizacja w ogóle wygląda, nagle rzucić się od razu na założenie własnego biura rachunkowego?
Problemy, z którymi możesz się spotkać, zakładając biuro rachunkowe
🔹Ania
Jeżeli zaczynasz w pojedynkę, to myślę, że to nie jest jakiś taki bardzo zły pomysł. Zwłaszcza jeśli jesteś osobą ambitną, jesteś w stanie sobie, poczytać, popatrzeć, pomyśleć jak tę pracę zorganizować, jak to ustawiać.
Myślę, że to jest do zrobienia. Problemy, z którymi możesz się spotkać, zakładając biuro rachunkowe w pojedynkę, można podzielić na dwa rodzaje. Albo są to problemy techniczne z założeniem strony i obsługą programu księgowego, wyborem programu księgowego, synchronizacją programów księgowych.
Bo nie oszukujmy się, na pewno będziesz korzystał z minimum dwóch. Jeden do obsługi ZUS-ów, a więc płatnik, drugi do obsługi księgowości. Wszystkie te rzeczy ze względu na bezpieczeństwo przechowywania danych. Bo to musisz zapewnić. A więc mamy taką grupę typowo techniczną.
🔸 Magda
Techniczno-prawną, może. Bo prawną w odniesieniu do RODO.
Obszary, które musi przemyśleć osoba zakładająca biuro rachunkowe
🔹Ania
Taką bardziej administracyjną, jest RODO, umowa z klientem, jest po prostu sposób rozliczania, jeżeli chodzi o fakturowanie. W jaki sposób się rozliczasz z klientem, co jest dla Ciebie ważne, jak zbudowana jest cena.
I to są tak naprawdę te dwa obszary, które musi przemyśleć osoba, która będzie zakładała biuro rachunkowe. Typowo techniczny, a więc na czym będzie pracować, w jaki sposób właśnie będą te programy połączone, w jaki sposób dane będą zabezpieczone.
A druga rzecz jest taka już typowo administracyjna, a więc umowy, RODO, pełnomocnictwa i sposób rozliczania się z klientem, a więc sposób budowy cennika To o dziwo też jest naprawdę bardzo ważna rzecz.
🔸 Magda
Tylko ja z perspektywy osoby, która nigdy nie prowadziła biura rachunkowego: nawet jak mam wiedzę teoretyczną, księgową popartą nauką na jakimś programie księgowym, biorę pierwszego klienta, to ja o tym, o czym teraz powiedziałaś, w ogóle nie mam pojęcia. Gdzieś tam o jakimś RODO słyszałam.
Ale czy ja na pewno muszę jakieś przepisy RODO stosować? Z klientem podpiszę sobie jakąś tam umowę. Znajdę na internetach, bo teraz w tym internecie to wszystko można znaleźć. Znajdę sobie jakieś wzór, coś sobie podpiszę, a cenę to ja sobie w sumie dogadam z czasem. Więc jaki tutaj problem, Nie? To jest w sumie takie proste i przejrzyste. Czy to na pewno jest proste, oczywiste i tak łatwo wdrażalne?
Czy zakładanie biura jest proste, oczywiste i łatwo wdrażalne?
🔹Ania
Z doświadczenia wiem, że później jakiekolwiek zmiany w momencie, gdy to biuro już się trochę rozrośnie, są bardzo ciężkie do wprowadzenia. Niestety klienci się przyzwyczajają do pewnych schematów i totalna reorganizacja biura jest bardzo ciężka. Jeżeli próbujesz wprowadzić zmiany później i tylko dla nowych klientów, to masz takie dwie grupy.
Ci, którzy są rozliczani według starych umów i starym sposobem i tych, których masz rozliczanych nowym sposobem i umowami. Robi się bałagan i miszmasz. To nie jest takie proste później, żeby to ogarnąć, zwłaszcza że skala też już nie jest wtedy najczęściej mała.
Dlatego właśnie zwróciłam uwagę na te dwie rzeczy. Żeby je dobrze ogarnąć na samym początku.
To będzie miało wpływ na to, w jaki sposób będzie to biuro się rozrastało i jak wyglądała jego organizacja w momencie, gdy tych podmiotów już będzie trochę więcej. Nie oszukujmy się. Nikt nie będzie prowadził pewnie biura jednoosobowo.
Tak, jak powiedziałaś, wpływa to na ograniczony zakres klientów, a więc i zarobki są ograniczone. Każdy by chciał zarobić więcej, a więc po czasie, jak już będzie nas stać, będziemy po prostu próbowali zatrudnić nowych ludzi, żeby zwiększyć ilość obsługiwanych podmiotów i z drugiej strony zarobić więcej.
🔸 Magda
Jak rozmawiam z klientami, którzy chcieliby sami od razu założyć biuro rachunkowe, słyszę, że w ogóle nie są świadomi niektórych obowiązków. Często nawet nie wiedzą, co sobie poustawiać na początku w tym biurze, żeby to dobrze działało. Ty z perspektywy czasu już wiesz, że muszę mieć wzór umowy i cennik, najlepiej od razu jeden docelowy.
Zakładam, że Twój się zmieniał, bo uczyłaś się sposobu komunikacji z klientami i tego, co klienci robią. I w odniesieniu do tego, też mam takie wrażenie, że osoby, które przychodzą z zewnątrz albo z innych prac w innych typach księgowości, typu z księgowości korporacyjnej i stwierdzają, że dobrym pomysłem byłoby założenie biura rachunkowego.
Kończy się na tym, że oni nie są świadomi, na przykład, jak specyficzna jest praca z klientem. Ten klient nie dostarczy Ci wszystkich dokumentów na czas. Temu klientowi 15 razy będziesz musiała przypominać o pewnych rzeczach. Ten klient może wrócić z pretensjami, tak, że Ty musisz się zacząć zabezpieczać na pewne sytuacje.
Specyfika pracy z klientem
🔹Ania
To jest kolejna grupa czynników, które należy określić przy zakładaniu biura. To jest praca z klientem i specyfika pracy z klientem.
🔸 Magda
Mam takie wrażenie, że osoby, z którymi rozmawiam, są bardzo nieświadome tego, z czym się ta praca wiąże. Nie tak jak w korpo, że przyjdziesz i całą papierologię załatwia ktoś za Ciebie. Ty tu jesteś od wszystkiego. Mało tego, jak zaczynasz zatrudniać pracowników, to wchodzą w grę dodatkowe komplikacje.
Od tego jak zatrudnić tego pracownika, na jakich warunkach go zatrudnić. Jak sprawdzić, czy on w ogóle się nadaje do tej pracy, potem jak mu oddelegować zadania, a i czy ja jestem gotowa na delegowanie zadań. Potem mamy jeszcze kwestie zarządzania i motywacji takich pracowników.
🔹Ania
Problemy pracownicze i związane z zatrudnianiem pracownika od takich rzeczy jak znalezienie odpowiedniego kandydata do pracy, do późniejszego wdrożenia. Delegowanie zadań i rozliczania pracownika z tych zadań. To jest właśnie trzecia grupa problemów, z którą można się spotkać, zakładając biuro rachunkowe.
To jest trzeci, duży obszar, gdzie najczęściej pojawiają się problemy. Tu najczęściej są rzeczy, które trzeba po prostu dobrze przemyśleć i dobrze zorganizować, żeby to działało.
🔸 Magda
I jak to dobrze zorganizować? Mamy kolejne etapy. Mam takie wrażenie, że jak zaczynasz i jesteś taka nieświadoma, to tak jakbyś rozpakowała prezent, a w środku jest jeszcze kolejne pudełko i kolejne pudełko, i kolejne pudełko, i kolejne.
I tak się okazuje, że dostałaś ogromny prezent w postaci swojej własnej działalności gospodarczej. Myślałaś, że zrobisz sobie dobrze, a tu się okazuje, że w środku jest niespodzianka za niespodzianką. I kolejne rzeczy do ogarnięcia. I nowy problem do rozwiązania.
🔹Ania
I część warstw jeszcze do tego Ci dorzuci nasz rząd w postaci polskiego Ładu 1.0, 2.0, Slim VAT 3 albo jeszcze czegoś innego.
Biuro rachunkowe da się fajnie prowadzić
🔸 Magda
No właśnie, czyli jeszcze kwestia: Jak pilnować aktualizacji wiedzy przez pracowników? Jak aktualizować wiedzę dla całego biura rachunkowego? I teraz ja odnoszę takie wrażenie, że ci, którzy potencjalnie chcieli założyć własne biuro rachunkowe, myślą: o nie, nie, nigdy.
A nie do końca nam o to chodziło. Naszym celem dzisiaj było pokazać Wam, że biuro rachunkowe da się fajnie prowadzić, ale trzeba się do tego dobrze przygotować. Mieć wiedzę, z czym się je założenie biura rachunkowego.
Jakie mamy obowiązki? Co na pewno trzeba zrobić, kiedy zakładamy biuro rachunkowe? O co dochodzi w trakcie i w jakich obszarach będziemy musieli trochę się doszkolić.
Nie oszukujmy się, jeżeli ktoś przychodzi z pracy księgowego w korporacji, to często taka osoba nie będzie wiedziała, jak zarządzać ludźmi i większość z nas takiego doświadczenia generalnie w życiu nie ma. To się zdobywa z czasem. To się tak ładnie nazywa zarządzanie pracownikami.
Ja wolę zwrot budowanie relacji pracownikiem w taki sposób, żeby ona była fair dla dwóch stron. W poszanowaniu i pracy, ale tego, że ta praca jest też dawana, czyli dwóch stron. Czyli żeby ta praca była też wykonana. Jest tu szereg takich wyzwań, które trzeba mieć na uwadze.
Warto zdobyć doświadczenie
Ja na przykład w przeciwieństwie do Ciebie, nawet jak ktoś mi mówi, że on by teraz rozliczał tylko dwóch klientów, to delikatnie w rozmowie telefonicznej sugeruję, że może warto by było jednak popracować chwilę w biurze rachunkowym. Poznać, z czym się to je. Niekoniecznie biorąc z tego biura wszystkie procedury czy wzory tego, jak się działa. Bo tak jak powiedziałaś, każdy ustawia samodzielnie te procedury obsługi klienta czy cennik.
To wszystko jest indywidualne dla danego biura rachunkowego i uzależnione też od klientów, które to biuro bierze. I jaki to jest klient, prawda? Natomiast na pewno warto z takiego biura dowiedzieć się, jakie są obowiązki. Dowiedzieć się, że jest nam kwestia RODO potrzebna, że jest odpowiedzialność cywilna, że trzeba wykupić składkę. Tego też niektórzy ludzie nie wiedzą.
Jest sporo takich rzeczy, gdzie po prostu rzucamy się na głęboką wodę, myśląc, że my mamy wiedzę księgową, więc to wystarczy. Tu trzeba wiedzieć jeszcze, że jest ten element prowadzenia biznesu, który ma pewne specyficzne obowiązki, ze względu na to, że prowadzi księgowość innych podmiotów.
Prowadzenie biura rachunkowego to nie tylko księgowość
🔹Ania
Przede wszystkim musi taka osoba, która zakłada biuro rachunkowe, mieć świadomość tego, że ona nie siądzie i nie będzie tylko i wyłącznie księgować. To może tak wyglądać na początku, jak to biuro będzie niewielkie. W momencie gdy biuro będzie rosło, nie jesteś w stanie rozciągnąć czasu i coraz bardziej będą Cię pochłaniać zadania administracyjne.
Będziesz miał coraz więcej klientów do obsługi, a więc będzie coraz więcej zapytań administracyjnych, o cenę, co tam jeszcze, o fakturowanie, o jakieś inne rozliczenia, a coraz mniej czasu będziesz miał na księgowanie dokumentów. Zatem jeżeli księgowanie dokumentów jest czymś, co kochasz, to zakładanie biura rachunkowego nie jest dobrym pomysłem.
🔸 Magda
Ważne, żeby mieć świadomość tego, jak praca z czasem się zmieni, jak biuro będzie się rozwijać. I mogłybyśmy, tak znowu, Aniu długo o tej pracy w biurze rachunkowym, bo my też mamy pewne wskazówki, co można zrobić i w ramach konferencji, którą organizuje Mentoris z okazji 10 lecia Mentoris w tym roku.
Będziemy rozmawiać między innymi o tym, na co zwrócić uwagę, kiedy zakładamy biuro rachunkowe. Czyli jakie obowiązki mamy. Jakie problemy mogą się pojawić? To jest jeden moduł w ramach konferencji. Będzie o delegowaniu zadań. Jak to robić mądrze? Będzie o zarządzaniu pracownikami. Jak wyceniać usługi? To też tam znajdziemy. Będzie trochę o RODO, więc będzie dużo takiej wartościowej wiedzy, po to, żeby można było mądrze i efektywnie zarządzać biurem rachunkowym.
Tyle na dzisiaj z naszej strony. Ja bardzo Ci dziękuję, Aniu, za podzielenie się swoim doświadczeniem i wiedzą i za to, że, że właśnie zgodziłaś się porozmawiać dzisiaj ze mną. Wam dziękuję za uwagę i mam nadzieję, że widzimy się na konferencji. Szczegóły konferencji znajdziecie w opisie. Do zobaczenia!
🔹Ania
Do zobaczenia!
Rozmowa była zapowiedzią prelekcji, którą Ania Małecka wygłosiła na konferencji Mentoris, która odbyła się 8 listopada 2023 roku.
